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Nachdruck 2013
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Umschlaggestaltung: INIT, Büro für Gestaltung, Bielefeld
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Druck: Books on Demand GmbH, Norderstedt
ISBN Print 978-3-86881-427-9
ISBN E-Book (PDF) 978-3-86414-389-2
ISBN E-Book (EPUB, Mobi) 978-3-86414-808-8
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Als der Wirtschaftsverlag Ueberreuter mich im Spätsommer 2002 fragte, ob ich zum Thema „Überleben ohne Sekretärin“ etwas zu sagen hätte, wartete bei mir schon länger ein Konzept mit genau diesem Ansatz in der sprichwörtlichen Schublade. Das Thema lag quasi in der Luft. Erstens bin ich selbst so jemand, der ohne Sekretärin auskommen muss, zweitens sehe ich rundum Menschen, die sich gerade selbstständig machen, als Einzelunternehmer oder in kleinen Start-ups, die – zumindest für die erste Zeit – ohne Sekretärin arbeiten müssen. Entweder fehlt es an Budget oder die Auslastung wäre zu gering, um eine Voll- oder auch eine Teilzeitkraft zu beschäftigen. Und ich sehe immer wieder, wie wichtig es gerade in der Anfangszeit ist, Ordnung ins Office zu bringen.
Ich warf mich also mit Begeisterung in dieses Buchprojekt, dessen Abgabetermin relativ eng gesetzt wurde. Doch ich wusste, ich kann mich auf die Unterstützung lieber Menschen verlassen – und so signalisierte ich dem Verlag: Ich schaffe es. Mit der Unterstützung von Markus Stolpmann, der mir bei der Recherche zu aktuellen Trends in Sachen Hardware, Netzwerktechnik und elektronische Assistenten zur Hand ging, und mit der Hilfe von Sabine Weber, Schreibbüro und Office-Management, die ihre reiche Erfahrung in so manche Checkliste einfließen ließ, konnte ich die enge Deadline halten und das Zusatzangebot im Internet konzipieren und umsetzen. Meine Schwester Anita Matejcek, die mit beiden Beinen im Office-Leben steht, hat meine Anregungen auf Praxistauglichkeit geprüft und einige wertvolle Ergänzungen beigetragen. Herzlichen Dank für eure Hilfe!
Vielen Dank auch dem Wirtschaftsverlag Ueberreuter, der mir nun zum wiederholten Male die Gelegenheit gab, meine Vorstellung eines Buchprojektes umzusetzen – und immer diese wunderbaren Covers beisteuert!
Dieses Buch steht nicht allein: Es gibt dazu Online-Inhalte, die Sie auf meiner Website www.at-office.info finden. Dieser Zusatzservice zum Buch kommt einigen Ansprüchen, die das „Überleben ohne Sekretärin“ stellt, entgegen:
Das Internet als Informations- und Kommunikationsinstrument ist für das Leben im Unternehmen ohne Sekretariat sehr wichtig, da der effiziente Einsatz viel Zeit und damit auch Geld sparen hilft. Ich betone daher immer wieder, wie wichtig die Nutzung von Internet und PC für Ihr Überleben ohne Sekretärin sein kann. Und so ist eine Website so etwas wie die logische Fortsetzung eines solchen Buches.
Im Buch werden viele Links genannt. Aber erstens ist nicht für alles Platz, was ich Ihnen bieten möchte. Zweitens ändern sich Links. Und es kommen ständig neue Angebote hinzu, die ich Ihnen auf der Website vorstellen werde.
Dasselbe trifft auf Literatur zu: Auch hier ließ sich nur ein Bruchteil dessen ins Buch aufnehmen, was für Sie interessant sein könnte. Weitere Bücher und Neuerscheinungen finden Sie daher auch auf der Website.
Und last but not least: Auf knapp 230 Buchseiten ist vieles nur einführend abzuhandeln, kann ich Ihnen zu vielen Themen nur allgemeine Anregungen bieten. Daher werde ich auf der Website immer wieder vertiefende Artikel, Ergänzungen zu Inhalten dieses Buches, Checklisten und Praxistipps präsentieren.
Damit Sie nichts verpassen, werde ich in unregelmäßigen Abständen einen E-Mail-Newsletter mit einer Zusammenfassung der Aktualisierungen auf der Website versenden. Wenn Sie daran interessiert sind, melden Sie sich einfach unter der E-Mail-Adresse: newsletter@at-office.info zu diesem Newsletter an. Schreiben Sie dazu entweder in den Betreff oder in den Text der E-Mail das Wort „Newsletter“.
So, nun aber genug der Vor-Worte – stürzen wir uns gemeinsam ins „Überleben ohne Sekretärin“!
Karina Matejcek Wien, im Dezember 2002
Das Leben ist nur eine endlose
Folge von Experimenten.
