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Nancy Muir hat Dutzende Bücher zu Wirtschafts- und Technologiethemen geschrieben – unter anderem zu Desktopanwendungen und von Projektmanagement über Fernstudium bis hin zu einem preisgekrönten Buch über die Charakterbildung in der Mittelstufe und einem Lehrbuch über Computerwissenschaft für Community Colleges. Bevor sie freie Autorin wurde, hielt sie bei den Top-500-Firmen der Fortune-Liste Workshops zu Projektmanagement ab und war Managerin in der Computer- und Verlagsbranche. Sie lebt mit ihrem Ehemann Earl, mit dem sie bereits drei Bücher zusammen geschrieben hat, in Pacific Northwest. Sie schreibt im Internet eine Kolumne für und ist Autorin dreier ... für Dummies-Bücher, die Senioren den Computer und das Internet erklären.
Willkommen in der Welt des computerisierten Projektmanagements mit Microsoft Project. Wenn Sie bisher noch keine Projektmanagementsoftware eingesetzt haben, betreten Sie eine prachtvolle, neue Welt. Es ist so, als wenn Sie von einem Büro von vor 25 Jahren – ohne Fax, Voicemail oder E-Mail – in ein Büro von heute mit seiner Fülle von technischen Geräten gehen.
Alles, was Sie bisher mit handschriftlichen Aufgabenlisten, einer Textverarbeitung und Tabellen erledigt haben, vereint sich auf magische Weise in Project. Natürlich findet dieser Übergang nicht schlagartig statt, und Sie benötigen ein grundlegendes Verständnis davon, was Projektmanagementsoftware machen kann, damit Sie deren Vorteile wirklich nutzen können. Wenn Sie schon mit früheren Versionen von Project gearbeitet haben, kann dieser kleine Überblick dazu beitragen, nicht nur Ihr Gedächtnis aufzufrischen, sondern Sie auch gleich in einige der neuen Funktionen von Project 2010 einzuführen.
Deshalb sollten Sie sich selbst dann ein paar Minuten Zeit nehmen, um dieses Kapitel zumindest zu überfliegen, wenn Sie ein erfahrener Projektleiter sind. Es legt die Grundlagen für Ihre Arbeit mit Project.
Sie haben wahrscheinlich tagtäglich mit Projekten zu tun. Bei einigen ist das offensichtlich der Fall, weil Ihr Chef sie so nennt und damit jeder Schwachkopf weiß, dass es eines ist: zum Beispiel das Tiefsee-Bohrprojekt oder das Netzwerk-Erweiterungsprojekt. Bei anderen Dingen ist es nicht so offensichtlich, dass Sie es mit einem Projekt zu tun haben, zum Beispiel wenn es darum geht, dass Sie auf der Geburtstagsfeier am Samstag eine Rede halten oder bald den Hund baden müssen.
Wenn Sie die Geburtstagsfeier des Unternehmens organisieren müssen, haben wir es mit einem Projekt zu tun. Wenn man Ihnen die Verantwortung für eine drei Jahre dauernde Expedition in die Eifel anvertraut, um dort nach Erdöl zu bohren, mit Firmen die entsprechenden Verträge abzuschließen, die notwendigen Genehmigungen bei den zuständigen Behörden einzuholen und mit einem Team von 150 Personen zu arbeiten, handelt es sich wohl definitiv um ein Projekt. Ja, selbst die Rede, die Sie halten müssen, ist ein Projekt, weil sie bestimmte Merkmale aufweist.
Wenn Sie wissen wollen, was Project wirklich für Sie tun kann, müssen Sie verstehen, was Ihre – großen oder kleinen – Projekte gemeinsam haben. In allen Projekten gibt es:
Projektmanagement ist der Vorgang, die Elemente eines Projekts zu verwalten, und zwar unabhängig davon, ob es sich dabei um ein großes oder um ein kleines Projekt handelt.
Wie heißt es doch: »Wenn du auch nicht weißt, wohin du gehst, so wird dich doch jeder Weg ans Ziel bringen.« Deshalb fangen Sie am besten mit dem Anfang an: Sie müssen das Ziel Ihres Projekts verstehen, damit Sie damit anfangen können, die entsprechenden Aufgaben zu definieren, die erledigt werden müssen, um an das Ziel zu kommen. Aufgaben werden in Project als Vorgang bezeichnet.
Ein Vorgang ist einfach eines dieser Elemente, das Sie auf Ihre handgeschriebene Liste der zu erledigenden Dinge kritzeln (wieAbschl ussbericht schreiben oderGenehmi gung einholen). Vorgänge werden in Project normalerweise in Phasen (sich ergänzenden Schritten) gegliedert und in einer Struktur angeordnet, wie sie das Projekt in darstellt. Da in jedem Projekt der Zeitverlauf sehr wichtig ist, hilft Ihnen Project dabei, die zeitlichen Abläufe und Zusammenhänge der einzelnen Vorgänge zu erkennen.
