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Über den Autor
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Dr. Axel Schlote, Jg. 1968, war Redaktionsvolontär beim Südwestfunk in Baden-Baden, Redenschreiber für die Bundesregierung in Bonn und Berlin, später Pressereferent einer Bundesbehörde. Bis heute schreibt er gern. Er hat Sachbücher, Märchen und philosophische Arbeiten veröffentlicht.
Über das Buch
Mit professionellen Texten überzeugen, das sollte jeder, der viel zu schreiben hat. Denn schlecht formulierte Briefe oder Berichte haben Folgen: Die Botschaft kommt nicht an. Es geht auch anders: Mit einfachen Tipps und Tricks zeigt Ihnen Axel Schlote, wie Sie Ihre Leserinnen und Leser zielsicher ansprechen können. Interessante, lebendige und verständliche Texte sind keine Hexerei. Denn Schreiben ist Handwerk. Mit diesem Ratgeber lernen Sie in kurzer Zeit, wie Sie ansprechende Texte schreiben. Das Buch ist übersichtlich strukturiert und Schlotes lockerer Schreibstil führt sicher durch das Thema. Die vielen Beispiele und Übungen erleichtern das Umsetzen in die Praxis.
Impressum
Dieses E-Book ist auch als Printausgabe erhältlich
(ISBN 978-3-407-36577-4)
www.beltz.de
Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu § 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.
3. Auflage 2015
© 2004 Beltz Verlag, Weinheim und Basel
Lektorat: Ingeborg Sachsenmeier
Umschlagfoto: Gina Schlote, Osnabrück
Innenabbildungen: Titelseite, Kapitel »Für die Praxis« © Heinz Wildi/Baaske Cartoons; Kapitel »Die zweite Botschaft« © Oswald Huber/Baaske Cartoons; Kapitel »Erste Frage« © Barbara Henniger/Baaske Cartoons; Kapitel »Keine Zauberei«, »Aus gutem Grund« und »Zum Schluss geht es los« © Klaus Puth/Baaske Cartoons
E-Book: Beltz Bad Langensalza GmbH, Bad Langensalza
ISBN 978-3-407-29430-2
Zur Erinnerung an Oskar, Paula und Wolke,
die mich gern vom Schreiben abgehalten haben.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort
Einleitung: Aller Anfang ist leicht
Die zweite Botschaft: Wie Texte ankommen
Mit guten Beispielen voran
Aus Fehlern lernen: Ein schlechtes Beispiel
Woran Sie einen guten Text erkennen
Erste Frage: Wer soll das lesen?
Machen Sie sich ein Bild
Schreiben und schreiben lassen
Keine Zauberei: Schreiben ist Handwerk
Nichts als gute Worte
Auf die Sätze, fertig, los!
Vorsicht Tellerränder, Scheuklappen und andere Phrasen
Texte würzen mit pfiffigen Ideen
Bitte freundlich!
Vom ersten bis zum letzten Satz – Texte aufbauen
Noch mehr Tipps für gute Texte
Für die Praxis: Einige spezielle Ratschläge
Briefe
Pressemitteilungen
Redemanuskripte
Aus gutem Grund: Argumente für gute Texte
Ein schlechter Grund für gute Texte: »Ich will Lob«
Zehn gute Gründe, gute Texte zu schreiben
Ein guter Grund für schlechte Texte: »Der Chef will das so«
Zehn schlechte Gründe, schlechte Texte zu schreiben
Zum Schluss geht es los
Das Wichtigste im Überblick
Literaturtipps

Vorwort

Wer viel zu sagen hat, hat oft auch viel zu schreiben. Aber wie? Manche reden wie gedruckt – und schreiben wie ein Oberamtsrat. Es geht auch anders. »Treffsicher texten« sollte jeder, der beruflich viel zu schreiben hat: Egal, ob es sich dabei um Briefe oder Pressemitteilungen, Redemanuskripte, Angebote oder Berichte für die Mitarbeiterzeitung handelt.