Mahatma Ghandi
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. Die Verwendung von Computern, Notebooks, Mobiltelefonen und anderen elektronischen Assistenten prägt die Kommunikation. Zu vielen Berufsbildern und Jobbeschreibungen gehört die Bereitschaft zur Mobilität; das „virtuelle Büro“ ist heute vielfach bereits Wirklichkeit.
Starke strukturelle Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt tragen dazu bei, dass immer mehr Einzelunternehmer vom Home-Office aus agieren und sich in virtuellen Netzwerken oder realen Bürogemeinschaften ohne Sekretariat zusammenfinden. Start-ups und kleine Unternehmen haben oft nicht das Budget für Assistentinnen und Assistenten oder für die Einstellung von Sekretärinnen. Oder sie könnten eine solche Kraft nicht ausreichend auslasten. Und wer im Home-Office arbeitet, hat selten Platz und Budget für eine fest angestellte Sekretariatskraft. Vielfach wird also – freiwillig oder gezwungenermaßen – auf die „internen Dienstleister“ verzichtet.
Kunden und Geschäftspartner erwarten jedoch Professionalität. Sie setzen Erreichbarkeit und rasche Reaktion voraus. Der Anspruch an Präsentationen steigt mit der Verbreitung von Notebooks und Beamern. Akquisition gehört zum Alltag jeder „Ich-AG“ – und das geht kaum mehr ohne perfekt gestaltete Unterlagen und ohne eigene Website.
Der Anspruch an den Einzelnen und seine Fähigkeiten steigt, während die Möglichkeiten, Organisations- und Büroarbeit zu delegieren, vielfach weniger werden. Meetings, Verkaufsgespräche, Präsentationen gehören auch für Freelancer und Mitarbeiter kleiner Unternehmen heute zum gewohnten Programm – und da zählen nicht nur Fachwissen, sondern auch Basiskenntnisse in Rhetorik, Vortragstechnik und Moderation. Und hinterher müssen Protokolle erstellt und verteilt werden. Ständige Weiterbildung in „hard“ und „soft skills“ ist also geboten – was unser Zeitbudget noch mehr belastet.
„Überleben ohne Sekretärin“ ist all jenen gewidmet, die ihren Arbeitsalltag ohne die helfende Hand einer Assistenz- oder Sekretariatskraft bewältigen. Es liefert Anregungen für die Gestaltung und die Organisation Ihres Arbeitsumfeldes zu Hause, in Bürogemeinschaften, in kleineren Unternehmen oder im Team.
Ob Sie sich gerade selbstständig machen, ob Sie als Teleworkerin oder Teleworker tageweise zu Hause arbeiten, ob Sie beruflich sehr viel unterwegs sind oder ob Sie in einem kleineren Unternehmen oder im Team Organisationsaufgaben übernehmen: In diesem Buch werden die wesentlichen Kriterien effizienter Büroarbeit zusammengefasst, und zwar immer mit dem Blick darauf, dass es sich dabei nicht um Ihre Kernaufgaben handelt.
Der Fokus liegt dabei auf der Tatsache, dass Ihnen zwei wesentliche Ressourcen nicht unbegrenzt zur Verfügung stehen: Zeit und (meist) Geld. Und dass Sie daher ein ausgeprägtes Kosten-Nutzen-Denken brauchen, um Ihre Energien sinnvoll einzusetzen. Es soll Ihnen ja schließlich auch noch ausreichend Gelegenheit für Ihre Weiterbildung, für Erholung und Freizeit sowie ein Puffer für ungeplante Ausfälle durch Krankheit und andere unvorhergesehene Umstände bleiben.
Um dieses Kosten-Nutzen-Denken zu entwickeln und Ihnen in der Folge Entscheidungen – zum Beispiel für oder gegen den Kauf von Geräten oder das Auslagern von Tätigkeiten – zu erleichtern, werden wir uns zuerst mit den Rollenmodellen befassen:
Was sind Aufgaben von Sekretärinnen und was davon müssen Sie selbst übernehmen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten?
Wie wechseln Sie zwischen den Rollen, teilen Sie Ihre Zeit gut ein und wie können Sie Ihr (Arbeits-)Leben trotz der vielen Anforderungen so angenehm wie möglich gestalten?
Welche Dienstleistungen, Produkte und Informationsangebote stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihr Office effizient zu führen?
In diesem Dreieck zwischen Selbstverständnis, Selbstmanagement und Einsatz von Werkzeugen und Dienstleistungen können Sie Ihr „Überleben ohne Sekretärin“ sichern.