Ein Vorgang kann so allgemein oder so speziell gehalten sein, wie Sie das für richtig halten. Sie können zum Beispiel einen einzigen Vorgang erzeugen, um sich über Ihre Mitbewerber zu informieren, oder Sie legen eine Projektphase an, die aus einem summierenden Sammelvorgang und diversen darunter angeordneten Teilvorgängen besteht. So kann zum Beispiel in Angebotsphase ein Sammelvorgang sein, während Angebote ei nhol en, Angebote prüfen und Auswahl Hardware Teilvorgänge sind.
Das Hinzufügen eines Vorgangs zu einer Project-Datei kostet Sie nicht mehr als ein paar Nanobits Arbeitsspeicher. Deshalb kann ein Projekt so viele Vorgänge haben und aus so vielen Phasen bestehen, wie Sie es für notwendig halten. Sie benutzen einfach die skizzenhafte Struktur, um in Project die verschiedenen Vorgangsebenen zu unterscheiden. Je tiefer ein Vorgang auf der Vorgangsebene eingerückt ist, desto mehr geht dieser Vorgang ins Einzelne.
Praktisch ist an dieser skizzenhaften Struktur, dass Sie in der Lage sind, den Zeitbedarf und die Kosten der Teilvorgänge in einem Sammelvorgang zusammenzufassen. Drei Teilvorgänge, die jeder einen Tag benötigen und 200 Euro kosten, bilden einen Sammelvorgang, der drei Tage und 600 Euro umfasst. Sie können sich Ihr Projekt in den unterschiedlichsten Teilbereichen anzeigen lassen, oder Sie erhalten automatisch erzeugte Zusammenfassungen von Zeiten und Kosten, wenn es Ihnen ausreicht, Summierungen auf der Ebene von Sammelvorgängen zu betrachten.
Sie finden in Kapitel 4 mehr über das Definieren und Erstellen von Vorgängen.
Man sagt, dass zeitliche Abstimmung alles ist: »Rom wurde nicht an einem Tag erbaut«, »Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen« und »Frage mich nicht nach dem richtigen Zeitpunkt, um deine IT-Aktien zu verkaufen.« Eine zeitliche Abstimmung ist auch für Vorgänge in Project von Bedeutung. Die meisten von ihnen haben einen Zeitverlauf, der hier Dauer genannt wird und der die Summe der Zeit darstellt, die benötigt wird, um den Vorgang abzuschließen.
Die einzigen Vorgänge ohne Dauer sind Meilensteine. Ein Meilenstein ist ein Vorgang mit der Dauer null. Im Wesentlichen kennzeichnet er nur einen Zeitpunkt, über den Sie in der Struktur Ihres Projekts nachdenken sollten. Typische Meilensteine sind zum Beispiel die Zustimmung zum Design einer Broschüre oder das Anlaufen eines Fließbands. Vorgänge dieser Art haben eigentlich nicht direkt etwas mit echter Arbeit oder Leistung zu tun, aber sie müssen abgeschlossen sein, damit das Projekt weitergehen kann.
Project versorgt Sie nicht mit einer magischen Formel für eine Dauer: Sie legen den Wert dafür aufgrund Ihrer Erfahrung und Ihres Urteilsvermögens fest. Benötigen Sie für den Entwurf einer Verpackung drei Tage oder drei Wochen? Erhalten Sie eine Baugenehmigung in einem Tag oder in einem Monat? (Denken Sie daran, dass Sie es hier mit einer Behörde zu tun haben, bevor Sie antworten!) Project ist kein Hellseher: Sie müssen es mit Fakten, Zahlen und nachvollziehbaren Schätzwerten füttern, damit es für Ihr Projekt einen Terminplan aufbauen kann. Wenn Sie diese Informationen eingegeben haben, ist Project in der Lage, wundervolle Dinge zu machen, um Ihnen zu helfen, Ihren Terminplan zu verwalten und die Fortschritte zu überwachen.
Das letzte Teilchen in dem Puzzle, das insgesamt die Dauer Ihres Projekts ergibt, bildet das Konzept der Abhängigkeiten (die auch als zeitliche Beziehung zwischen den Vorgängen bekannt sind). Wenn Sie einen Terminplan haben, der zehn Vorgänge enthält, die alle zu demselben Zeitpunkt anfangen, dauert Ihr gesamtes Projekt so lange, wie Ihr längster Vorgang dauert (siehe ).