Texte machen Eindruck, so oder so. Blähwörter, bürokratische Floskeln und Schachtelsätze verwirren den Leser. Dann ist die Chance vertan: die Chance, den Leser anzusprechen und einen freundlichen, sympathischen Eindruck zu machen. Das muss nicht sein. Interessante und lebendige, freundliche und verständliche Texte sind keine Hexerei.
Schreiben ist Handwerk – und ein kleines bisschen Psychologie. Schreiben macht Spaß. Und Schreiben ist leicht, wenn man die Grundlagen kennt. In diesem Buch zeige ich Ihnen die wichtigsten Kniffe, um gute Texte zu schreiben. Mit vielen Beispielen und Übungen: »Treffsicher texten« kann jeder – behaupte ich. Dafür ist keine jahrelange Ausbildung notwendig.
Auch mit jahrelanger Übung ist allerdings niemand perfekt. Deshalb braucht man Menschen, die korrigieren, ermutigen, anspornen: Davon habe ich profitiert.
Ich wünsche allen Schreibern viel Spaß beim Lesen – und allen Lesern viel Spaß beim Schreiben!
Osnabrück, im Frühjahr 2015
Axel Schlote

Einleitung: Aller Anfang ist leicht

Am Anfang sind wir alle Anfänger. Nur beim Schreiben nicht. Denn wir haben Lesen und Schreiben in der Schule gelernt. Und seit Jahren schreiben wir täglich Texte: Briefe, Notizen, Berichte. Doch jetzt möchten Sie Ihren Stil verändern und weiterentwickeln: freundlicher, verständlicher und interessanter schreiben. Damit stehen Sie nun am Anfang.
Vielleicht stutzen Sie jetzt, wenn ich schreibe: Dieser Anfang ist leicht, wenn Sie kein Journalist sind, wenn Sie bislang nicht täglich professionelle Texte geschrieben haben. Dann haben Sie einen Vorteil: Sie müssen nicht den Anspruch haben, jetzt schon gute Texte perfekt zu schreiben. Sie dürfen sich selbst kritisieren; und Sie dürfen etwas dazulernen.
Was Sie mitbringen müssen, wenn Sie es sich leicht machen wollen
Treffsicher texten lässt sich am besten lernen, wenn Sie unbefangen darangehen, Ihren Stil zu verändern. Das macht den Anfang leicht. Oder genauer: Aller Anfang kann leicht sein. Denn Sie brauchen etwas, das Sie mitbringen müssen: Offenheit für Veränderungen bei etwas, das Sie eigentlich schon in der Schule gelernt haben.
Ein ehemaliger Kollege von mir hatte diese Offenheit. Als Jurist hatte er 25 Jahre lang in verschiedenen Fachabteilungen eines Ministeriums gearbeitet. Er musste in dieser Zeit viele Texte verfassen: Vermerke, Verfügungen, Berichte – für andere Ministerialbeamte. Mein Kollege war Mitte 50, als er in die Pressestelle kam. Seine ersten Pressemitteilungen und Redemanuskripte schrieb er, wie er 25 Jahre lang geschrieben hatte: gewissenhaft und korrekt, aber kompliziert, steif und abstrakt. Wenn er allerdings erzählte, redete er locker und lebendig. Aber sobald er am Computer saß, schrieb wieder der Ministerialbeamte. Ich gab ihm den Tipp: Schreib, wie du sprichst. Wir besprachen den Satzbau, die Wortwahl, den Umgang mit Phrasen und Sprichwörtern. Nach einigen Wochen schrieb er lebendig und verständlich. Heute ist er ein anerkannter Schreiber.
Wer offen ist, kann treffsicher texten. Es ist nie zu spät, damit anzufangen.
Ich habe auch von diesem Kollegen gelernt. Erstens: Es ist nie zu spät, mit guten Texten anzufangen. Mein Kollege war Mitte 50, als er begann, regelmäßig und professionell Texte für die Öffentlichkeit zu schreiben. Zweitens: Wer offen ist, kann die wichtigsten Grundsätze für gute Texte leicht und schnell erlernen.
