Christoph Störkle

Praxishandbuch Büro

Methoden, Checklisten, Soft Skills

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Praxishandbuch Büro - Methoden, Checklisten, Soft Skills

Vorwort

Mehr als 40% der gut 41 Mio. Erwerbstätigen in Deutschland sind heute im Büro tätig. Seien es nun Verwaltungsberufe, Bank-/, Versicherungs-/, Steuer- und Rechtsberufe, kaufmännische Berufe, technische Berufe oder das Management - ein Großteil der Aufgaben werden vom Schreibtisch aus erledigt. Dabei gibt es zumeist Überschneidungen zwischen den verschiedenen Büroberufen. Ob nun das richtige Schreiben von E-Mails, die Organisation von Besprechungen, das Vortragen einer Präsentation, die Nutzung von Kreativitätstechniken, die Anwendung des angemessenen Führungsstils und noch viel mehr - vieles ist im Büro universell anwendbar. Dieses Buch zeigt sowohl Berufseinsteigern als auch Berufserfahrenen, wie die meisten Alltagssituationen im Büro gemeistert werden können. Vermittelt werden dabei sowohl methodische als auch soziale Kompetenzen.

Bedanken möchte ich mich bei meiner Lektorin Doris Strahl und bei meiner Frau Michaela Störkle für ihre Unterstützung.

Literaturtipps

Praxishandbuch Assessment Center: Tipps, Aufgaben, Lösungen

ISBN-10: 384769586X

ISBN-13: 9783847695868

Assessment Center haben in den letzten Jahren eine immer größere Bedeutung für die Personalauswahl erfahren. Es handelt sich hierbei um umfangreiche Tests für Führungskräfte und solche, die es werden wollen. Die wenigsten Trainee- oder Führungspositionen werden noch ohne einen Durchlauf durch ein solches Verfahren besetzt.

Dieses Buch soll helfen, einen Überblick über die häufigsten möglichen Aufgaben zu bekommen. Der Fokus liegt auf den verschiedenen Aufgaben und deren Bewältigung, deshalb richtet sich dieses Buch vor allem an AC-Kandidaten, welche sich in kurzer Zeit möglichst effektiv auf einen Assessment Center vorbereiten wollen.

Keine Angst vor Aktien: Als Privatanleger intelligent in Wertpapiere investieren

ISBN-10: 3738011870

ISBN-13: 9783738011876

Aktien. Kaum eine andere Anlageform hat mit einem so schlechten Image zu kämpfen. Das zeigt auch die im internationalen Vergleich sehr niedrige Aktionärsquote in den deutschsprachigen Ländern: Nur jeder siebte Deutsche nennt Aktien sein eigen, in Österreich ist nicht einmal jeder zehnte Aktionär. In der Schweiz liegt die Quote noch am höchsten bei ca. 20%. Ganz anders sieht es dahingegen in anderen Industrienationen wie Japan aus, wo mehr als jeder vierte Aktien besitzt oder den USA mit einer Aktionärsquote von über 50%. Derweil können Aktien durchaus als das fairste aller Finanzprodukte angesehen werden. Man kauft sich einen Teil eines Unternehmens. Zwar ist mit Kursverlusten zu rechnen, aber bei soliden Unternehmen steigen die Aktien langfristig. Außerdem schützen Aktien als Wertanlage vor Inflation, die Transaktionsgebühren sind verhältnismäßig gering und oftmals werden auch Dividenden gezahlt. Mit sicheren Kapitalanlagen wie Tagesgeld, Festgeld und Lebens- oder Rentenversicherung wird in Niedrigzinsphasen, nach Einberechnung der Inflation, kaum noch Gewinn erwirtschaftet, wenn nicht sogar Verlust gemacht. Langfristig führt an einem gewissen Aktienanteil (bzw. Aktienfonds) am Gesamtvermögen, auch für risikoscheue Anleger, kein Weg vorbei, besonders als Baustein einer ergänzenden Altersvorsorge.