Die Aufgaben einer Assistentin oder Sekretärin gehen heute weit über die Abwicklung der Korrespondenz, über Terminvereinbarung, Aufnehmen von Diktaten, Ablage und Beschaffung von Büromaterial hinaus. Das Berufsbild hat viele Facetten und erfordert neben einer breit gefächerten Allgemeinbildung und ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten auch Grundwissen in Betriebswirtschaft und Buchhaltung, in EDV, in Marketing und Public Relations, in Eventplanung, Reisemanagement und Personalwesen. Das Sekretariat ist Organisations- und Kommunikationsdrehscheibe, Wissensspeicher und oft genug auch Anlaufstelle für Sorgen und Nöte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dazu kommt meist die enge Bindung an einen oder mehrere Vorgesetzte, die nicht nur unternehmensrelevante Vorgänge in guten Händen wissen möchten, sondern sich auch mal an einen privaten Termin erinnern lassen.
Die Wahrnehmung vieler dieser Aufgaben ist unerlässlich, wenn Sie als Einzelkämpfer Ihren Kunden professionell begegnen, Ihren Pflichten als Steuerzahler rechtzeitig nachkommen, Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen und nicht zuletzt: Ihre Arbeit erfolgreich machen wollen. Darüber hinaus geht es auch um die Erhaltung des Gleichgewichts zwischen Arbeit und Leben, der viel zitierten Work-Life-Balance. Gerade One-Woman- oder One-Man-Unternehmen und Unternehmerinnen und Unternehmer mit wenigen Mitarbeitern, die ihnen direkt unterstehen, sind auf eine solche ausgeglichene Lebensführung angewiesen, wollen sie den Überblick behalten und konzentriert ihre „eigentliche“ Arbeit tun.
Wer auf eine Sekretärin verzichten muss, hat also nicht nur organisatorisch einiges in die eigenen Hände zu nehmen. Oft fehlt auch die Vertrauensperson, die Ansprechpartnerin, jemand der zuhört und mit dem man sich auch mal über private Dinge austauschen kann.
Ob Sie allein im Home-Office, in einer kleinen Firma mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder in einer Bürogemeinschaft arbeiten, ob viel unterwegs oder vorwiegend stationär, ob mit viel oder wenig Kundenkontakt: Sie müssen sowohl die organisatorischen Aufgaben erfüllen als auch all den kommunikativen Anforderungen entsprechen bzw. durch geschickten Einsatz von Mitteln und „Zulieferern“ vorhandene Defizite ausgleichen.
Genau so, wie es kein allgemein gültiges Konzept von „Sekretärin“ oder „Assistentin“ gibt, so kann es keine allgemein gültige Anleitung dafür geben, wie Sie Ihre Arbeit – und Ihr Office – organisieren. Es gibt erprobte und bewährte Grundlagen, aber so verschieden die Menschen sind, so verschieden ist auch die Umsetzung dieser Grundlagen in die Realität. Was jedoch immer zutrifft:
Es gilt Ziele zu setzen, Prioritäten zu definieren, Ihre ganz persönliche Methode zur Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung zu finden – und: sich selbst eine gute Assistentin, ein guter Assistent zu sein.
In diesem Sinne zeige ich Ihnen auf den nächsten Seiten einige Grundlagen effizienter Organisation Ihres Office-Lebens und Ihres Arbeitslebens: mit Konzentration auf die Tatsache, dass Sie allein ohne Sekretärin überleben wollen (oder müssen), dass Sie aber dennoch auch noch so etwas wie Freizeit und Erholung genießen wollen.
Im ersten Teil sehen wir uns die verschiedenen Rollen an, die Sie ausfüllen müssen, wenn Sie ohne Sekretärin arbeiten, aber dennoch keine Ihrer vielen Aufgaben vernachlässigen wollen. Wir werden uns mit den Grundsätzen Ihres Informationsmanagements befassen und Sie bekommen ein paar Anregungen, wie trotz begrenzter zeitlicher Ressourcen Ihre Weiterbildung nicht zu kurz kommen muss.
Der zweite Teil ist Ihrer Arbeitsumgebung gewidmet. Büromöbel, Computer, Software, Telefon, jede Menge Büromaterial und nicht zuletzt die Ausstattung Ihrer Büroküche stehen im Mittelpunkt dieses Kapitels.
Um das Planen und das Organisieren geht es in Teil drei. Auf die Grundlagen der Zeitplanung und der Ablage sowie einige Anregungen für Ihr Kontaktmanagement folgen Ausführungen zu den Themen Messeplanung und Geschäftsreisen. Eine Checkliste zeigt Ihnen, womit Sie Ihr mobiles Büro ausstatten können. Den Abschluss dieses Teils bildet ein Kapitel über „Vertretung“ – denn auch wenn Sie unterwegs sind, soll Ihr Office schließlich weiterlaufen!