Vielleicht sind Sie in einer ähnlichen Situation wie mein Kollege. Wie andere auch, die im Beruf vor einer neuen Aufgabe stehen: Sie wechseln in eine neue Abteilung, in der sie die Korrespondenz mit Kunden betreuen. Oder Sie übernehmen die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ihres Unternehmens. Vielleicht haben Sie sich selbstständig gemacht und müssen nun mit Briefen und Werbetexten im Internet um Kunden werben. Es gibt viele Aufgaben, bei denen ein guter Stil die Arbeit erleichtert, erfolgreicher und effizienter macht.
Vor den praktischen Tipps gebe ich Ihnen in den ersten zwei Kapiteln einige Hinweise, die meiner Erfahrung nach wichtig sind. Denn Schreiben ist nicht nur Handwerk, sondern auch ein bisschen Psychologie: Wer gut schreiben will, muss etwas von den Erwartungen der Leser verstehen.
Von Tagebüchern und Einkaufszetteln abgesehen: Wer schreibt, ist nie allein. Ein Schreiber ist vom Urteil seiner Leser abhängig – und auch von den Kommentaren seiner Vorgesetzten und Kollegen. Wenn man versteht, wer was warum sagt, kann man mit Einwänden einfacher umgehen. Hierzu finden Sie einige Hinweise im vorletzten Kapitel: Argumentationshilfen, warum es lohnt, gut zu schreiben – und welche Vorbehalte dagegen in der Praxis trotzdem immer wieder zu hören sind.
Man muss gut schreiben wollen
Eine banale, aber wichtige Vorbemerkung: Wer schreibt, und meint, dass er gut schreibt, kann nichts verändern. Wer gut schreibt, muss auch nichts verändern. Aber wer umständlich und abstrakt schreibt und daran etwas ändern will, muss bereit sein, dazuzulernen – und seinen Schreibstil verändern. Anders ausgedrückt: Er muss selbstkritisch sein und gut schreiben wollen. Er muss offen sein, Regeln infrage zu stellen, die vor langer Zeit gelernt wurden.
Schreiben ist ein sensibles Thema. Lesen und Schreiben gelten bei uns als Fähigkeiten, die jeder in der Schule gelernt hat. Viele Menschen, die Grammatik und Rechtschreibung beherrschen, meinen deshalb, dass sie gut formulieren. Wenn man sie darauf hinweist, dass ihre Texte schwer verständlich, leblos oder langweilig sind, dann sind sie gekränkt. Das ist verständlich. Häufig reagieren sie mit der Frage: »Wollen Sie behaupten, dass ich nicht schreiben kann?« Nein, will ich nicht.
Ich behaupte nur: Viele Menschen schreiben mit einem Stil, den sie verbessern könnten. Ich kann eine Steuererklärung ausfüllen, weil ich lesen und schreiben kann. Wenn ich es allerdings selbst mache, ohne mich damit zu beschäftigen, was ich von der Steuer absetzen kann, handle ich kurzsichtig. Wer seinen Schreibstil verändern möchte, ist professionell. Er bildet sich weiter, damit andere seine Texte lesen und besser verstehen.
Treffsicher texten ist einfach
Nicht jeder hat ausführlich gelernt, gute Texte zu schreiben. Und kaum einer hat Zeit, eine publizistische Ausbildung nachzuholen. Das ist auch nicht nötig. Schreiben ist Handwerk, keine Hexerei und keine geniale Begabung. Dieses Handwerk lässt sich verhältnismäßig schnell lernen; der Rest ist Übung und Praxis. Schreiben kann sogar Spaß machen. Und Schreiben ist leicht, wenn man die Grundregeln kennt und beherrscht. Dafür ist es nie zu spät. Worauf es ankommt, ist: wie man treffende Wörter wählt, Sätze übersichtlich aufbaut, Phrasen vermeidet und immer den Empfänger im Blick behält.