Beispiele für Abhängigkeiten sind:
zeigt einen Projektplan, bei dem jeder Vorgang eine Dauer hat und die Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen aufgebaut worden sind. Weiterhin können Sie diesem Plan sofort auch die Gesamtdauer des Projekts entnehmen.
Lassen Sie mich noch einen kurzen Hinweis zur Zeitplanung von Vorgängen geben: Sie können zusätzlich zu Abhängigkeiten auch Einschränkungen anwenden. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass mit der Auslieferung Ihrer neuen Kuchenmischung erst dann begonnen wird, wenn die entsprechende Werbung in Ihrem Weihnachtskatalog aufgenommen worden ist. Sie legen also eine Abhängigkeit zwischen diesen beiden Ereignissen fest. Sie können auch eine Einschränkung definieren, die aussagt, dass die Kuchenproduktion spätestens am 3. November starten muss. Falls Sie in diesem Fall keinen Endtermin für Ihren Katalog festlegen, beginnt der Versand am 3. November, weil dieser Vorgang aufgrund seiner Abhängigkeiten spätestens dann ablaufen muss.
Sie finden detailliertere Informationen zu Einschränkungen in Kapitel 4. Die hohe Kunst der Abhängigkeiten beschreibe ich in Kapitel 6.
Wer Project zum ersten Mal verwendet, den verwirrt vielleicht der Begriff Ressourcen ein wenig. Ressourcen sind nicht nur Menschen: Eine Ressource kann jedes Ausrüstungsstück sein, das Sie mieten, ein Konferenzzimmer, für das Sie auf Stunden-, Wochen- oder Monatsbasis bezahlen, eine Kiste Nägel oder ein Programm, die beziehungsweise das Sie kaufen müssen.
Project lässt drei Arten von Ressourcen zu: Arbeitsressourcen, Materialressourcen und Kostenressourcen. Eine Arbeitsressource wird anhand der Stunden oder Tage in Rechnung gestellt, die eine Ressource (bei der es sich häufig um einen Menschen handelt) mit einem Vorgang beschäftigt ist. Eine Materialressource, wie Nähzeug oder Stahl, wird je nach Verwendung oder Verbrauchseinheit (wie Quadratmeter, Länge oder Tonnen) berechnet. Eine Kostenressource, wie die Teilnahmegebühr an einer Konferenz, hat feste Kosten: Diese Kosten sind unabhängig davon, wie lange Sie an der Konferenz teilnehmen und wie viele Menschen sie besuchen. So kann zum Beispiel die Teilnahme an einer Konferenz 250 Euro, die an einer anderen 500 Euro kosten. Sie könnten eine Ressource Konferenztei nahme erstellen und sie unterschiedlichen Vorgängen mit jeweils anderen Kosten zuweisen.
Einige Ressourcen, wie zum Beispiel Menschen, führen ihre Arbeit in Abhängigkeit von einem auf Arbeitszeiten basierenden Kalender durch. Wenn eine Person einen 8-Stunden-Tag hat und Sie sie einem Vorgang zuweisen, der 24 Stunden benötigt, müssen Sie drei Arbeitstage für diesen Vorgang kalkulieren. Jemand, der einen 12-Stunden-Tag hat, erledigt denselben Vorgang in zwei Tagen. Sie können für Ihre menschlichen Ressourcen Kalendarien mit Arbeitstagen und arbeitsfreier Zeit einrichten und damit auf eine 4-Tage-Woche oder Schichtdienst reagieren.
Sie können für Ressourcen unterschiedliche Kostenfaktoren festlegen, wie zum Beispiel Kosten pro Stunde und Kosten für Überstunden. Project verwendet die Kosten und Arbeitszeiten der Kalendarien der einzelnen Ressourcen. Sie finden in Kapitel 7 weitere Informationen zu Ressourcen und Kosten.
Es gibt in Project eine ganze Reihe von Ansichten, mit denen Sie sich einen Überblick über Ressourcen und darüber verschaffen können, welche Auswirkung deren Zuordnung zu Vorgängen auf die Kosten des Projekts hat. zeigt die Tabelle RESSOURCE, die einen Überblick über Ressourcen und deren Kosten gibt.
Sie sollten noch etwas Wichtiges über Ressourcen wissen: Sie lieben Konflikte. Nein, ich meine jetzt nicht die Streitereien auf Meetings (obwohl auch das passieren kann). Die Konflikte, um die es hier geht, kommen daher, dass Ressourcen Vorgängen zugeordnet sind und dass diese Zuordnung ihre Arbeitszeit übersteigt. Wenn Sie beispielsweise so eine arme Seele für drei 8-Stunden-Vorgänge einteilen, die alle an demselben Tag – und in den gleichen acht Stunden – fertig werden müssen, hat Project Funktionen, die sofort bei Ihnen auf der Matte stehen und Alarm schlagen, um Sie vor einem solchen Konflikt zu warnen. (Glücklicherweise kennt Project auch Werkzeuge, die Ihnen helfen, diese Konflikte zu lösen.)