Kommunikation und Korrespondenz sind Inhalt des Teils vier. Grundlagen optimalen Telefonierens, professionelles E-Mailen und nicht zuletzt die schriftliche Korrespondenz werden hier behandelt. Vernetzen Sie sich! Das ist die Aufforderung, die ich mit dem Teil fünf verbinde. Das Internet und E-Mail bieten die Basis für viele Aktivitäten im Bereich PR, Kundenservice und Networking. Und Sie lernen einige Regeln effizienter Public-Relations-Arbeit kennen, die Sie auch mit wenigen personellen Ressourcen umsetzen können. Abgerundet wird dieser Teil durch einen Überblick über die Organisation von Meetings, den professionellen Empfang, das Verfassen von Protokollen und eine Mini-Anleitung zur Anfertigung guter Präsentationen und Vorträge.
Sie müssen nicht alles selbst machen! – Im Teil sechs erfahren Sie, wie Sie sich helfen lassen können. Das Thema „Outsourcing im Office“ rundet das Buch ab.
Zum Abschluss gibt es dann noch „Zwanzig Powertipps für das Überleben ohne Sekretärin“. Und in der Literaturliste finden Sie jede Menge weiterführende Lektüre! Das Linkverzeichnis ganz am Ende soll Sie dann gar noch in das Internet entführen, auf ein paar Websites, die jede Menge Services und Tipps für Ihr Leben ohne Sekretärin bieten.
Sie finden in diesem Buch Mittel und Ressourcen – in Form von Anregungen, Tipps und Checklisten sowie in Form von Hinweisen auf Produkte, praktische Software, auf Websites mit Know-how-Angeboten, auf praxisorientierte Literatur und Zeitschriften. Das Informationsangebot ändert sich ständig, vieles kommt neu hinzu, manches verschwindet wieder von der Bildfläche. Deshalb und da es im Buch viel zu wenig Platz gibt, um alle Themen erschöpfend zu behandeln, aber auch, um Ihnen die Arbeit mit den angegebenen Websites zu erleichtern, finden Sie unter www.at-office.info die Links aus dem Buch, noch mehr Literaturtipps und weitere Informationen rund um das „Überleben ohne Sekretärin“.
Ihre Tipps zu praktischen Produkten und Ihre Hinweise auf Websites und Bücher nehme ich gerne in mein Webangebot auf! Ich freue mich auch über Ihr Feedback zum Buch! Schicken Sie dazu einfach eine E-Mail an: ueberleben@at-office.info. Unter der Mailadresse newsletter@at-office.info können Sie überdies den Newsletter von www.at-office.info abonnieren. Schreiben Sie dazu einfach in den Betreff oder den Mailtext das Wort „Newsletter“.
Es ist nicht wenig Zeit, was wir haben,
sondern es ist viel, was wir nicht nützen.
Seneca
„Überleben ohne Sekretärin“ bedeutet: Überleben mit guter Selbstorganisation, durch den effizienten Einsatz von Mitteln und mit einer kräftigen Portion Reflexion Ihrer Rolle, Ihrer Ansprüche, Ihrer Ziele – und Ihrer Strategien, diese Ziele zu erreichen. Dazu gehört Klarheit und eine Ausgewogenheit des Denkens und der Lebensführung ebenso wie die Fähigkeit zu gestalten, Veränderungen in die Wege zu leiten und sich immer wieder selbst in Frage zu stellen. Und schon sind wir mitten im Thema:
Heute wird viel über Zeitmanagement, die optimale Organisation der Arbeit, die Bekämpfung von Chaos und „Aufschieberitis“, über Selbstmotivation und Selbstcoaching gesprochen und geschrieben. Bücher und Seminare über die Vereinfachung des Lebens, über Entrümpeln und über den Kampf gegen den inneren Schweinehund verkaufen sich glänzend, Anleitungen zum „richtigen Leben“ sind sehr gefragt.
Warum werden diese Themen so oft behandelt und warum suchen die Menschen so intensiv nach Rezepten, dem – inneren und äußeren – Chaos zu entrinnen? Nun, unsere Lebenswelt ist in den letzten zehn, zwanzig Jahren sehr komplex geworden, die Menge an Informationen und Botschaften, die auf uns einwirken, ist enorm gewachsen. Man lernt ständig neue Leute kennen, erhält neue Aufgaben und neue Werkzeuge, diese auszuführen. Kaum bleibt Zeit, eine Sache nach der anderen abzuhaken, sondern viele Dinge laufen gleichzeitig nebeneinander.