Mit Grundregeln, Übung und Selbstkritik wird man Profi
Jeder kann lernen, wie man treffsicher textet. Und dann heißt es: üben, üben, üben.
Den Führerschein kann man in der Ferienfahrschule in zwei Wochen machen. Und wer gerade seinen Führerschein gemacht hat, kennt die Verkehrsregeln meistens besser als jemand, der seit 30 Jahren hinter dem Steuer sitzt. Aber wer dann zum ersten Mal ohne Fahrlehrer fahren darf, ist nicht unbedingt ein guter Fahrer. Mit dem Schreiben verhält es sich ähnlich: Übung und tägliche Praxis machen einen guten Schreiber, nachdem er die Grundregeln gelernt hat. Es dauert eine Weile, bis man diese verinnerlicht hat. Auch dann gilt: Vorsicht vor dem alten Trott. Deshalb ist nach der Grundausbildung nicht nur tägliche Übung wichtig, sondern auch eine regelmäßige Selbstkritik. Die Checkliste am Ende des Buches können Sie dafür als Gedankenstütze nutzen.
Die Grundregeln für gutes Schreiben gelten für fast alle Texte. Außer Beipackzetteln habe ich vom Grußwort über Briefe bis zum Buch fast alles geschrieben. Das heißt nicht, dass Sie in Zukunft ein Märchen genauso schreiben sollen wie Briefe an das Finanzamt oder umgekehrt. Das heißt vielmehr, dass ein guter Schreiber sich für jeden Text überlegt, was und für wen er schreibt. Danach entscheidet er, welche Wörter angemessen oder wie die Sätze aufzubauen sind. Ein guter Schreiber darf auch gegen die Grundregeln verstoßen. Allerdings sollte er wissen, dass er es tut und warum.
Was Sie in diesem Buch nicht erfahren
Sie werden in diesem Buch erfahren, wie Sie verständliche, freundliche, anschauliche Texte schreiben. Einige andere Dinge werden Sie hier jedoch nicht finden – weil das Buch zu kurz ist, weil ich nichts davon verstehe und weil es nicht dazugehört:
Man muss kein Germanist, kein Experte für Akkusativ, Plusquamperfekt oder die neue Rechtschreibung sein. Wenn ich ahne, dass ein Satz grammatikalisch falsch sein könnte, dann versuche ich, diese Klippe zu umgehen. Im Zweifelsfall suche ich andere Formulierungen. Ich kann dies nur empfehlen.
Ein Beispiel: Steht der LKW auf dem Gelände des Autohauses Meyer oder auf dem Gelände vom Autohaus Meyer? Ehrlich: Ich weiß es nicht genau. Beides klingt nicht schön. Keine Weltliteratur, aber einfacher ist der Satz: Der LKW steht beim Autohaus Meyer. Ein Tipp: Neben dem Genitiv ist der Konjunktiv eine Falle – und produziert oft falsche oder gequält-richtige Formulierungen.
Gute Texte sind korrekt. Aber korrekte Texte sind nicht immer gut.
Grundsätzlich gilt: Gute Texte sind korrekt. Das heißt, dass der Inhalt stimmt. Dafür sind Sie verantwortlich. Auch Grammatik und Rechtschreibung sollten korrekt sein. Das kann man nachschlagen. Mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen kann man zudem überprüfen, ob die Rechtschreibung stimmt. Fehler sind menschlich und lassen sich nie vermeiden. Ein Fehler ist verzeihlich. Viele Fehler sind ärgerlich. Das muss nicht sein. Lesen Sie alle Texte Korrektur. Zu viele Fehler signalisieren dem Leser: Ich bin schludrig. Ich mache mir keine Mühe für Sie.
Allerdings sind korrekte Texte nicht immer gut. Viele Texte sind sicher korrekt, aber für den Leser oft schwer zugänglich: hölzern, abstrakt, langweilig, schwer zu verstehen, unfreundlich. Das lässt sich ändern.
