Operatives Event Management

Der ultimative Kurzratgeber für Event Manager ……

Praxisbezogene Arbeitsabläufe im operativen Event Management auf den Punkt gebracht!

Falk TRUNZ, Dipl.-Kfm. (FH)

ÜBER DEN AUTOR

Falk Trunz studierte Betriebswirtschaftslehre mit der Fachrichtung Marketing an der Fachhochschule Hildesheim in Niedersachsen. Nach dem Studium zog es ihn nach Asien, so arbeitete er in Hongkong bei einem deutschen Versandhandelskonzern und auch bei einer deutschen Marketing-Agentur in Tokyo.

Als ehemaliger Head of Event Management eines Berliner Softwareherstellers und Geschäftsführer einer Kommunikations- und Eventagentur kennt er die verschiedenen Facetten des Event Managements.

Vor seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre absolvierte Falk Trunz eine Ausbildung zum Hotelkaufmann in der gehobenen Viersternehotellerie.

DANKSAGUNG:

Dieses Buch widme ich meinem Vater

und meiner kleinen Nichte K.

WAS, WIE, WARUM – ORIENTIERUNG UND AUFBAU

WAS bietet der Ratgeber?

Der vorliegende Ratgeber ist als operativer Event Guide und Entscheidungshilfe zu verstehen. Er bietet somit weder Marketing-Grundlagen noch hinlänglich bekannte Begriffsdefinitionen aus der Theorie. Anhand von kurzen, einfachen, präzisen und vor allem praxisorientierten Beschreibungen gewährt der Ratgeber vielmehr operative Hilfestellungen, um Entscheidungsprozesse zu erleichtern. Darüber hinaus dient er als Gedankenstütze für erfahrene Event Manager und richtet sich an angehende Veranstaltungskaufleute und solche, die es werden wollen. Der Ratgeber erhebt selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

WIE ist der Ratgeber aufgebaut?

Die Gliederung orientiert sich an den bekannten Eventphasen und erstreckt sich von der Konzeption (1.), Planung und Organisation (2.) über die Durchführung (3.) bis hin zur abschließenden Nachbereitung (4.) des Events. Die vier Eventphasen wiederum sind in einzelne Eventschritte beziehungsweise Teilaufgaben unterteilt. Die Reihenfolge der Teilaufgaben orientiert sich an den Bearbeitungsschritten aus der Praxis. Anhand eines Best-Practice-Modells werden die jeweiligen Eventschritte kurz beschrieben und erklärt. Großer Wert wird hier auf eine möglichst effektive Vorgehensweise bei der Bearbeitung der einzelnen Schritte und auf eine Gefahrenerkennung im Voraus gelegt. Vereinfachend kann gesagt werden: Wie sollte man vorgehen und worauf muss geachtet werden!

WARUM gibt es diesen Ratgeber?

Während meiner Tätigkeit als Head of Event Management bei einem Softwareunternehmen und meiner anschließender Beschäftigung als Geschäftsführer einer Kommunikations- und Eventagentur ist mir im operativen Geschäft immer wieder aufgefallen, dass Event Manager bei gewissen Entscheidungen unsicher sind und mit vielen gewählten Optionen im Nachhinein hadern. Dies war in allen Eventphasen – insbesondere jedoch bei Entscheidungen, die ad hoc vor Ort getroffen werden mussten – zu beobachten. Der vorliegende Ratgeber soll dem entgegenwirken und auch gestandenen Event Managern helfen, sicher die richtigen Entscheidungen zu treffen und im Nachhinein begründen zu können!