Ich gehöre zu den Menschen, die immer sofort wissen müssen, was sie von einer Sache haben. Eines der ersten Dinge, die ich hinterfrage, wenn ich eine neue Software kennen lerne, ist: »Was habe ich davon?« Bisher habe ich Ihnen von den Informationen erzählt, die Sie in Project eingeben: Informationen über Vorgänge, Abhängigkeiten zwischen Vorgängen und Ressourcen. Sollte es jetzt nicht an der Zeit sein, dass Ihnen Project auch etwas zurückgibt?
Endlich haben Sie eine der großen Rückzahlungsmöglichkeiten erreicht, die Sie für die Eingabe der Informationen entschädigen: das Berichtswesen. Nachdem Sie Ihre Informationen eingegeben haben, bietet Project eine Vielzahl von Berichtsmöglichkeiten, die Ihnen dabei helfen, Ihr Projekt zu beobachten und Fortschritte an das Projektteam, an Kunden und an die Geschäftsführung weiterzugeben.
Sie können vorgefertigte Berichte erstellen, die auf den Informationen Ihres Zeitplans beruhen, oder Sie drucken eine der Ansichten aus, die Sie in Project anzeigen können. Project 2010 kennt normale Berichte und grafische Berichte. Die Abbildungen 1.5 und 1.6 stellen zwei der vielen Berichtsmöglichkeiten dar, die in Project zur Verfügung stehen.
Projekte sind nicht wie eine (organisatorische) Mücke in Bernstein eingeschlossen: Sie ändern sich öfter als die Meinung eines Politikers im Wahlkampf. Und hier kommen Projects Fähigkeiten ins Spiel, Ihre Daten zu ändern.
Nachdem Sie Ihre Vorgänge angelegt haben, geben Sie ihnen eine Dauer und Abhängigkeiten. Sie weisen ihnen Ressourcen und Kosten zu und legen einen Basisplan fest. Ein Basisplan ist ein Schnappschuss von Ihrem Projekt, der gemacht wird, wenn Sie glauben, dass Sie mit der Projektplanung fertig sind und das Projekt anfangen kann. Wenn Sie den Basisplan eingerichtet haben, tragen Sie in Ihren Vorgängen Aktivitäten ein. Dann sind Sie in der Lage, die aktuellen Aktivitäten mit Ihrem Basisplan zu vergleichen, weil Project beide Informationsarten in Ihrem Terminplan speichert.
Zum Überwachen der Aktivitäten in Ihrem Projekt gehören nicht nur das Aufzeichnen des aktuellen Zeitplans von Vorgängen und das Aufzeichnen der Zeiten, die Ihre Ressourcen für die einzelnen Vorgänge benötigt haben, sondern auch die Eingabe der Kosten, die aktuell aufgelaufen sind. Sie können dann Project-Ansichten anzeigen, die jederzeit darstellen, wo Sie sich mit Ihrem Projekt (im Vergleich mit Ihrem Basisplan) zeitlich und kostentechnisch befinden.
Ob Sie nun gute oder schlechte Nachrichten haben, Sie können Berichte verwenden, um Ihrem Chef zu zeigen, wie sich die Dinge im Vergleich zu Ihren Überlegungen entwickelt haben. Wenn Sie Ihren Chef dann wieder von der Decke heruntergeholt haben, können Sie eine ganze Reihe von Project-Werkzeugen benutzen, um Anpassungen vorzunehmen, damit alles wieder nach Plan verläuft.
Obwohl es häufig schwierig ist, die Rolle eines Managers (geschweige denn seinen Sinn) zu verstehen, ist es immer einfach, den Wert eines Projektleiters aufzuzeigen. Diese Person erstellt den grundlegenden Plan des Projekts und versucht, dafür zu sorgen, dass dieser erfolgreich umgesetzt wird. Damit benutzt diese Schlüsselfigur Fertigkeiten und Methoden, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben. Sie versucht, die Informationen zu verwalten, die aufzeigen, wie sich die Dinge entwickeln, und ist bemüht, den Zeitplan einzuhalten.
