Das Arbeitszeugnis ist das Spiegelbild Ihres beruflichen Lebens: Auf ein bis zwei Seiten sollten Ihre fachlichen Kenntnisse, Ihre soziale Kompetenz und Ihre Einsatzbereitschaft Ausdruck finden. Hier kommt es auf jede Nuance an – und deshalb gibt es häufig Streit um die richtigen Formulierungen.
Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Bewerbungsunterlagen. Sorgen Sie dafür, dass ein gutes Zeugnis Ihre Karriere beflügelt.
Claudia Wanzke arbeitet als Redakteurin und Journalistin. Als Volljuristin will sie vor allem rechtliche Themen für Nichtjuristen verständlich machen. Zum Thema Arbeitszeugnis hat sie zahlreiche Fachbeiträge und Software-Inhalte veröffentlicht.
Unter www.mein-Arbeitszeugnis.com bietet die Autorin Zeugnisanalysen und die Erstellung von Arbeitszeugnissen an.
Claudia Wanzke
Die folgenden Elemente erleichtern Ihnen die Orientierung im Buch:
In diesem Buch finden Sie zahlreiche Beispiele, die die geschilderten Sachverhalte veranschaulichen.
Definitionen
Hier werden Begriffe kurz und prägnant erläutert.
Die Merkkästen enthalten Empfehlungen und hilfreiche Tipps.
Am Ende jedes Kapitels finden Sie eine kurze Zusammenfassung des behandelten Themas.
So nutzen Sie dieses Buch
Vorwort
So lesen Personaler Ihre Bewerbung
Habe ich ein Recht auf ein Zeugnis?
Wer muss das Zeugnis ausstellen?
Wann kann ich mein Zeugnis verlangen?
Der Grundsatz der Zeugniswahrheit
Wie wohlwollend muss ein Arbeitgeber sein?
Kann ich meinen Anspruch verlieren?
Was tun, wenn der Arbeitgeber kein Zeugnis ausstellt?
Diese Arten von Zeugnissen gibt es
Das einfache Zeugnis
Das qualifizierte Zeugnis
Das Ausbildungszeugnis
Das Zwischenzeugnis
Sonstige Nachweise
So sollte ein Zeugnis aussehen
Der erste Eindruck – Anforderungen an die Form
Überschrift und Einleitung
Wie sollte die Unternehmensbeschreibung aussehen?
Wie ausführlich muss die Tätigkeitsbeschreibung sein?
Welche Kriterien sollten beurteilt werden?
Beendigungsgrund und Schlussformel
Besonderheiten bei Führungskräften
Selbstcheck: Ist mein Zeugnis vollständig?
Was ist beim Zwischenzeugnis anders?
Auf dem Prüfstand: Wie gut ist mein Zeugnis wirklich?
Gibt es wirklich einen Geheimcode?
Die wichtigsten Verschlüsselungstechniken
Achtung: Verschlüsselte Botschaften
Was die Länge eines Zeugnisses aussagt
Was nicht im Zeugnis stehen darf
Ich soll mein Zeugnis selbst schreiben
Unzufrieden mit dem Zeugnis?
Verhandeln auf die sanfte Tour
Wenn alles nichts nutzt: die Klage
Stichworte
Wie motiviert sind Sie? Können Sie im Team arbeiten? Und wie gehen Sie mit Kritik von Kollegen und Vorgesetzten um? Antworten auf diese und andere Fragen findet Ihr künftiger Arbeitgeber in Ihrem Zeugnis. Daher kommt diesem Dokument – gerade im Hinblick auf die heutige Arbeitsmarktsituation – eine wesentliche Bedeutung zu. Hier können Führungskräfte und Personalentscheider erkennen, ob Sie zum Unternehmen passen, ob Sie den gestellten Anforderungen gerecht werden und ob Sie für das Unternehmen einen „Gewinn“ darstellen. Doch nicht immer verläuft die Trennung vom Unternehmen reibungslos – eine Tatsache, die sich durchaus in Ihrem Arbeitszeugnis bemerkbar machen könnte. Ein Grund mehr, das wertvolle Schriftstück genau auf den Prüfstand zu stellen.
Sicherlich hat das Arbeitszeugnis aber immer auch eine persönliche Bedeutung: Jeder, der einige Zeit in einem Unternehmen verbracht und Energie sowie Kraft investiert hat, möchte doch wissen: Wie wird meine Leistung eingeschätzt? Wie werde ich als Mitarbeiter wahrgenommen? An welcher Stelle sollte ich an mir arbeiten? Das Zeugnis ist ein guter Weg, um Schlüsse für die persönliche Weiterentwicklung zu ziehen.