INHALTSVERZEICHNIS

1.    EVENTKONZEPTION

1.1. ZIEL DER VERANSTALTUNG

1.2. ZIELGRUPPE

1.3. EVENTFORMAT

1.4. KERNIDEE UND MOTTO

1.5. EVENT CLAIM UND -LOGO

1.6. LAYOUT EVENT DESIGN

1.7. EVENTDRAMATURGIE

2.    PLANUNG UND ORGANISATION

2.1. EVENT TEAM UND TEAM MEETINGS

2.2. TERMINFINDUNG

2.3. AUSWAHL LOCATION

2.3.1. Stil der Location

2.3.2. Größe der Location und Personendichte

2.3.3. Location mit Außenbereich und Aufzügen

2.3.4. Erreichbarkeit der Location

2.3.5. Vergangenheit der Location

2.3.6. Location-Besichtigungstour und Auswahl

2.4. TECHNIKANFORDERUNG

2.4.1. Illumination Außen- und Innenbereich

2.4.2. Eingangsbereich – Beleuchtung und Logo-Projektion

2.4.3. Registrierungsequipment

2.4.4. Präsentationstechnik

2.4.5. Live-Video- und Ton-Mitschnitt

2.4.6. Konsekutiv- und Simultan-Übersetzung

2.4.7. Bühnenausleuchtung und Verfolger-Spot

2.4.8. Sound und Mikrofonübertragung

2.4.9. Funkstrecke Event Team

2.4.10. Beschallung Hintergrundmusik

2.4.11. Technical Rider Live-Band

2.4.12. DJ-Equipment

2.4.13. Tanzfläche und Tanzflächenbeleuchtung

2.4.14. Ausleuchtung externes Mobiliar und Dekoaufbauten

2.4.15. Allgemeines zur Technik

2.5. AUFBAUPLANUNG – AUSSTATTUNG UND MOBILIAR

2.5.1. Übergreifendes Mobiliarkonzept

2.5.2. Wegleitung der Gäste

2.5.3. Eingangssituation – roter Teppich und Fotowand

2.5.4. Branding Location

2.5.5. Dekoaufbauten und Dekoartikel

2.5.6. Registrierung

2.5.7. Garderobe

2.5.8. Bestuhlungsvarianten

2.5.9 Aufbau und Platzierung Buffets

2.5.10. Aufbau und Platzierung Bars

2.5.11. Bühne und Bühnenrückwand

2.5.12. Tanzfläche

2.5.13. Blumendekoration

2.5.14. Künstlerräume, Aufenthaltsräume und Eventbüro

2.5.15. An- und Ablieferung, Entsorgung Abfälle

2.6. CATERING

2.7. MODERATION UND KÜNSTLER-AUSWAHL

2.8. HOSTESSEN, SANITÄTER UND SECURITY

2.9. KINDERBETREUUNG

2.10. KONFEKTIONIERUNG GOODIE BAGS UND TAGUNGSMAPPEN

2.11. ANREISE UND TRANSFER DER GÄSTE

2.12. VERANSTALTER-HAFTPFLICHTVERSICHERUNG

2.13. GEMA-ANMELDUNG UND KÜNSTLERSOZIALKASSE

2.14. LAYOUT PRINT- UND ONLINEMEDIEN

2.15. EVENT WEBSITE

2.16. SAVE THE DATE, EINLADUNG UND ANMELDUNG

2.17. ANMELDEBESTÄTIGUNG UND ANMELDEZAHLEN

2.18. NO-SHOW-RATE

2.19. KOSTENKALKULATION

2.20. PROJEKTSTRUKTURPLAN

2.21. ZEIT- UND ABLAUFPLAN

2.22. REGIEPLAN

2.23. BRIEFINGS

2.23.1. Location Briefing

2.23.2. Technik-Briefing

2.23.3. Moderatoren- und Panelteilnehmer-Briefing

2.23.4. Künstler-, Hostessen-, Sanitäter-, Security-, Fotografen-Briefing

2.24. VIP UND TELEFONLISTEN

2.25. BESPRECHUNG EVENT TEAM

3.    DURCHFÜHRUNG

3.1. BEGEHUNG LOCACTION UND EINRICHTUNG EVENTBÜRO

3.2. AUFGABENVERTEILUNG EVENT TEAM

3.3. BEGEHUNG, BRIEFING VOR ORT UND AUFBAU DIENSTLEISTER

3.4. BEGEHUNG MODERATOR

3.5. LICHT-, PRÄSENTATIONS- UND SOUNDCHECK

3.6. SERVICE-ANSPRACHE

3.7. FINALE ABNAHME ALLER GEWERKE

3.8. STAND-BY UND FINALER RUNDGANG

3.9. EINLASSSITUATION UND REGISTRIERUNG

3.10. AUFMERSAMKEIT ZUM VERANSTALTUNGSBEGINN ERZEUGEN

3.11. START CATERING UND ANZAHL SERVICEPERSONAL

3.12. AUFTRITT KÜNSTLER

3.13. VERANSTALTUNGSENDE UND VERABSCHIEDUNG

3.14. ABBAU UND ÜBERGABE LOCATION

4.    NACHBEREITUNG

4.1. FEEDBACKGESPRÄCH EVENT TEAM

4.2. FEEDBACK DER TEILNEHMER

4.3. VERANSTALTUNGSRÜCKBLICK – FOTOMATERIAL UND EVENT CLIP

4.4. LEADMANAGEMENT

4.5. ABRECHNUNG UND BUDGETKONTROLLE

4.6. EVENTRESÜMEE

1.    EVENTKONZEPTION

1.1.  ZIEL DER VERANSTALTUNG