Ein wirklich guter Projektleiter könnte Projektmanagement studiert oder einen entsprechenden Abschluss haben. Wenn Sie zum Beispiel hinter einem Namen die Abkürzung PMP lesen, hat diese Person das Project-Management-Professional-Zertifikat des Project Management Institutes erworben. Bei diesem Institut handelt es sich um die weltweit führende Organisation zur Einführung von Standards und Empfehlungen für die Verwaltung von Projekten, die auch Ausbildungsmöglichkeiten und praktische Informationen bietet.
Ein Projektleiter ist nicht immer die entscheidende Person eines Projekts. Diese Rolle übernimmt derjenige, der Vorgesetzter des Projektleiters ist. Der Projektleiter ist eher die Person an der Front, die dafür sorgt, dass die einzelnen Teile des Projekts zusammenfinden, und die praktisch für den Erfolg oder das Scheitern des Projekts verantwortlich ist.
In der Ausdrucksweise des Projektmanagements ist die Person, die das Projekt initiiert hat (und die letzte Verantwortung dafür trägt), der Projektsponsor.
Ein Projektleiter verwaltet die folgenden wichtigen Teile eines Projekts:
Obwohl ein Projektleiter häufig für einen Projektsponsor arbeitet, gibt es oft auch einen Kunden, der auf das Ende des Projekts wartet. Dieser Kunde kann außerhalb oder innerhalb der Firma des Projektleiters zu finden sein.
Sie sind vielleicht in Kopierläden oder Reparaturwerkstätten auf Schilder wie dieses gestoßen: Schnell, billig oder ordentlich – entscheiden Sie sich für zwei davon. Das, mein Freund, ist in aller Kürze die dreifache Einschränkung einer Projektleitung.
In einem Projekt haben Sie es mit Terminplänen, Ressourcen (die eigentlich Kosten sind) und der Qualität des Produkts oder der Dienstleistung zu tun, das beziehungsweise die am Ende des Projekts als Ergebnis herauskommt. Microsoft Project hilft Ihnen dabei, die Ressourcen und die Zeitplanung Ihres Projekts zu verwalten. Die Qualität des Projekts hängt häufig direkt damit zusammen, wie Sie es verwalten. Wenn Sie Zeit hinzufügen, steigen die Kosten, weil die Ressourcen länger zu einem bestimmten Lohn arbeiten müssen. Wenn Sie Ressourcen entfernen, sparen Sie zwar Geld, können aber massive Probleme bei der Qualität bekommen – und so weiter.
Das zentrale Anliegen eines guten Projektleiters muss also darin bestehen, im Verlauf eines Projekts einen logischen Ausgleich zwischen Zeit, Geld und Qualität zu finden.
Microsoft Project enthält einige Werkzeuge zur Terminplanung und Überwachung, die das Ergebnis vieler Jahre Entwicklung von Methoden des Projektmanagements sind. Ein paar von ihnen lohnen eine nähere Betrachtung:
Risikomanagement ist die Kunst, Risiken vorherzusehen, sie zu gewichten und Strategien festzulegen, um die wahrscheinlichsten Risiken daran zu hindern aufzutreten. Project hilft Ihnen beim Risikomanagement, indem Sie Was-wäre-wenn-Szenarien ausprobieren können: Sie können zum Beispiel den Starttermin oder die Länge von Vorgängen oder Vorgangsphasen ändern und zusehen, welchen Einfluss diese Änderungen auf Ihren Terminplan haben. Gleiches gilt für Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Ressourcenkonflikte, die in solchen Szenarien bis hin zum letzten Cent durchgespielt werden können. Dadurch, dass Sie fast auf Zuruf auf solche Informationen zurückgreifen können, wird Risikomanagement einfacher und (so gut wie) schmerzfrei.
zeigt gleichzeitig über das Symbol eines Ausrufezeichens an, dass Ressourcen Hilfe benötigen, die auch in Form eines Ressourcenausgleichs erfolgen kann. Bei einem Ressourcenausgleich handelt es sich um eine Berechnungsmethode, die Ressourcen automatisch neu verplant, um Überlastungen zu lösen. Die Tabelle ermöglicht Ihnen, Ressourcen viel effektiver zu verwalten. Sie können zum Beispiel sehen, wie stark der Architekturanalyst an einigen Tagen überbucht ist.
Sie können für Ressourcen Kürzel verwenden, die Kenntnisse und Fähigkeiten kennzeichnen, was das Suchen nach der richtigen Ressource für den richtigen Job zu einem Kinderspiel macht.
Wenn Sie dieses Kapitel von Anfang bis Ende lesen, schütteln Sie vielleicht Ihren Kopf und sagen: »Junge, handgeschriebene Aufgabenlisten sind doch eigentlich auch jetzt noch ganz prima. Sie schlagen auf jeden Fall das Anlegen von Hunderten von Vorgängen, die alle eine Dauer bekommen müssen, das Aufbauen von Abhängigkeiten zwischen den Ressourcen, das Erstellen von Ressourcen, das Eingeben von Ressourcenkalender- und Kalkulationsinformationen, das Zuweisen von Ressourcen und Kosten zu Vorgängen, das Eingeben von Aktivitäten, die an einem Vorgang hängen ...« und so weiter.