„Multitasking“ ist der Begriff für den gleichzeitigen Betrieb mehrerer Programme auf dem Computer, den Zugriff auf mehrere Dokumente oder Dateien in unterschiedlichen „Windows“. Und „Multitasking“ betreiben auch wir Menschen: Wir surfen im Web, während wir im Hintergrund eine Datei herunterladen und den Entwurf des Geschäftsberichts Korrektur lesen; spielen eine Partie Solitär, während wir, den Hörer zwischen Schulter und Ohr eingeklemmt, mit einem Bekannten den neuesten Branchentratsch austauschen. Wir fangen mit der einen Sache an, schieben die nächste dazwischen, befassen uns gleichzeitig mit einer dritten und erledigen zwischendurch ein paar Anrufe …
Multitasking, das gleichzeitige Tun verschiedener Dinge, führt uns vielleicht kurzfristig in einen „Flow“, in eine Art Schaffenseuphorie, und es kann auch eine Zeitlang den positiven Stress fördern, der uns antreibt und uns zu Höchstleistungen anspornt. Doch auf Dauer ist diese Gleichzeitigkeit selbstzerstörerisch und führt zu körperlichen und mentalen Störungen. Sie lässt uns die Grenzen unserer Leistungsfähigkeit nicht mehr richtig einschätzen, wir übernehmen uns, verlieren zunehmend die Fähigkeit zur Konzentration, werden hektisch und geraten in den ungesunden Stress, der uns ausbrennt und uns körperlich und seelisch krank macht.
Von den Anforderungen des Privatlebens habe ich dabei noch gar nicht gesprochen, über das Managen der Familie und des Haushalts, die Erziehung der Kinder und die Anforderungen der Freizeitgesellschaft. Das ist schon Stress genug, wenn es einigermaßen rund läuft, von Konflikten und Krisen ganz zu schweigen.
Warum hole ich in einem Buch, das vom „Überleben ohne Sekretärin“ handelt, gar so weit aus? Was hat das mit Ihnen zu tun, in Ihrem Home-Office, in der Bürogemeinschaft, im Kleinbetrieb mit Ihren Mitarbeitern, im Team, das seine Administrations- und Dokumentationsaufgaben selbst erledigen muss, ohne Schreibkraft, die protokolliert, korrespondiert, kopiert, ablegt?
Nun, ohne Sekretärin müssen Sie allein in der Lage sein, sich und Ihre Arbeit zu organisieren. Sie müssen die relevanten Dinge selbst tun, die relevanten Informationen selbst herausfiltern, Sie müssen planen, Kontakte herstellen, korrespondieren, kommunizieren, repräsentieren, moderieren, präsentieren, dokumentieren, protokollieren, ablegen … Und dann müssen Sie noch Ihren Job erledigen.
Sie haben die spannende Aufgabe, mehrere Rollen zu spielen, die sich manchmal überschneiden dürfen, aber es nicht immer sollten. Sie müssen sich selbst versorgen, sich selbst organisieren, sich selbst coachen.
Was bedeutet das für Ihr (Über-)Leben ohne Sekretärin? Dass Sie Ihre Rollen definieren und Ihren Arbeitsalltag mehr oder weniger konsequent danach ausrichten müssen, zwischen den Rollen zu wechseln. Und dass Sie sich dieser Situation bewusst sein und den einzelnen Tätigkeiten die ihnen zustehende Wertigkeit geben müssen.
Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Sie Ihre Buchhaltung außer Haus geben, weil Sie starken Widerwillen gegen das Sortieren Ihrer Belege und das Abfassen Ihrer Umsatzsteuererklärung entwickeln, daher in Vermeidungshaltungen verfallen – und dann weder Ihre Buchhaltung noch Ihren Job erledigen. Oder Sie könnten beschließen, stundenweise eine Hilfskraft zu beschäftigen, die Ihre Post aufarbeitet, Ihre Ablage betreut und Ihre Kundendatenbank aktualisiert, weil Sie das Schreiben von Rechnungen und das Abtippen von Visitenkarten ständig vor sich her schieben.
Es ist wichtig, diese Widerstände zu erkennen und rasch die Konsequenzen zu ziehen. Denn solche ungelösten Situationen kosten etwas, mit dem Sie sehr haushalten müssen: Zeit. Es hat wenig Sinn, sich zu „geißeln“ und sich mit Selbstvorwürfen zu überhäufen, wenn es eine – leistbare – andere Lösung dafür gibt, die Ihnen den nötigen Freiraum verschafft, Ihre „wirkliche“ Arbeit zu tun. Sie verdienen so mit hoher Wahrscheinlichkeit das Geld für die Hilfskraft oder den Steuerberater in wesentlich kürzerer Zeit, als es dauern würde, diese ungeliebten Tätigkeiten selbst zu erledigen. Und vom Wohlbefinden, das eine abgeschickte Steuererklärung mit sich bringt, spreche ich dabei noch gar nicht.
Was Sie also brauchen, ist Zeitmanagement:
Wann ist was zu tun?