Mit Hilfe dieses Buches finden Sie heraus, wie Ihr Arbeitgeber Sie tatsächlich beurteilt, Sie erfahren, was Sie im Falle eines ungünstigen oder fehlenden Zeugnisses unternehmen können, und erhalten tatkräftige Unterstützung, wenn Sie Ihr Zeugnis selber schreiben sollen. Viel Erfolg!
Ihre Claudia Wanzke
Versetzen Sie sich für einen Moment in die Lage eines Personalleiters: Auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben sich 200 Interessenten und jeder will sich so gut wie möglich präsentieren. Auf Ihrem Schreibtisch, auf der Ablage, überall stapeln sich die Bewerbungen. Der Geschäftsführer möchte die freie Position bereits in Kürze besetzen – Sie stehen also unter Zeitdruck. Allerdings enthält eine durchschnittliche Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen etwa sieben Seiten. Wenn Sie alle Unterlagen lesen wollen, kommt folglich einiges zusammen. Ihnen bleibt nur eine Chance: Sie müssen schnellstmöglich eine Vorauswahl treffen.
Die meisten Personaler haben für solche Fälle eine Strategie entwickelt, anhand derer sie schnell und effektiv einen kleinen Kreis von möglichen geeigneten Bewerbern eingrenzen können. Natürlich ist die Vorgehensweise von Personalentscheider zu Personalentscheider unterschiedlich, die Prüfungspunkte jedoch sind meistens die gleichen.
Der Personaler, der Sie einstellt, trägt die Verantwortung für die Personalauswahl und damit auch für mögliche Fehlentscheidungen. Er wird also schon in seinem eigenen Interesse alles daran setzen, den optimalen Kandidaten zu finden. Entpuppt sich dieser später als ungeeignet, so kann er zumindest anhand der Bewerbungsunterlagen nachweisen, dass seine Auswahl formal richtig war.
Wie trifft der Personaler also seine Auswahl? Zunächst sortiert er diejenigen Bewerbungsunterlagen aus, die optisch nicht seinen Ansprüchen entsprechen, die zum Beispiel Flecken oder Knicke enthalten. Wenn sich ein Bewerber schon bei der Präsentation seiner eigenen Person keine Mühe gibt, wie sorgfältig wird er dann erst seine Aufgaben wahrnehmen?
Dann erfolgt die Prüfung des Anschreibens: Ist es formal in Ordnung? Sind Schreibfehler enthalten? Nimmt der Bewerber Bezug auf das Anforderungsprofil? Warum glaubt er, der ausgeschriebenen Stelle gerecht zu werden? Weshalb bewirbt er sich gerade zu diesem Zeitpunkt auf diese Stelle?
Der Personaler wird das Schreiben zunächst nur grob überfliegen. Dabei achtet er darauf, ob die richtigen Schlagworte enthalten sind. Ist dies nicht der Fall, wird er auch den Rest der Mappe nur kurz und oberflächlich durchblättern.
Es folgt der Lebenslauf: Hier sind vor allem zwei Dinge interessant: Welche Ausbildung bzw. welches Studium und welche Erfahrungen kann der Bewerber vorweisen? Was macht er zurzeit bzw. wo und mit welcher Aufgabe war er zuletzt betraut?
Entsprechen Ihre angegeben Qualifikationen und Erfahrungen dem gewünschten Profil, dann wird Ihre Mappe ganz sicher auf dem Stapel „Für unser Unternehmen interessant – weitere Prüfung notwendig“ landen.
Hat es Ihre Bewerbung bis dorthin geschafft, dann kommt es darauf an: Können Sie den Personalentscheider davon überzeugen, dass Sie genau der richtige Mitarbeiter sind? Können Sie nachweisen, dass Sie über die beschriebenen Erfahrungen und Kenntnisse verfügen? Können Sie belegen, dass Sie mit Ihrer Motivation, mit Ihrer Arbeitsweise und Zuverlässigkeit einen Gewinn für das neue Unternehmen darstellen? Und damit kommt endlich das Arbeitszeugnis ins Spiel. Es ist immer ein wichtiger Bestandteil Ihrer Präsentation – eine Visitenkarte, eine Dokumentation Ihres bisherigen Karriereverlaufes. Sie können in der Bewerbung noch so sehr betonen, dass Sie flexibel und belastbar sind – wenn Ihr Zeugnis eine andere Sprache spricht, wird es Ihnen nur schwer gelingen, einen potenziellen Arbeitgeber von Ihren Qualitäten zu überzeugen. Nicht selten ist das Arbeitszeugnis daher die wichtigste Entscheidungsgrundlage bei der Personalauswahl.