Damit haben Sie recht und liegen gleichzeitig falsch. Sie müssen eine Menge Informationen in Project eingeben, um von seinen Funktionen zu profitieren. Sie können aber auch eine Menge aus Project herausholen.
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um all die wunderbaren Dinge anzuschauen, die Project für Sie erledigen kann. Die folgende Liste beschreibt, warum Sie (oder Ihr Unternehmen) Project gekauft haben und warum Sie Zeit investieren und dieses Buch lesen.
Mit Project genießen Sie diese Vorteile:
Sie werden höchstwahrscheinlich häufig gleichartige Projekte durchführen. Wenn Sie ein Projekt erstellt haben, benutzen Sie es als Vorlage für zukünftige Projekte.
Sie können alle Vorteile nutzen, die das Internet bietet, indem Sie Funktionen von Project nutzen, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Project ist Teil des unternehmensweiten Projektmanagements (Enterprise Project Management – EMP), wo es problemlos möglich ist, Ideen, Informationen und Dokumente unternehmensweit gemeinsam zu nutzen.
Project lässt es zum Beispiel zu, dass Teammitglieder oder andere einen Projektplan per E-Mail als Project-Datei oder als PDF-Dokument erhalten. Sie können Dokumente auf einen Onlineserver stellen und das Team auffordern, dort Eingaben vorzunehmen.
Die Professional-Version von Project kennt eine Möglichkeit, mit Project Server und Project Web App (das auch Project Web Application genannt wird und früher Project Web Access hieß) zusammenzuarbeiten und damit die gruppenübergreifende Projektarbeit auszuweiten. Sie können die Vorteile einer zentralen Online-Projektverwaltung und -Ressourcenverwaltung nutzen, die auch Bereiche für Diskussionen, Vorgangsverfolgung, Dokumentenaustausch und anderes enthält.
Teil V dieses Buchs, Mit unternehmensweiten Projekten arbeiten, zeigt auf, welche Vorteile Sie aus den unternehmensweiten Funktionalitäten von Project Server und Project Web App ziehen können.
Ein weiser Mensch hat einmal gesagt: »Ohne Fleiß kein Preis.« Ich weiß nicht, wie das bei Ihnen ist, aber ich kann alle Preise dieser Welt gebrauchen. Lassen Sie uns deshalb ins kalte Wasser springen und Project benutzen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, wenn Sie ein neues Projekt beginnen wollen. Sie können ein Projekt von Grund auf anlegen, indem Sie einzelne Aufgaben und die Einzelheiten zu den Ressourcen eingeben, oder Sie benutzen eine Projektvorlage, die bereits Daten Ihres Unternehmens oder der Art von Projekt enthält, um das es jetzt geht.
Wenn Sie Project 2010 öffnen, finden Sie ein leeres Projekt. Sie können in diesem leeren Terminplan sofort ein neues Projekt anlegen. Normalerweise müssen Sie zu Beginn eines Projekts einige allgemeine Projektdaten eingeben und dann vorgangsspezifische Informationen hinzufügen.
Sie können jederzeit einen neuen, leeren Projektplan öffnen, indem Sie DATEI|NEU wählen und im Fensterelement VERFÜGBARE VORLAGEN auf LEERES PROJEKT klicken.
Sie entdecken in den nächsten Kapiteln, dass Sie zusätzlich zu den allgemeinen Projekt- und Vorgangsdaten eine Vielzahl weiterer Informationen eingeben müssen, um ein vollständiges Projekt zu erstellen. Auf jeden Fall fangen Sie immer mit der Eingabe allgemeiner Projekt- und Vorgangsdaten an.
Wenn Sie ein leeres Projekt geöffnet haben, sieht der erste logische Schritt so aus, dass Sie einige allgemeine Informationen über das Projekt eingeben (zum Beispiel den Zeitpunkt, an dem das Projekt starten soll). Um das zu erledigen, wählen Sie PROJEKT|PROJEKTINFO. Es erscheint das Dialogfeld PROJEKTINFO (siehe ).