Wie teile ich mir die Zeit so ein, dass ich neben meiner „eigentlichen“ Arbeit auch das „Office“ in Schwung halte?
Wie sorge ich dafür, dass ich Freizeit habe, Zeit für die Familie und für soziale Kontakte, für Urlaub, Erholung?
Die einzelnen Fragen können mit diversen Unterfragen noch detaillierter untersucht werden: Wie viel Zeit steht für Weiterbildung, die Teilnahme an beruflichen Netzwerken, für die Pflege der Kinder im Krankheitsfall und viele andere, oft unwägbare Ereignisse zur Verfügung? Ob im Home-Office oder im Unternehmen ohne Sekretärin: Für viele Eventualitäten muss rechtzeitig vorgesorgt werden.
Um ein sinnvolles Zeitmanagement zu entwickeln, müssen Sie sich daher auch ein Rollenmanagement zurechtlegen, das Ihnen den Wechsel zwischen Ihren Aufgaben erleichtert und Ihnen hilft, Entscheidungen in Sachen Delegieren, Outsourcing und Zukauf von Dienstleistungen zu treffen. Wie aber finden Sie heraus, welche Tätigkeiten zu welcher Rolle gehören und welche Rollen Sie überhaupt ausfüllen?
Das gelingt am besten mit einer schriftlichen Arbeitsaufzeichnung, einem Tätigkeitsprotokoll über einen längeren Zeitraum. Zumindest so lange, bis Sie einmal mit allem durch sind, was an Aufgaben anfällt. Notieren Sie zum Beispiel einen Monat lang alles, was Sie tun, nach folgendem Muster:
Aktivitätenprotokoll: Wochentag, Datum
Achten Sie darauf, einen für Ihre Arbeit „idealtypischen“ Monat zu wählen: Wenn Ihr Beruf sehr saisonabhängig ist, wie zum Beispiel die Tätigkeit als Seminartrainer, so würde ich nicht gerade den August oder den Dezember als Beobachtungszeitraum empfehlen. Da wäre dann der März oder der Oktober eine gute Wahl, um detailliert zu protokollieren, aus welchen Tätigkeiten Ihr Arbeitstag, Ihre Arbeitswoche, ein Arbeitsmonat sich zusammensetzen. Und wie es über den Jahreslauf hinweg aussieht, können Sie dann in einer ruhigen Stunde anhand Ihrer zurückliegenden Kalenderaufzeichnungen nachvollziehen.
Nicht alle Tätigkeiten werden Sie strikt einer der Rollen zuordnen können. Terminvereinbarungen oder das Führen der Korrespondenz werden zum Beispiel nicht immer klar als Sekretariatsaufgabe oder als zur Kerntätigkeit gehörig definiert werden können. In diesem Fall rate ich Ihnen, sich einen Vermerk zu machen, ob Sie diese Sache gern oder mit Widerstand erledigt haben. Und vielleicht noch eine Bemerkung hinzuzufügen, wie Sie sich motiviert haben, Ihre Widerständen zu überwinden. Und es kann auch sinnvoll sein, zu notieren, wie lange Sie diese Sache aufgeschoben haben.
Sie haben Schwarz auf Weiß vor sich, womit Sie Ihre Zeit verbringen.
Sie können feststellen, wie viel Ihrer Zeit Sie für Ihre „eigentliche“ Arbeit aufwenden.
Sie sehen, wie viel Zeit die Verwaltungs- und Organisationsarbeit in Anspruch nimmt.
Sie können feststellen, wo Sie effizient und wo Sie uneffizient arbeiten.
Sie sehen, ob bestimmte Tätigkeiten zu bestimmten Terminen geballt auftreten.
Sie finden heraus, wann Sie produktiver arbeiten, wann unproduktiver.
Sie können feststellen, wo Sie arbeiten und mit welchen Mitteln.
Die Ziele Ihrer Beobachtungs- und Analysearbeit:
Potenziale für organisatorische Verbesserungen Ihrer Arbeitsabläufe zu erkennen: die Arbeit zu einer anderen Zeit machen; die Reihenfolge oder Frequenz verändern …
Zu erkennen, wo und wie Sie Hilfsmittel einsetzen oder den Umgang damit optimieren sollten: ein anderes Ablagesystem einrichten, vorhandene Software besser nützen, einen (anderen) Terminplaner verwenden …
Tätigkeiten zu identifizieren, die Sie an Mitarbeiter, Aushilfskräfte oder externe Dienstleister delegieren können: Ablage, Archiv, Buchhaltung, Korrespondenz, Vorsortierung von Informationen, Auswertung von Fachliteratur, Recherchen …
Ein Ziel Ihrer Aufzeichnung kann auch sein, Ihre ganz persönliche Leistungskurve zu analysieren. Wann leisten Sie am meisten, wann sind Sie konzentrierter, wann tritt ein Leistungstief auf, wann sind Sie am kreativsten, wann sind Sie gesellig und kommunikativ, wann arbeiten Sie lieber in Ruhe hinter geschlossener Tür? Das herauszufinden ist wesentlich, um aus Ihren Arbeitstagen ein Maximum an Ergebnissen herauszuholen. Denn mit der Analyse Ihrer Leistungskurve erhalten Sie auch Anhaltspunkte dafür, wann am Tag, in der Woche Sie welche Tätigkeiten am besten ansetzen sollten.