Dieses Buch möchte Anlegern die Furcht vor Aktien nehmen. Es soll nicht spekuliert, sondern mit möglichst geringem Risiko investieren werden. Nicht nur die Grundlagen der Börse werden vermittelt, sondern auch praktische Hilfsstellungen für die Themen „Depot“, „die gezielte Auswahl von Aktien und aktiven/passiven Fonds“, „Strategien“ und „Steuern“ gegeben. Des Weiteren werden auch andere Finanzprodukte wie Zinsanlagen (Sparbücher, Tagesgeldkonten, Anleihen, …) und Wertanlagen (Immobilien, Edelmetalle, Rohstoffe, …) erläutert.

www.immobilien-einblick.de

Jeder Mensch muss wohnen, ob nun der Bau / Kauf eines Eigenheims oder zur Miete. In jedem Fall gibt es immer wieder Fragen und Unklarheiten. Die Webseite www.immobilien-einblick.de hat sich das Ziel gesetzt, möglichst viele Fragen zum Thema Immobilien zu beantworten.

Inhaltsverzeichnis

1 Organisationsformen in Unternehmen

1.1 Funktionale Organisation

1.2 Gebietsorientierte Organisation

1.3 Kundenorientierte Organisation

1.4 Produktorientierte Organisation

1.5 Matrix Organisation

1.6 Arbeitsplatzorganisation (Ergonomie)

2 Business Kleidung

2.1 Anzug / Hosenanzug

2.2 Hemd

2.3 Sakko bzw. Jackett

2.4 Krawatte

2.5 Schuhe / Socken

2.6 Einladungen

2.7 Betriebsfeiern

3 Schreibtischtypen

3.1 Macher

3.2 Kreativer

3.3 Sorgfalts-Typ

3.4 Planer

4 Methoden aus dem Zeitmanagement

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung

4.3 Eisenhower-Prinzip

4.4 ALPEN-Methode

4.5 Kiesel-Prinzip

5 Kreativitätstechniken

5.1 Brainstorming

5.2 Brainwriting

5.3 Mind-Mapping

5.4 Ishikawa-Diagramm / Ursache-Wirkungs-Diagramm / Fischgrätenmodell

5.5 Morphologischer Kasten

5.6 Progressive Abstraktion

5.7 Nutzwertanalyse (auch Punktbewertungsverfahren oder Scoring-Modell)

5.8 Osborn-Checkliste

5.9 Synektik

6 E-Mails

6.1 E-Mail Checkliste

6.2 Abwesenheitsassistent

6.3 Alternativen zur E-Mail

7 Körpersprache

8 Besprechungen

8.1 Verhalten als Teilnehmer

8.2 Besprechungen vorbereiten und durchführen

8.3 Agenda bzw. Tagesordnung

8.4 Zeitliche Planung

8.5 Ort

8.6 Einladung

8.7 Bewirtung

8.8 Sonstiges

8.9 Protokoll

8.10 Ergebnisliste

8.11 Auftragsliste

8.12 Vorbereitung

8.13 Ablauf einer Besprechung

8.14 Konflikte / Störungen bei Besprechungen

8.15 Leitung der Diskussion übernehmen

8.16 Nachbereitung

9 Präsentationen / Reden / Vorträge

9.1 Grundlagen der Kommunikation

9.1.1 Gesprächsebenen / Vier-Ebenen-Modell / Vier-Seiten-Modell / Vier-Schnäbel-Modell / Quadratische Kommunikation / 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun

9.1.2 Fragen

9.1.3 Feedback

9.2 Vorbereitung einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.2.1 Die klassischen fünf Arbeitsschritte einer Rede