Sie können hier folgende Einstellungen vornehmen:
Kalender können einen leicht verwirrenden Einfluss ausüben. Ein Projektkalender, den Sie in diesem Dialogfeld einstellen, gibt an, wie in Ihrem Unternehmen der normale Arbeitstag aussieht. Sie können aber auch für jede Ressource, die Sie erstellen, einen individuellen Kalender definieren. Dadurch sind Sie dann problemlos in der Lage, sowohl Schichtarbeiter als auch die »8-Stünder« in einem Terminplan unterbringen. Sie finden in Kapitel 3 mehr zu Ressourcenkalendern.
Sie können in diesem Dialogfeld im Abschnitt ENTERPRISE-FELDER (BENUTZERDEFINIERT) Felder für besondere Projektinformationen anlegen (wenn Sie zum Beispiel ein Feld benötigen, das erklärt, welche Abteilung im Unternehmen das Projekt durchführt).
Wenn Sie auf die Schaltfläche STATISTIK klicken, erhalten Sie einen Überblick über Ihr Projekt, wie ihn zeigt.
Nachdem Sie im Dialogfeld PROJEKTINFO Ihre Einstellungen vorgenommen und auf die Schaltfläche OK geklickt haben, treffen Sie auf einen leeren Terminplan, wie ihn darstellt. Als Schriftstellerin kann ich Ihnen sagen, dass nichts entmutigender – oder inspirierender – ist als ein leeres Blatt. Das ist die Leinwand, auf der Sie Ihren Projektplan malen.
zeigt die Ansicht BALKENDIAGRAMM (GANTT). In Kapitel 2 können Sie mehr über die Ansichten von Project entdecken. Merken Sie sich im Moment nur Folgendes:
Sie beginnen den Aufbau eines Projekts, indem Sie Vorgänge eingeben. Klicken Sie zu diesem Zweck in der Spalte VORGANGSNAME einfach in eine Zelle und geben Sie den Namen ein. Sie können zu jedem Vorgang Einzelheiten eingeben und bearbeiten, indem Sie die Informationen direkt in die entsprechenden Spalten schreiben (die Sie auf vielerlei Arten anzeigen können) oder indem Sie auf dem Namen des Vorgangs doppelklicken, um Zugriff auf das Dialogfeld INFORMATIONEN ZUM VORGANG zu bekommen (siehe ). Ich gehe in Kapitel 2 detaillierter auf das Eingeben von Informationen zu Vorgängen ein.
Mir hat es eigentlich nie Spaß gemacht, das Rad neu zu erfinden, deshalb bin ich dankbar, dass Microsoft einige praktische Projektvorlagen zur Verfügung stellt, die nach Projekttypen gegliedert sind: zum Beispiel ein Entwicklungsprojekt oder ein Büroumzug. Die Vorlagen enthalten bereits viele Vorgänge, die zu der Aufgabe passen, die Sie mit der Vorlage erledigen wollen.
Vorlagen enthalten normalerweise Beispielvorgänge, die in logische Phasen aufgebrochen sind. Die Vorgänge haben eine Dauer und sind mit Abhängigkeiten versehen. Häufig enthalten die Microsoft-Vorlagen auch schon Ressourcen, Sie können entweder Ihre eigenen Ressourcen anlegen oder die vorhandenen nutzen, bearbeiten oder löschen.
Sie können eine Vorlage über die Ansicht BACKSTAGE öffnen, die es in Project 2010 neu gibt und in der Sie Project-Dateien erstellen und verwalten. Um das zu machen, gehen Sie so vor:
Es erscheint der Bildschirm VERFÜGBARE VORLAGEN, den zeigt.
Es erscheinen die Vorlagen der ausgewählten Kategorie.
Wie zeigt, erscheint am rechten Rand eine Vorschau der ausgewählten Vorlage.
Die Vorlage öffnet sich im Vorlagenformat von Project (MPT). Sie können auf der Registerkarte DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER benutzen, um die Datei unter einem neuen Namen als reguläre Project-Datei zu speichern (wobei der richtige Dateityp automatisch ausgewählt wird). Von jetzt an können Sie Vorgänge löschen, irgendwohin schieben oder hinzufügen, wenn dies für Ihr Projekt notwendig ist.
Wenn Sie eine Vorlage geöffnet haben, überprüfen Sie deren Projektinformationen (wählen Sie dazu PROJEKT|PROJEKTINFORMATIONEN), damit die Optionen ANFANGSTERMIN und KALENDER die Einstellungen aufweisen, die Sie benötigen.
Wenn Sie eine Vorlage ändern und der Meinung sind, dass Sie diesen Satz von Vorgängen auch für zukünftige Projekte verwenden könnten, sollten Sie darüber nachdenken, die Datei als benutzerdefinierte Vorlage zu speichern. Wählen Sie einfach DATEI|SPEICHERN UNTER und wählen Sie dann im Listenfeld DATEITYP die Option PROJEKTVORLAGE.
