REMY LENTZNER
MIEUX MAÎTRISER ACCESS
(Toutes versions)
Collection : Informatique du quotidien
Editions Remylent, Paris, 1ère édition, 2017.
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25 rue de la Tour d’Auvergne - 75009 Paris
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ACCESS est une marque déposée de la société Microsoft
ISBN EPUB : 978-2-490275-00-7
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Un grand merci à Isabelle, Claude et Anne.
INTRODUCTION
Ce livre est destiné aux personnes qui s'intéressent à la base de données Microsoft Access, dont les versions évoluent au cours du temps. Vous pourrez reproduire les exemples présentés ici avec Access 2007, 2010, 2013 ou 2016 qui est la dernière version au moment de l'écriture de l'ouvrage. Pour l'écriture, j'ai utilisé la version Access 2013 qui fonctionne avec le système d'exploitation Windows.
Access est une application très élaborée, dont l'objectif est la gestion des données stockées dans des tables. Elle dispose d'un ensemble complet d'outils qui permet d'interroger les informations à l'aide de requêtes. Les formulaires améliorent la présentation tandis que les états impriment des rapports. Le grand avantage d'Access par rapport à Excel, est de permettre la mise en relation des tables qui stockent les données. Ainsi, une clé primaire peut identifier totalement un enregistrement et donner la possibilité de le relier à une autre table. Ces mises en relation sont très importantes dans Access et s'imposent dans les modèles relationnels.
Travailler avec une base de données oblige de respecter certaines contraintes. En effet, dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez entrer n'importe quel type d'informations dans une colonne, par exemple des dates, des nombres ou du texte. Cela n'est pas permis dans la base de données et ces règles se mettent en place au moment de la création d'une table. Vous pouvez également mettre en place des macros qui permettent d'exécuter des tâches répétitives. Access propose aussi une plate-forme de développement qui aide à la création d'applications personnalisées avec le langage VBA (Visual Basic pour Application).
Il vous est possible, par exemple, de développer des formulaires possédant des boutons qui enclenchent des actions.
Cet ouvrage est structuré en 5 chapitres.
Le chapitre 1 rappelle les fondamentaux d'une base de données. Bien réfléchir en amont est une nécessité quand vient le moment de créer la structure des tables et les liaisons entre elles. Pour réaliser un bon travail, la conception des tables, des relations, des formulaires et des requêtes doit être au centre des préoccupations des tâches de développement et de la gestion quotidienne. Par exemple, la définition de la clé primaire doit retenir votre attention, parce qu'elle identifie totalement un enregistrement et qu'elle représente l'index principal de la table. Il y a des règles à respecter afin de pouvoir facilement manipuler par la suite les formulaires et les sous-formulaires.
Le chapitre 2 porte sur les requêtes, véritable outil d'interrogation visuelle des données. Basées sur le langage SQL (Structured Quesry Langage), les requêtes permettent de mettre en relation des tables par des liens organisés "à la main" ou bien issus d'un modèle relationnel défini au moment de la création des tables. Le résultat d'une requête Access est souvent modifiable, ce qui implique des changements directs dans les tables, contrairement à d'autres applications de bases de données où une requête donne un instantané en lecture seule. Vous decouvrirez les requêtes de sélection et d'actions, ainsi que d'autres types de requêtes purement SQL.
Le chapitre 3 s'intéresse aux formulaires qui permettent de présenter les données plus agréablement. La source des données peut être soit une table, soit une requête. Lorsqu'on modifie des informations par l'intermédiaire d'un formulaire, elles se répercutent immédiatement dans la table. Vous pouvez aussi gérer plus finement la saisie des données dans les contrôles grâce à des propriétés d'événements qui définissent des actions.
Ces actions sont alors écrites en Visual Basic ou avec des macros. Un formulaire peut aussi être indépendant des tables afin de créer des boîtes de dialogue personnalisées.
Le chapitre 4 détaille le mécanisme des macros qui permettent d'automatiser des tâches manuelles. Il faut souligner que le déroulé des macros n'est pas le même qu'avec le tableur Excel ou le traitement de texte. Des mots clés sont utilisés pour la réalisation des macros.