9.2.2 Emotional mitreißen

9.2.3 Rhetorisch überzeugen

9.2.4 Argumentation

9.2.5 Verständlichkeit

9.2.6 Aufmerksamkeit

9.2.7 Informationen

9.2.8 Visualisierung

9.2.9 Teilnehmer motivieren / aktivieren

9.3 Aufbau einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.3.1 Einleitung, Hauptteil, Schluss (1-2-3-Formel)

9.3.2 Die Lehre von den vier Redeteilen

9.3.3 AIDA-Formel

9.3.4 Antike Redegliederung

9.3.5 Fünf-Punkte-Formel / Fünf-Finger- oder Fünf-Satz-Formel

9.3.6 Integrierte Problemlösungsformel

9.3.7 Pro-und-Kontra-Formel / Plus-Minus-Formel

9.3.8 Vier-B-Formel

9.3.9 Programmatische Struktur

9.3.10 Analytische Struktur

9.3.11 Proleptische Struktur

9.3.12 Statement-Struktur

9.4 Der Vortrag

9.4.1 Allgemeine Tipps

9.4.2 Thema

9.4.3 Auftreten

9.4.4 Vermeiden

9.5 Einwände / Widerstand / Störungen / Angriffe

9.6 Vorbereitung einer Präsentation

9.6.1 Einladung

9.6.2 Zeiteinteilung Präsentation

9.6.3 Präsentationsaufbau

9.7 Medien und Techniken

9.8 Interaktionsstrategie

9.9 Veranstaltungsort

10 Verhandlungen

10.1 Vorbereitung einer Verhandlung

10.2 Durchführung

10.3 Vier Haupthindernisse zur Entwicklung von Entscheidungsmöglichkeiten

11 Business Englisch

11.1 Die häufigsten englischen Begriffe im Büro

11.2 Anrede im Englischen

11.3 Typische Formulierungen in der schriftlichen Korrespondenz

11.4 Verabschiedung im Englischen

11.5 Small Talk

12 Fremde Arbeitskulturen

12.1 Auslandsaufenthalte

12.2 USA

12.3 China

13 Umgang mit Beratern

14 Headhunter

15 Karriere

15.1 Allgemeines

15.2 Aufstieg

15.3 Umgang mit dem Vorgesetzten

16 Führung

16.1 Führungsstile

16.2 Führungstechniken

16.3 Führungsinstrumente (auch Führungswerkzeuge)

16.4 Verhalten als Führungskraft

16.5 Motivation

16.6 Team-/ Gruppenbildung

17 Das Mitarbeitergespräch

17.1 Anlässe und Themen von Mitarbeitergesprächen

17.2 Vorbereitung als Mitarbeiter

17.3 Mitarbeitergespräch als Führungskraft

17.4 Mögliches Verhalten des Mitarbeiters bei einem Mitarbeitergespräch

17.5 Gehaltsverhandlungen

17.6 Vermeiden als Führungskraft

17.7 Kundengespräch

18 Mikropolitik / Karriereorientiertes Verhalten / Machiavellismus

18.1 Netzwerke (bzw. Networking, Seilschaften, Vitamin B)

18.2 Politische Taktiken (Mikropolitik und Machiavellismus)

18.3 Konflikte im Büro

1 Organisationsformen in Unternehmen

„Alles im Leben ist Organisation.“

Wilhelm von Humboldt; deutscher Gelehrter und Staatsmann

In Unternehmen sind heute die unterschiedlichsten Organisationsformen vorzufinden. Das folgende Kapitel zeigt, welche Organisationsformen zumeist umgesetzt werden und wieso.

1.1 Funktionale Organisation

Die funktionale Organisation (auch Einlinienorganisation oder Trennaufbauorganisation) basiert auf einem Verrichtungsprinzip. Die Aufgabenverteilung ist relativ überschaubar und homogen und ist daher besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Vorteile:

- Begrenzter Bedarf an fachlich spezialisierten Führungskräften

- Bündelung des Wissens

- Effekt der Spezialisierung wird ausgenutzt

- Eindeutige und klar abgrenzbare Aufgabenbereiche, Kommunikationsbeziehungen und Hierarchie

- Wenig Aufwand

Nachteile:

- Beitrag zum Gesamtergebnis der einzelnen Bereiche / Mitarbeiter teilweise schwer ersichtlich

- Erschwerte Koordination und Kommunikation zwischen den Bereichen

- Fehlende Generalisierung

- Führungsaufgaben werden weitgehend von der Unternehmensspitze übernommen

- Gefahr der Überlastung bzw. Leerzeiten

- Mangelnde Gesamtsicht und fehlendes Verständnis für andere Bereiche (Ressortegoismus)

- Mögliche Informationsfilterung

1.2 Gebietsorientierte Organisation

Die Organisationsstruktur orientiert sich an (Absatz-)Gebieten (Städte, Länder, Kontinente, …). Dabei ist wichtig, dass die Gebiete eindeutig abgrenzbar sind. Vor allem Unternehmen mit einer großen Anzahl von Standardprodukten können diese Organisationsstruktur einsetzen.