Beachten Sie, dass Sie eine Vorlage, die Sie einmal ausgewählt haben, zukünftig benutzen können, ohne sie erneut herunterladen zu müssen. Klicken Sie zu diesem Zweck auf DATEI|NEU, klicken Sie oben im Bildschirmbereich VERFÜGBARE VORLAGEN auf MEINE VORLAGEN und führen Sie auf der Registerkarte PERSÖNLICHE VORLAGEN des Dialogfelds NEU einen Doppelklick aus.
Das Speichern einer Project-Datei funktioniert so wie bei fast allen anderen Programmen, die Sie verwenden. Betrachten Sie den folgenden Text einfach als Gedächtnisstütze.
Um eine Project-Datei zu speichern, gehen Sie so vor:
Sie können stattdessen auch SPEICHERN wählen, wenn Sie das Projekt nicht über eine Vorlage, sondern vollkommen neu angelegt haben.
Es ist ein guter organisatorischer Brauch, einen Ordner anzulegen, in dem Sie nicht nur Ihre Project-Dateien, sondern auch alle dazu gehörenden Dokumente, E-Mails und so weiter ablegen. Sie können im Dialogfeld SPEICHERN UNTER einen neuen Ordner anlegen, indem Sie auf die Schaltfläche NEUER ORDNER klicken.
Selbst wenn Sie Ihre normale Arbeit in der Regel ohne Missgeschicke erledigt bekommen, wissen Sie vielleicht trotzdem, wie man das Hilfe-System einer Software verwendet. bietet eine Zusammenfassung der Hilfetypen an, die Sie in Project 2010 finden, wenn Sie am rechten Ende des Menübands auf die Schaltfläche HILFE klicken oder drücken.
Sie können höchstwahrscheinlich ein Jahr damit verbringen, sich durch die Hilfe von Project hindurchzuarbeiten. Machen Sie sich aber nicht verrückt. Wenn Sie die Hilfe-Funktionen benötigen, sind sie da.
Hilfe-Funktion | Wie sie verwendet wird |
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DURCHSUCHEN PROJECT-HILFE | Dieser wichtigste Teil des Project-Hilfe-Fensters zeigt eine Liste mit allgemeinen Hilfe-Kategorien an. Klicken Sie auf eine Kategorie und durchsuchen Sie gegebenenfalls eine Unterkategorie, bevor Sie auf das Thema klicken, das angezeigt werden soll. |
Die Schaltflächen ZURÜCK, WEITER, ANHALTEN und AKTUALISIEREN | Diese Schaltflächen der Symbolleiste des Project-Hilfe-Fensters geben Ihnen die Möglichkeit, sich bei Bedarf zwischen den Hilfe-Fenstern zu bewegen und heruntergeladene Hilfethemen anzuhalten und zu aktualisieren. |
Die Schaltfläche START | Zeigt wieder die erste Seite der Hilfe an. |
Die Schaltfläche DRUCKEN | Druckt das aktuelle Dokument aus. |
Die Schaltfläche SCHRIFTGRAD ÄNDERN | Gibt Ihnen die Möglichkeit, die Größe des Textes im Project-Hilfe-Fenster zu ändern. |
Die Schaltfläche INHALTSVERZEICHNIS ANZEIGEN/AUSBLENDEN | Gibt Ihnen die Möglichkeit, im linken Bereich des Hilfe-Bereichs ein Inhaltsverzeichnis anzuzeigen (beziehungsweise auszublenden), damit Sie sich durch einen »Hilfebaum« zu einem Thema hindurch-hangeln können. |
Die Schaltfläche IM VORDERGRUND ANZEIGEN/NICHT IM VORDERGRUND ANZEIGEN | Gibt Ihnen die Möglichkeit festzulegen, ob das Hilfe-Fenster von Project immer im Vordergrund vor allen anderen Fenstern angezeigt werden soll oder nicht. |
SUCHEN | Geben Sie in das Textfeld einen Suchbegriff oder eine Suchphrase ein und klicken Sie auf das Vergrößerungsglas, um die Suche auszuführen. Wenn Sie kontrollieren möchten, welche Orte abgesucht werden, klicken Sie rechts neben dem Wort SUCHEN auf den kleinen, nach unten zeigenden Pfeil und dann auf eine Auswahl. |
Die Schaltfläche OFFLINE/VERBINDUNG MIT OFFICE.COM | Klicken Sie unten rechts im Hilfe-Fenster von Project auf diese Schaltfläche, und wählen Sie dann in dem Menü, das sich geöffnet hat, über die Maus aus, ob Sie auf die lokal auf Ihrem Computer installierte oder auf die Onlinehilfe von zugreifen wollen. |