Worauf achten Personalprofis als Erstes, wenn sie ein Zeugnis betrachten? Die meisten von ihnen haben sicherlich eine Reihe von Prüfkriterien im Kopf, die sie schnell und gezielt abhaken. Nicht selten weiß ein geübter Leser bereits nach ein bis zwei Minuten, ob das Zeugnis in Ordnung ist oder ob es Unstimmigkeiten enthält.
Auch wenn ein erfahrener Personalleiter durchaus einschätzen kann, ob man ihn mit einem Zeugnis warnen möchte oder ob es nur durch einen unbedarften Laien ausgestellt wurde: Achten Sie darauf, dass Ihr Zeugnis keine nachteiligen Formulierungen enthält.
Wurde das Zeugnis auf Firmenpapier ausgestellt?
Sieht es optisch ansprechend aus oder enthält es Knicke, Flecken und andere Makel?
Ist der Umfang angemessen? Je nach Stellung und Verweildauer des Mitarbeiters sollte es ein bis zwei Seiten umfassen.
Ist das Verhältnis zwischen Tätigkeits- und Leistungsbeschreibung angemessen?
Beinhaltet das Zeugnis eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung? Wie wird der Mitarbeiter hier bewertet?
Wie fällt die Beurteilung des Verhaltens aus? Gibt es an dieser Stelle Hinweise auf Schwierigkeiten mit Vorgesetzten oder Mitarbeitern?
Sind Austritts- und Ausstellungsdatum identisch?
Entspricht das Austrittsdatum den normalen Kündigungsfristen oder gibt es Anhaltspunkte für eine fristlose Kündigung?
Warum wurde das Beschäftigungsverhältnis beendet?
Enthält das Zeugnis einen positiven „letzten Abschnitt“ – wird das Ausscheiden bedauert, dankt man für die Leistungen, wie fallen die Zukunftswünsche aus?
Wurde das Zeugnis von einer kompetenten Person unterzeichnet? Stehen deren Funktion und Name gut lesbar daneben?
Prüfen Sie Ihr Zeugnis am besten sofort nach Erhalt. Die späteren Kapitel „So sollte ein Zeugnis aussehen“ und „Auf dem Prüfstand: Wie gut ist mein Zeugnis wirklich?“ bieten Ihnen hilfreiche Unterstützung für eine umfassende Überprüfung. Sollten Sie dennoch unsicher sein, empfiehlt es sich, ein professionelles Gutachten in Auftrag zu geben. Viele Anbieter, gerade auch im Online-Bereich, haben sich auf Zeugnisanalysen spezialisiert. Rechnen Sie bei einem einfachen Gutachten mit Kosten zwischen 20 bis 40 EUR.
Im Übrigen darf ein Personaler auch bei Ihrem jetzigen Arbeitgeber nachhaken, wenn ihm im Zeugnis mehrdeutige Formulierungen oder Widersprüche auffallen. Diese Informationen müssen sich jedoch auf Ihr Verhalten und Ihre Leistung beschränken.
Wollen Sie eine solche Auskunft verhindern, weil Sie beispielsweise zum Zeitpunkt der Bewerbung in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen und Nachteile befürchten, wenn Ihr jetziger Arbeitgeber von Ihren Bewerbungsabsichten erfährt, so sollten Sie bereits im Bewerbungsanschreiben um eine vertrauliche Behandlung bitten (sog. Sperr- oder Vertraulichkeitsvermerk).
... Ich darf zum jetzigen Zeitpunkt um eine vertrauliche Behandlung meiner Bewerbung bitten, da ich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehe. ...
Hält sich der potenzielle neue Arbeitgeber nicht an den Sperrvermerk, ist er unter Umständen verpflichtet, Ihnen einen entstehenden Schaden zu ersetzen. Sie müssen allerdings beweisen können, dass Ihnen tatsächlich ein solcher Schaden, zum Beispiel ein Vergütungsausfall durch eine nachfolgende Kündigung, entstanden ist.
Personalverantwortliche haben in der Regel nicht viel Zeit; häufig müssen sie unter hunderten von Bewerbern den optimalen Kandidaten auswählen. Sind in Ihrem Anschreiben und im Lebenslauf die richtigen Schlagworte enthalten, so kommt es oftmals darauf an, ob Sie Ihre Qualifikationen mit einem aussagekräftigen Zeugnis nachweisen können. Nur mit einem (sehr) guten Zeugnis haben Sie die besten Chancen in Ihrem weiteren Berufsleben. Grund genug, Ihr Zeugnis genau unter die Lupe zu nehmen.
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unabhängig von dessen Art, Umfang und Dauer, einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen also ein Zeugnis ausstellen, auch wenn Sie „nur“ teilzeitbeschäftigt oder nebenberuflich tätig sind oder eine geringfügige Beschäftigung (Minijob) ausüben.