Vorteile:

- Die Bearbeitung des Markts kann individuell angepasst werden

- Relativ einfach und eindeutig

- Spezifische Ausrichtung auf das Gebiet möglich

Nachteile:

- Die langfristige Strategie leidet unter Umständen

- Möglichkeit einer unterschiedlichen Marktpolitik

- Schwierige Koordination zwischen den Bereichen

1.3 Kundenorientierte Organisation

Ausgehend von den Kunden, werden hier die verschiedenen Bereiche zusammengefasst. Diese Organisationsform ist lediglich anwendbar bei einer überschaubaren Anzahl von Kunden.

Vorteile:

- Auf spezifische Kundenanforderungen kann gezielt eingegangen werden

- Enge Kundenbeziehungen

- Spezialisierung auf Kunden

Nachteile:

- Hohe Kosten

- Mögliche Kompetenzprobleme unter den Mitarbeitern

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

1.4 Produktorientierte Organisation

Die Orientierung der Organisation basiert auf den Produkten bzw. Produktgruppen. Sie wird meist von Unternehmen eingesetzt, deren Produkte stark unterschiedlich sind.

Vorteile:

- Flexible Marktanpassungen möglich

- Hohe Motivation der Bereiche

- Klare Zuordnung von Leistungsbeiträgen

- Starke Marketingorientierung bzw. Marktorientierung

- Zugang zu neuen Märkten

Nachteile:

- Aufwendig

- Internes Konkurrenzdenken

- Mögliche Kompetenzkonflikte

- Nur begrenzte Zusammenarbeit

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

1.5 Matrix Organisation

Ist ein Unternehmen nach mehreren Kriterien strukturiert (Kunden, Gebiete, Produkte, Projekte, …), kommt eine Matrix Organisation zum Einsatz.

Vorteile:

- Innovationsförderung

- Keine einseitigen Entscheidungen

- Schnelligkeit und Flexibilität

- Spezialisierung

- Starke Marktorientierung

Nachteile:

- Häufige Kompromisslösungen

- Hoher Kommunikationsbedarf

- Kompetenzüberschneidungen

- Mehrfache Unterstellung der einzelnen Mitarbeiter

- Schwierige Koordination

- Tendenz zur Bürokratie

- Viele Führungskräfte notwendig

1.6 Arbeitsplatzorganisation (Ergonomie)

Mithilfe von Ergonomie sollen die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter verbessert werden. Dabei gilt es ein optimales Arbeitsergebnis zu erreichen, welches für den Mitarbeiter nicht ermüdend bzw. gesundheitsschädlich ist.

Checkliste Bildschirmarbeitsplatz

• Die Raumtemperatur sollte 21-22°C betragen.

• Kann der Lichteinfall gedämpft werden?

• Abstand der Augen vom Bildschirm etwa 50cm?

• Liegt die oberste Bildschirmzeile auf Augenhöhe oder etwas darunter?

• Steht der Bildschirm frontal zur Tastatur und parallel zur Tischkante?

• Möglichst viel Bewegung / Positionsänderungen. Beispielsweise: Telefonieren im Stehen, Nutzung der Treppe anstelle des Aufzugs, Drucken auf weit entfernten Drucker, …

• Ausreichende Bewegungsfreiheit? Die unverstellte Fläche um den Arbeitsplatz sollte min. 1,5m2 betragen. Die Beinfreiheit sollte 65cm hoch, 85cm breit und 70cm tief sein.

• Ist der Stuhl auf die Köpergröße eingestellt? Ober- und Unterarme sollten einen 90°-Winkel zum Tisch bilden. Ober- und Unterschenkel einen 90°-Winkel zum Boden.

2 Business Kleidung

„Das Benehmen eines Menschen sollte wie seine Kleidung sein, nicht steif und

peinlich akkurat, sondern frei genug, um sich zu bewegen und sich zu bestätigen.“

Francis Bacon; englischer Philosoph, Staatsmann und Wissenschaftler

Im Geschäftsleben hat sich eine gewisse Knigge etabliert. Dieses Kapitel zeigt auf, wie man auftritt, ohne in größere Fettnäpfchen zu treten.