Viele Menschen urteilen allerdings gerne danach, ob alles richtig ist. Dann müssen Sie mit Kommentaren rechnen wie: »Das stimmt nicht« oder »Hier fehlt ein Komma«. Solche Bemerkungen sagen jedoch nichts aus über die Qualität eines Textes.
Fehler entdecken auch Experten, Kollegen oder Vorgesetzte, wenn sie etwas vom Inhalt oder von Grammatik und Rechtschreibung verstehen. Lassen Sie sich von Hinweisen auf Fehler nicht beirren. Aber sorgen Sie dafür, dass Ihre Texte nur wenige Angriffspunkte für formale Kritik bieten.
Der Inhalt muss also stimmen. Dafür sind Sie als Autor verantwortlich. Und der Text sollte fehlerfrei sein. Das können Sie in Zweifelsfällen prüfen. Richtige, korrekte Texte sind allerdings nur eine Voraussetzung, um gut zu schreiben. Denn ob ein Text gut oder schlecht ist, hängt weniger davon ab, ob er falsch oder richtig ist. Um die Qualität eines Textes zu bewerten, sind Maßstäbe sinnvoll, die sich am Ziel orientieren. Ich beurteile Texte danach, ob sie
Dafür gibt es klare Kriterien, nach denen Sie Texte untersuchen können. Diese Merkmale schlechter Texte sind auch Fehler: nicht so streng definiert wie Rechtschreibung und Grammatik, aber dennoch meistens eindeutig. An diesen Merkmalen können Sie ansetzen, wenn Sie eigene und fremde Texte überarbeiten wollen.
Die zweite Botschaft:
Wie Texte ankommen
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»Man kann nicht nicht kommunizieren« – das ist eine sprachlich schlechte, gleichwohl wichtige Grundregel der Kommunikationswissenschaft. Einfach ausgedrückt bedeutet sie: Auch wer nichts sagt, sagt damit etwas: Nämlich, dass er nichts sagen will oder kann. Vorausgesetzt, von ihm wird erwartet, dass er etwas sagt.
Wenn Sie aber etwas sagen, dann haben Sie ein anderes Dilemma. Jeder Text hat eine doppelte Botschaft. Das gilt auch, wenn Sie schreiben. Die erste Botschaft ist der Inhalt: Sie informieren, fordern auf, bitten oder werben. Daneben hat jeder Text eine zweite Botschaft. Der Stil kann den Leser positiv ansprechen. Ein Autor erreicht sein Ziel, wenn die zweite Botschaft lautet:
Ein Autor kann aber auch ungewollt sein Ziel verfehlen. Das ist der Fall, wenn die zweite Botschaft an den Leser heißt:
Jeder Text hat eine zweite Botschaft. Senden Sie die Botschaft: Ich mache mir Mühe für den Leser.
Diese negativen Botschaften sollten Sie vermeiden. Und ich empfehle Ihnen, positive Botschaften zu schicken. Denn wenn die zweite Botschaft gut ankommt, kommt auch der Inhalt gut an.

Mit guten Beispielen voran

Eine positive doppelte Botschaft stimmt den Leser freundlich und weckt Sympathie für den Absender. Wie das geht, schauen wir uns im Detail später an. Ich will Ihnen an dieser Stelle mit zwei Beispielen zeigen, wofür sich die Arbeit lohnt. Die folgenden Briefe sind gut angekommen. Das erste Beispiel ist eine Terminbestätigung:
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Der Brief beginnt mit einer Anrede, die den Empfänger persönlich anspricht, und zwar so, wie man auch sprechen würde, wenn man sich trifft. Der Einstieg ist flott, redet aber nicht lange und umständlich um das Thema herum, sondern kommt schnell zur Sache und sagt, worum es geht. Anschließend werden alle notwendigen Informationen kurz und übersichtlich für den Empfänger aufgelistet. Der Abschlusssatz ist freundlich, weckt Lust auf den Termin und signalisiert Offenheit. Auch die Grußformel ist individuell und stellt klar, dass dieser Brief nur einen Empfänger hat und kein anonymer Serienbrief ist.