Für Arbeitnehmer ist das Recht auf ein schriftliches Zeugnis in § 109 Gewerbeordnung (GewO) verankert. Es muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (sog. „einfaches“ Zeugnis) enthalten.
Begnügen Sie sich nur im Ausnahmefall mit einem einfachen Zeugnis, zum Beispiel wenn das Arbeitsverhältnis für ein qualifiziertes Zeugnis schon zu lange zurückliegt. Ansonsten sollten Sie darauf bestehen, dass sich die Beurteilung auch auf Ihre Leistungen und Ihr Verhalten erstreckt. Ein solches „qualifiziertes“ Zeugnis muss Ihnen Ihr Arbeitgeber aber nur ausstellen, wenn Sie es ausdrücklich verlangen.
Auch so genannte arbeitnehmerähnliche Personen, zum Beispiel Heimarbeiter oder wirtschaftlich abhängige Handelsvertreter, haben ein Recht auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Berufen Sie sich im Zweifelsfall auf § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), welcher im Ergebnis wieder auf § 109 Gewerbeordnung verweist.
Als Freier Mitarbeiter sind Sie in aller Regel weder wirtschaftlich abhängig noch weisungsgebunden, ein Arbeitsverhältnis liegt damit streng genommen nicht vor. In der heutigen Zeit sind jedoch die Grenzen fließend, man wird Ihnen wohl einen Anspruch auf ein einfaches Zeugnis, zumindest jedoch auf eine Referenz (siehe Seite 42) zugestehen müssen.
Einen Sonderfall bildet sicherlich die Gruppe der Leiharbeitnehmer. Sie sind in der Regel im Betrieb des Entleihers eingegliedert, ein Zeugnis können sie aber nur von der Verleihfirma verlangen, bei welcher sie angestellt sind. Normalerweise muss der Entleiher hier jedoch einer Mitwirkungspflicht nachkommen und dem Zeugnisaussteller die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.
Auch Auszubildende haben laut Gesetz einen Anspruch: Das ausbildende Unternehmen ist gemäß § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG) verpflichtet, ein schriftliches Zeugnis auszustellen, welches mindestens über die Art, Dauer und das Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten des Auszubildenden Aufschluss gibt.
Gleichermaßen haben auch Volontäre, Praktikanten und Werkstudenten ein Recht auf ein schriftliches Zeugnis. Sie werden eingestellt, um berufliche Erfahrungen zu sammeln, ohne dass dadurch ein festes unbefristetes Arbeitsverhältnis begründet wird.
Generell ist der Arbeitgeber (im öffentlichen Dienst der Dienstherr) verpflichtet, das Zeugnis auszustellen. Er kann diese Tätigkeit jedoch auch delegieren, zum Beispiel an Ihren direkten Fachvorgesetzten. Dieser sollte ohnehin am besten wissen, was zu Ihren Aufgaben gehörte oder wie Sie Ihre Arbeit erfüllt haben. In größeren Unternehmen wird häufig die Personalabteilung mit der Ausstellung des Zeugnisses beauftragt, die in der Regel ebenfalls den Fachvorgesetzten um seine Mithilfe bittet.
Wer auch immer in Ihrem Unternehmen das Zeugnis ausstellt, es sollte sich stets um einen ranghöheren Angestellten handeln. Denkbar wären hier zum Beispiel der Geschäftsführer, der Prokurist, der Personalleiter, in kleineren Betrieben auch der Betriebsleiter oder der Meister.
Achten Sie stets darauf, dass das Zeugnis handschriftlich unterzeichnet ist. Andernfalls könnte man annehmen, der Aussteller distanziere sich vom Inhalt des Zeugnisses. Einen Anspruch darauf, dass der Geschäftsführer das Zeugnis unterschreibt, gibt es allerdings nicht – es sei denn, er ist der einzig Ranghöhere. Dies ist häufig nur in kleinen Unternehmen, zum Beispiel Familienbetrieben, der Fall.
Schwierig wird es sicherlich im Falle einer Insolvenz. Nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens können Sie ein Zeugnis nur noch vom Insolvenzverwalter verlangen. In aller Regel kennt dieser jedoch nicht die erforderlichen Fakten, sodass er sie nur durch Befragen der Vorgesetzten oder aus der Personalakte beschaffen kann.
Haben Sie Bedenken, dass Ihnen auf diese Art und Weise Nachteile entstehen, sollten Sie dem Insolvenzverwalter Ihre Mithilfe – zum Beispiel in Form eines Zeugnisentwurfes – anbieten.