2.1 Anzug / Hosenanzug

Die Hosenlänge für eine Anzughose sollte etwa 0,5-1cm über dem oberen Rand des hinteren Schuhabsatzes sein.

Farben

Schwarz: Vermittelt Kompetenz aber auch eine gewisse Distanz und Strenge.

Dunkelblau: Relativ lebendig aber nicht unbedingt kreativ. Wird gerne mit Zuverlässigkeit / Korrektheit assoziiert.

Grau: Erweckt den Eindruck von Seriosität. Grau ist auch recht unauffällig (Kann man als Vorteil aber auch als Nachteil sehen). Für Bewerbungsgespräche ganz gut geeignet.

Braun: Wird gerne mit Freundlichkeit / Sympathie in Verbindung gesetzt. Die Regeln von früher wie „No brown in town“ oder „No brown after six“ gelten nur bedingt und auch eher für die Schuhe.

2.2 Hemd

Wenn man einen Anzug bzw. Hosenanzug trägt, sollte das Hemd bzw. Bluse immer lange Ärmel haben. Die Ärmel des Hemds bzw. Bluse sind dabei immer etwas länger als die des Anzugs bzw. Hosenanzugs. Kurzärmelige Hemden bzw. Blusen gelten als Freizeitkleidung.

2.3 Sakko bzw. Jackett

Ein Jackett wird nie ganz geschlossen (Es entstehen sonst Querfalten):

2-Knopf-Jackett: Der obere Knopf wird geschlossen.

3-Knopf-Jackett: Geschlossen wird der mittlere Knopf oder die beiden oberen Knöpfe.

4-Knopf-Jackett: Die beiden mittleren oder die drei oberen Knöpfe werden geschlossen.

2.4 Krawatte

Es gibt etwa knappe 200 Krawattenknoten. Die wohl am verbeitesten sind der Windsorknoten, Pratt-Knoten, Manhattan-Knoten bzw. Grantchester-Knoten und der Four-in-Hand. Man sollte nicht der Versuchung erliegen, nur einfache Krawattenknoten zu verwenden. Diese sehen meist auch relativ unordentlich aus.

Farblich sollte die Krawatte auf den Anzug abgestimmt sein. Die ideale Länge zeigt das folgende Bild:

2.5 Schuhe / Socken

Die üblichen Schuhmodelle im Geschäftsleben sind Brogue, Derby und Oxford. Entsprechendes Sprühwachs und andere Pflegemittel sollten verwendet werden.

Auf braune Schuhe sollte lieber verzichtet werden.

Vor allem sitzend kann es vorkommen, dass das Bein teilweise enthüllt wird. Dieses gilt es zu vermeiden. Am besten mit sogenannten schwarzen Business-Socken, welche länger als normale Socken sind.

2.6 Einladungen

Welcher Dresscode ist bei Einladungen angebracht?

Smart casual: Legeres Business-Outfit bzw. gehobene Freizeitkleidung, dezente Farben. Männer: Anzug mit Hemd, geschlossene Schuhe, Krawatte möglich aber nicht verlangt. Frauen: Hosenanzug bzw. Kostüm mit Top oder Bluse.

Creative casual: Kleidungsstil in kreativen Branchen. Männer: Sakko mit T-Shirt bzw. Poloshirt. Dazu Jeans mit geschlossenen Schuhen. Frauen: Top mit Rock oder langer Hose mit hohen Schuhen.

Casual Friday: Diese Gepflogenheit kommt aus den USA und bedeutet, dass man freitags - kurz vor dem Wochenende - schon legerere Kleidung anziehen kann.

Smart business: Sehr förmlicher Kleidungsstil. Vorzugsweise dreiteiliger Anzug mit Weste.

Black Tie: Hier wird ein Smoking bzw. Abendkleid verlangt.

2.7 Betriebsfeiern

Folgend eine kleine Knigge für Betriebsfeiern wie Weihnachtsfeier, Sommerfest, Verabschiedungen, ….

• Das größte Fettnäpfchen wäre, nicht hinzugehen.

• Eine Firmenfeier nicht mit einem privaten Fest verwechseln!

• Vorher die Kleiderordnung erfragen

• Small Talk üben.