Das zweite Beispiel ist ein Werbebrief an Hotels:
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Die Betreffzeile ist als Überschrift gestaltet, die zum Lesen animiert, indem sie den Nutzen herausstellt. Die Anrede ist frech und mutig: Mit einem typischen Gruß der Region werden die Empfänger lebensnah in einer Sprache angesprochen, die sie kennen. Das schafft Nähe. Damit lässt sich das anonyme und distanzierte »Sehr geehrte Damen und Herren« umgehen.
Mit einem kurzen Satz führt der Absender zum Thema hin und fasst das Ergebnis als Nutzen zusammen. In wenigen Sätzen wird danach das Angebot knapp, aber ausreichend beschrieben. Die Preise werden transparent und mit einem Beispiel anschaulich gemacht. Der letzte Satz ist freundlich und geht auf die Situation des Empfängers ein. Die Grußformel vermeidet Floskeln und macht den Text individuell, obwohl es ein Massenbrief ist.
Solche Briefe wirken leicht. Dahinter steckt Arbeit, die Arbeit eines Handwerkers, der mit Worten und Sätzen einen Text baut. Einige Baumaterialien haben wir jetzt kennen gelernt – und damit erste Hinweise bekommen, wie aus einer Mitteilung ein freundlicher, verständlicher und informativer Text wird.

Aus Fehlern lernen: Ein schlechtes Beispiel

Guten Beispielen darf man folgen. Aber auch aus schlechten Beispielen lässt sich viel lernen, nämlich wie man es lieber nicht macht.
Wer gut schreiben will, sollte viel lesen – und kritisch lesen. Mit geübtem Auge können Sie an fremden Texten erkennen, was Sie vermeiden sollten.
Ich möchte mit Ihnen nun untersuchen, was einen schlechten Text ausmacht und was Sie anders machen können. Der folgende Bericht ist erfunden und so geschrieben, dass möglichst viele Merkmale auftauchen, die einen Text schlecht machen:
Zum jetzigen Zeitpunkt sind wir nicht in der Lage, bei der Untersuchung von Veränderungen in der Entwicklung Ihrer Umsatzaussichten signifikante Tendenzen festzustellen. Bei einer beabsichtigten Steigerung Ihres Umsatzes in Höhe von zehn Prozent sollte im Bereich der Sales Promotion nichts unversucht bleiben. Wir empfehlen, geeignete Maßnahmen auszuprobieren.
Wir haben als Nächstes die Absicht zur Durchführung einer Prüfung der Wirkung von Lohnnebenkostensenkungen für Ihr Unternehmen, wie sie von der Bundesregierung in Aussicht gestellt wurden. MdB Müller, der ja in dieser Frage, die Kontroversen in der Regierung, die sich nicht einig ist, ausgelöst hat, maßgeblichen Einfluss hat, hat uns dies bestätigt. Aber noch sind die Würfel ja nicht gefallen. Wer up to date sein will, muss auch mal cool bleiben.
Wir hoffen, Sie schenken unseren Vorschlägen und unserer bisher so erfolgreichen, guten Zusammenarbeit auch weiterhin Ihr Vertrauen. Bei der Inanspruchnahme unserer Beratungsleistungen stehen wir Ihnen in jedem Fall jederzeit zur Verfügung.
Die erfundene Untersuchung hätte sicherlich Mühe gemacht. Nur das Ergebnis der Untersuchung ist so geschrieben, als ob der Autor sich keine Mühe für den Leser machen wollte. Das ist der Gesamteindruck beim Lesen: die doppelte Botschaft. Eine negative doppelte Botschaft ist das erste Merkmal dieses Textes. Die anderen Merkmale dieses Textes liste ich anschließend auf und erläutere sie mit anderen Beispielen, die in vielen Texten vorkommen.
Schlechte Texte lassen sich an typischen Merkmalen erkennen. Beim Stil kann man vieles falsch machen.
Merkmale eines schlechten Textes