Eine Arbeitsaufzeichnung ist mehr als nur das Ausfüllen einer Liste. Es ist auch ein Nachdenken über Ihre Gefühle, Ihre Fähigkeit zur Selbstmotivation und Ihre Fähigkeit, die Bedeutung von Aufgaben einzuschätzen. Das mag am Anfang vielleicht schwierig erscheinen, aber es lohnt sich, durchzuhalten. Denn am Ende steht ein klares Bild Ihrer Tätigkeit – und es entsteht ein Verzeichnis von erfolgten Dingen, mithin: von Erfolgen.
Eine solch detaillierte, quantitiv-qualitative Dokumentation ist also auch ein Motivationsinstrument für Sie, ein Instrument für das Selbstcoaching. Es kann sogar die Basis für ein Erfolgstagebuch sein, in dem Sie die Aufzeichnungen über den von mir vorgeschlagenen Beobachtungszeitraum hinaus weiterführen. Ein solches Erfolgstagebuch – das heißt: Aufzeichnungen über erfolgte Dinge – kann mehrere positive Effekte mit sich bringen:
Sie können Ihre Entscheidungen hinterfragen: War es wirklich sinnvoll, selbst im Copyshop zu stehen und 2000 Mailings zu kopieren, zu falzen, in den Umschlag zu stecken und zu frankieren? Oder wären Sie nicht besser damit gefahren, die Unterlagen im Copyshop abzugeben und sie nach einem halben Tag fertig zum Versand abzuholen?
Sie bekommen ein Gefühl dafür, was Sie leisten, und auch dafür, was Ihre Leistungen wert sind; Sie bekommen einen Blick für die Kosten-Nutzen-Relation.
Sie lernen sich selbst besser kennen, Ihre Vermeidungsstrategien, Ihre Potenziale zur Selbstmotivation, Ihre Fähigkeit, sich an Zielen zu orientieren.
Und Sie bekommen Klarheit über Ihre Bereitschaft zum Commitment mit sich selbst, das heißt über Ihre Fähigkeit, sich selbst zum Durchziehen von Aufgaben zu verpflichten und entsprechend zu handeln.
Ein Erfolgstagebuch kann also eine Quelle für Selbstvertrauen sein, kann zu einem Dialogpartner werden und Ihnen die Zielfindung und die Entwicklung von Strategien erleichtern.
Ob Sie Ihre Arbeitsaufzeichnungen und Ihr Erfolgstagebuch mit der Hand in ein Buch oder Heft schreiben oder es im PC, Notebook oder PDA führen, bleibt Ihnen überlassen. Alle Methoden haben Vor- und Nachteile: Digitale Daten sind „flüchtig“, können versehentlich oder durch technische Pannen gelöscht werden. Der Computer braucht „Saft“, der nicht immer und überall zur Verfügung steht. Vorteil: Dateien können bequem korrigiert, verändert, kopiert, per E-Mail verschickt werden.
Auf Papier geschriebene Texte sind viel schwerer weiterzuverarbeiten, dafür ist ein Notizheft oder Schreibbuch einfacher mitzuführen als ein Notebook. Sie können Ihre Tagebuchnotizen auch in Ihrem Kalender machen oder einen eigenen Buchkalender dafür nehmen. Oder Sie leisten sich gar ein ledergebundenes Journal, in das Sie mit Ihrem Lieblingsfüller schreiben …
Ich persönlich bevorzuge Spiralbücher im Format A5. Sie passen in jede Tasche und lassen sich hochformatig und querformatig – z.B. für das Zeichnen von Mind Maps – einsetzen. Auch lassen sich einzelne Blätter leicht herausnehmen, sollte ich mir Notizen machen, die ich dann anderweitig aufbewahre oder weiterverarbeite.