• Am Anfang den Chef bzw. die Hauptperson begrüßen (den Gastgeber)

• Wenn, dann nur wenig Alkohol trinken. Max. 2 alkoholische Getränke. Es sollte der Eindruck eines mäßigen Alkoholgenusses vermittelt werden. Wer aber nie Alkohol genießt, gilt schnell als freudloser Abstinenzler.

• Auf Gesprächsthemen achten. Gar nicht erst dran denken: Gespräche mit dem Chef über die eigenen Karriereaussichten.

• Der Chef bietet mir das „Du“ an. Wie verhalte ich mich? Erst mal ist dies natürlich erfreulich. Auf jeden Fall sollte man aber den nächsten Tag abwarten. Duzt der Chef immer noch? Falls ja, kann man auch das „Du“ verwenden.

• Am Ende sich beim Chef bzw. der Hauptperson für die Feier bedanken

3 Schreibtischtypen

„Es werden mehr Menschen durch Übung tüchtig als durch Naturanlage.“

Demokrit; griechischer Philosoph

Jeder Mensch hat bestimmte Stärken und Schwächen, die ihn ausmachen. Diese Stärken und Schwächen spiegeln sich auch in der Arbeitsweise wieder. Vier verschiedene Schreibtischtypen werden folgend beschreiben (Macher, Kreativer, Sorgfalts-Typ und Planer; aus „Gut organisiert im Büro“ von Hannelore Fritz). Dabei ist zu beachten, dass niemand zu 100% einem bestimmten Typ entspricht, sondern nur bestimmte Tendenzen aufweist. Mithilfe des Wissen über die Schreibtischtypen - ob nun auf sich selber bezogen oder auf Mitarbeiter - kann viel Mehrwert entstehen.

Nachfolgend erhält jeder Eintrag pro Block einen Wert von 1 - 4. Jede Zahl nur einmal verwenden! Gesamt 100 Punkte.

K (Kreativer) = 2 + 2 + 4 + 4 + 4 + 1 + 4 + 3 + 4 + 3 = 31

M (Macher) = 1 + 1 + 2 + 2 + 2 + 4 + 1 + 1 + 2 + 4 = 20

P (Planer) = 4 + 3 + 3 + 1 + 3 + 3 + 2 + 4 + 1 + 2 = 26

S (Sorgfaltstyp) = 3 + 4 + 3 + 1 + 1 + 2 + 3 + 2 + 3 + 1 = 23

Summe: 100

Die beispielhafte Person ist wohl recht kreativ. Hat aber auch starke Tendenzen zur Planung.

3.1 Macher

Macher sind meist Alphatiere, die Aufgaben schnell erledigen möchten. Solche Menschen nehmen sich oft viel vor und sind hektisch, was auch eine gewisse Schludrigkeit erzeugt.

Bezeichnende Adjektive: Aggressiv, anspruchsvoll, direkt, entschlossen, hartnäckig, herausfordernd, konkurrierend, ruhelos, stur, willensstark.

Vorteile:

• Anderen in Gedanken und Ideen oft voraus

• Bringt Dinge auf den Punkt

• Ergebnisorientiert / fokussiert

• Gute Analysefähigkeit

• Hohe Erwartungen an sich und andere

• Pünktlich wenn ihm etwas wichtig ist

• Schnelle und produktive Arbeitsweise

• Setzt klare Ziele

• Weiß was er will

Nachteile:

• Aufgabenumfang wird oft falsch eingeschätzt

• Leistungsschwache werden von ihm abgestraft

• Nimmt sich mehr vor, als er erledigen kann

• Oft unzugänglich gegenüber Gegenargumenten

• Tendenz zur Hektik und Chaos

• Übt Druck auf andere aus

• Verliert die Konzentration, wenn es unbedeutend erscheint

• Zu hohe Erwartungen an sich und andere

• Zu risikofreudig

Empfehlungen:

• Mehr auf andere eingehen / vertrauen

• Mehr Planung

• Mehr Zeit nehmen

• Nicht von sich auf andere schließen

• Öfters mal entspannen

• Prioritäten setzen

• Verständnisvoller werden

3.2 Kreativer

Kreative Persönlichkeiten können oft nicht „Nein“ sagen, sind interessiert, kommunikativ und leistungsbereit. Spontanität und eine optimistische Grundeinstellungen sind bezeichnende Eigenschaften. Der Arbeitsplatz ist meist chaotisch und mehrere Aufgaben werden gleichzeitig angefangen.