Le chapitre 5 vous plonge dans le développement Visual Basic et intéressera plus particulièrement les programmeurs. Grâce au pointeur mémoire de type RecordSet, vous pouvez très facilement parcourir les informations d'une table ou d'une requête provenant d'une autre base de données ou encore réaliser des traitements automatiques. VBA est très utilisé dans les formulaires afin de contrôler plus finement la saisie des données dans les champs.
J’espère que la lecture de ce livre vous intéressera et vous permettra de progresser dans la gestion de la base de données.
N'hésitez pas à me contacter à l’adresse CONTACT@REMYLENT.FR si vous avez des remarques sur ce livre ou bien des questions. Je ne manquerai pas de vous répondre.
Bonne lecture.
L’auteur
SOMMAIRE
Chapitre 1
Conception et Relations
1.1 La table
1.1.1 Créer une base de données
1.1.2 Rappels sur la structure d'une table
1.1.3 Conception d'une table
1.2 Bien manipuler les données dans une table
1.2.1 Les outils
1.2.2 Exercice : création d'une table avec des calculs intégrés
1.3 Les relations entre les tables
1.3.1 La relation de 1 à 1
1.3.2 La relation de 1 à plusieurs
1.3.3 Exercice d'application
1.3.4 Création d'une relation d'intégrité référentielle
1.3.5 La relation dans les tables liées
1.3.6 Création d'un formulaire avec un sous-formulaire
Chapitre 2
Les requêtes
2.1 Les requêtes de sélection
2.1.1 Les critères de sélection
2.1.2 Les critères de regroupement
2.1.3 Le code SQL des requêtes
2.1.4 Un critère conditionnel
2.2 Les requêtes d'action
2.2.1 La requête de mise à jour
2.2.2 La requête de suppression
2.2.3 La requête de création de table
2.2.4 La requête Ajout
2.2.5 La requête Analyse croisée
2.2.6 La requête Union
2.2.7 La requête SQL direct
2.2.8 La requête Définition de données
Chapitre 3
Les formulaires
3.1 Les formulaires automatiques
3.1.1 Création d'un formulaire basé sur une table
3.1.2 Modification d'un formulaire
3.1.3 Création d'un formulaire basé sur une requête
3.1.4 Paramétrage de la requête
3.2 Les formulaires indépendants
3.2.1 Créer un formulaire indépendant avec des contrôles
3.2.2 Créer une requête reliée à un formulaire indépendant
3.2.3 Un bouton qui exécute une requête
3.2.4 Améliorer la présentation du contour d'un formulaire
3.3 Les zones de liste déroulante
3.3.1 Créer une table des paramètres
3.3.2 Créer une table des ventes
3.3.3 Utilisation du champ Assistant Liste de choix
3.4 Contrôle de la saisie d'une valeur avec du code VBA
3.5 Créer un menu personnalisé
Chapitre 4
Les macros
4.1 Créer une macro
4.1.1 Une macro qui filtre
4.1.2 Une macro qui lance une requête existante
4.1.3 Une macro qui exporte une table vers un fichier Excel
4.1.4 Différentes actions dans les macros
4.2 Une macro conditionnelle
Chapitre 5
Le langage VBA
5.1 L'environnement de développement
5.1.1 Exécuter le code dans une procédure
5.1.2 Quelques propriétés de la base
5.2 Agir avec le verbe DoCmd
5.2.1 Ouvrir plusieurs tables à la suite
5.2.2 Exporter une table vers Excel avec DoCmd
5.2.3 Importer une feuille de calcul Excel
5.2.4 Lancer une requête avec DoCmd
5.2.5 Lancer toutes les requêtes automatiquement
5.2.6 La macro AUTOEXEC
5.3 Créer puis modifier une table avec VBA
5.3.1 La commande CREATE
5.3.2 Modifier la structure d'une table avec ALTER
5.4 Parcourir une table avec VBA
5.4.1 Modifier des enregistrements avec un Recordset
5.4.2 Modifier des enregistrements avec UPDATE
5.5 Ouvrir une base de données par programme
5.6 VBA dans les formulaires
5.6.1 Contrôler la validité d'un champ date
5.6.2 Tester si tous les champs d'un formulaire sont vides
5.6.3 Un formulaire de recherche
5.6.4 Une boîte de dialogue modal pour un formulaire d'accueil