Tipp: Wenn die Idee des Erfolgstagebuchs Ihnen gefällt, empfehle ich Ihnen die Lektüre von Tania Konnerth: „Leben kann so einfach sein“, Junfermann 2001. In diesem Buch finden sie „25 Denkanstöße, die Ihr Leben vereinfachen“, Ideen und Gedanken, die Sie auf Ihrem Weg im Beruf und im Privatleben begleiten können. „Leben kann so einfach sein“ ist wie ein Arbeitsbuch aufgebaut und liefert mit den vielen Fragen und Anleitungen zur Selbstreflexion viele Einstiegsmöglichkeiten in Ihr ganz persönliches Erfolgstagebuch. |
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Sobald Sie mit Hilfe Ihres Aktivitätenprotokolls (annähernd) festgestellt haben, wie viel Zeit Sie wofür brauchen, wird Ihnen auch klar werden, wo Sie effizienter werden müssen. Für Routinearbeiten, die eher dem Bereich Office zugeordnet werden können, sollte nicht Ihre produktivste oder kreativste Zeit draufgehen. Gleichzeitig aber dürfen Sie gerade die Routinearbeiten nicht vernachlässigen, denn diese sind wichtig dafür, dass Ihr Unternehmen läuft.
Der Rollenwechsel zwischen „eigentlicher“ Arbeit und der „inneren Sekretärin“ ist also kein wirkliches Hin- und Herspringen, sondern es ist eher mit dem Fahren auf einer mehrspurigen Straße zu vergleichen, auf der Sie ständig die Spur wechseln. Wenn Sie als Einzelkämpfer im Home-Office arbeiten, ist es vielleicht eine zweispurige Autobahn; wenn Sie im Team oder im Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern auch Führungsaufgaben übernehmen, werden aus den zwei Spuren dann eben entsprechend mehr …
Eine österreichische Autofahrerorganisation prägte vor einigen Jahren einen Slogan zur Förderung der Sicherheit im Straßenverkehr, der die Anforderungen an Sie und Ihr Aufgabenmanagement auf den Punkt bringt: Gleiten statt hetzen! Den Blick nach vorne gerichtet, sich in angemessener Geschwindigkeit sanft und ohne Reibungsverluste weiterbewegen. Hindernisse und Haltepunkte rechtzeitig sehen und entweder stehen bleiben und kurz warten, bis es weitergeht, oder die Hindernisse links oder rechts umrunden. Nicht hektisch von einer Sache zur nächsten springen, sondern einen „Flow“ anstreben, der Sie konzentriert und effizient arbeiten lässt. Dazu ist es wichtig, den eigenen Rhythmus zu finden, die eigenen Grenzen zu erkennen und innerhalb dieser Grenzen seinen Alltag zu gestalten. Eine Herausforderung, die für viele Menschen gar nicht so leicht zu bewältigen ist. Vor allem, wenn man allein zu Hause arbeitet, ist das mit den Grenzen oft gar nicht so einfach und Arbeit und Privatleben greifen oft total ineinander. Die Folge sind unstrukturierte Arbeitstage mit dem Gefühl, nicht genug geleistet zu haben, und Stresserscheinungen bis hin zum „Workaholismus“.
Einen „gesunden“ Rhythmus zu finden, die eigene Leistungskurve zu kennen, Grenzen zu setzen und eine gewisse Struktur, eine Regelmäßigkeit in seinen Arbeitsalltag zu bringen sind wesentliche Voraussetzungen für effizientes und konzentriertes Arbeiten. Pausen sind nicht nur erlaubt, sie sind sogar ausgesprochen wichtig.
Christine Öttl und Gitte Härter haben in ihrem empfehlenswerten Buch „Perfekte Organisation im Kleinbetrieb“ diese Thematik sehr genau unter die Lupe genommen und neben vielen anderen Tipps eine Liste von Fragen zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihren biologischen Rhythmus kennen zu lernen und Ihre Tagesplanung danach auszurichten:
Wann und unter welchen Umständen können Sie sich am besten konzentrieren?
Wann gehen Ihnen Arbeiten, die viel Konzentration und Aufmerksamkeit erfordern, am leichtesten von der Hand?
Wann ist es Ihnen passiert, dass Sie vollkommen vertieft in eine Tätigkeit waren?
Wie lange können Sie intensiv und konstruktiv an etwas arbeiten?
Wie lange dauern Ihre wirklich produktiven Phasen?
Zu welcher Tageszeit werden Sie leicht hektisch, sind nervös und fühlen sich schnell unter Druck gesetzt?
Wann machen Sie am leichtesten Flüchtigkeitsfehler?
Wie lange können Sie am Stück arbeiten, bis sich solche „Symptome“ zeigen?
Wann und wo haben Sie die besten Ideen?
Welche Zeiten, Orte und Umgebungen sind Gift für Ihre Kreativität?
Ist die Anwesenheit anderer Leute gut für Sie oder fliegen Ihnen die Ideen eher zu, wenn Sie allein sind?
Zu welcher Tageszeit gehen Sie am liebsten unter Menschen oder sprechen Sie am liebsten mit anderen?
Wann sind Sie nicht ganz so fit und brauchen Reize von außen?