Bezeichnende Adjektive: Begeistert, freundlich, fröhlich, gesellig, gesprächig, gewinnend, inspirierend, kontaktfreudig, nett, verspielt.

Vorteile:

• Aufgeschlossen

• Begrüßt Veränderungen

• Hilfsbereit

• Kontaktfreudig

• Lässt sich leicht begeistern

• Optimistische Grundeinstellung

• Parallele Erledigung von Aufgaben

• Spontanität

Nachteile:

• Geringe Analysefähigkeit

• Kann nicht abschalten

• Oft naiv optimistisch

• Setzt sich schwer zu erreichende Ziele

• Unordentlich

• Unpünktlich

• Verzettelt sich oft

Empfehlungen:

• Auf Pünktlichkeit achten

• Aufgaben nacheinander abarbeiten

• Aufgaben priorisieren

• Checklisten erstellen

• Ordnung schaffen

• Realistischere Ziele setzen

• Tages- oder Wochenpläne erstellen

3.3 Sorgfalts-Typ

Die Arbeitsweise ist langsam aber gründlich. Die Konzentration liegt auf einer Aufgabe welche priorisiert wurde und er ist schwer aus der Ruhe zu bringen.

Bezeichnende Adjektive: Aufmerksam, ausgleichend, beständig, einsichtig, entspannt, gutmütig, loyal, mitfühlend, rücksichtsvoll, verbindlich.

Vorteile:

• Es werden Ziele gesetzt und Aufgaben priorisiert

• Gründlich

• Gut organisiert

• Hohe fachliche Kompetenz

• Pünktlich

• Zuverlässig

Nachteile:

• Bei mehreren Aufgaben schnell überfordert

• Hält sich zulange mit Details auf

• Kann nicht gut mit Druck umgehen

• Mangelnde Spontanität / Flexibilität

Empfehlung:

• Auf Ergebnisorientierung mehr Wert legen

• Mit Aufgaben früher beginnen

• Neue Arbeitstechniken und -methoden versuchen

• Prozesse optimieren

• Ziele und Aufgaben mit anderen absprechen

3.4 Planer

Die Vorbereitung ist meist sehr lang, aber ein System steckt dahinter. Planer verbringen oft zu viel Zeit mit Details und wehren sich gegen Veränderungen. Für die Abarbeitung von Aufgaben wird häufig mehr Zeit benötigt.

Bezeichnende Adjektive: Akkurat, beherrscht, diplomatisch, einsichtig, gewissenhaft, gründlich, logisch, reserviert, taktvoll, vorsichtig.

Vorteile:

• Genauigkeit

• Gewissenhaft

• Großes Wissen

• Guten Überblick

• Hochkonzentriert

• Kann sich Details hineinarbeiten

• Termintreu

• Zuverlässig

Nachteile:

• Benötigt viel Zeit für Planung und Vorbereitung

• Braucht lange um auf den Punkt zu kommen

• Detailverliebt

• Geringe Risikobereitschaft

• Langsamkeit

• Schlechter Umgang mit Störfaktoren

• Spontanität

• Stur

Empfehlungen:

• Absprechen, wie detailliert etwas erledigt werden muss

• Neue Dinge ausprobieren

• Planungszeiten verkürzen

• Risikofreudiger werden

• Vorschriften lockerer sehen

• Weniger Perfektion

• Zeitlimits setzen

4 Methoden aus dem Zeitmanagement

„Der kommt am weitesten, der anfangs selbst nicht weiß,

wie weit er kommen werde, dafür aber jeden Umstand,

den ihm die Zeit gewährt, nach festen Maßregeln gebraucht.“

Johann Gottfried von Herder; deutscher Dichter, Theologe und Philosoph

Zeitmanagement beschreibt Methoden, mit denen Aufgaben effizienter abgearbeitet werden können. Die bekanntesten Methoden werden folgend vorgestellt.

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

Besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% Aufwand erreicht werden. Die restlichen 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.

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ISBN: 978-3-8476-0807-3