Eine genaue Zieldefinition ist unabdingbar und steht am Anfang jeder Eventkonzeption. Je nach Unternehmen und Veranstaltungsformat gibt es viele unterschiedliche Veranstaltungsziele, sowohl qualitativer als auch quantitativer Natur, welche bereits hinlänglich in der Fachliteratur definiert und weiterführend erläutert sind. Der Autor will somit auf die verschiedenen Veranstaltungsziele nicht weiter eingehen und setzt voraus, dass projektverantwortliche Event Manager eine logische und realistische Zieldefinition vornehmen können. Dem Verfasser ist in diesem Zusammenhang jedoch wichtig zu erwähnen, dass die Zieldefinition möglichst genau erfolgt. Sind Veranstaltungsziele anhand von Kennzahlen nicht messbar, was bei einer emotionalisierenden Livekommunikation mit Erlebnischarakter des Öfteren der Fall ist, sollten Ziele unbedingt in prägnanten Sätzen festgehalten werden. So könnte eine Zieldefinition beispielsweise wie folgt aussehen: „Wir wollen unseren Gästen ein einmaliges Erlebnis bieten, welches möglichst lange im Gedächtnis bleibt und worüber lange gesprochen wird.“

1.2.  ZIELGRUPPE

Die Zielgruppe geht einher mit den Zielen der Veranstaltung. Hier gilt es, eine möglichst konkrete Gruppe von Personen zu definieren. Die Gruppe kann sich jedoch auch aus unterschiedlichen Personenkreisen zusammensetzen. Die Charakteristika der Zielgruppe wie Alter, Geschlecht, Beruf und Nationalität sollten bekannt sein und sind bei der Festlegung des Eventformats unbedingt zu berücksichtigen. Darüber hinaus ist eine genaue Personenanzahl zu definieren, die zum Event erwartet wird.

1.3.  EVENTFORMAT

Aus den Zielen und der Zielgruppe einer Veranstaltung leitet sich das Eventformat ab. So wie es die unterschiedlichsten Ziele und Zielgruppen gibt, existieren auch unterschiedlichste Eventformate, wie Consumer-, Corporate-, Exhibition-, Mitarbeiter-, Charity- und Öffentlichkeits-Events. Eine Festlegung auf ein Eventformat erfolgt also fast automatisch anhand der definierten Ziele und der Zielgruppe der Veranstaltung.

1.4.  KERNIDEE UND MOTTO

Jede Eventkonzeption lebt von einer prägnanten Kernidee. Als Kernidee dient ein übergreifendes Motto, dieses kann thematisch höchst unterschiedlich ausfallen und variiert von Event zu Event. So können verschiedene Begrifflichkeiten und Themengebiete, aber auch Länder wie beispielsweise „Japan, Afrika oder Amerika“ beziehungsweise „Disco, Zirkus, Oktoberfest, black and white etc.“ oder verschiedene Epochen wie „Antike, Barock, allgemeine Vergangenheit und Zukunft“, aber auch große Persönlichkeiten wie „Frank Sinatra, Elvis Presley“ oder Filme und Fernsehserien wie „Miami Vice, Der Pate“ oder auch einzelne Produkte und Dienstleistungen als Ideengeber und übergreifendes Motto fungieren. Der Kreativität sind hier fast keine Grenzen gesetzt. Im Allgemeinen sollte selbstverständlich auf rassistische und beleidigende Mottos verzichtet werden.

1.5.  EVENT CLAIM UND -LOGO

Abgeleitet von der Kernidee und dem Motto gibt es im besten Fall einen kurzen und prägnanten Event Claim in Kombination mit einem optisch ansprechendem Event Logo. Denkbar ist aber auch, dass nur ein Event Claim bzw. nur ein Event Logo zum Einsatz kommt. Beispielhafte typische Event Claims können sein:

Aus der Praxis:

Das Event Logo sollte möglichst einfach gestaltet sein und einen hohen Erkennungswert aufweisen. Auf großartige farbliche, optische Verläufe ist zu verzichten, da diese die Druckkosten des Logos auf den verschiedenen Printmedien in die Höhe treiben. Im besten Fall sollte das Logo maximal dreifarbig sein und keine farblichen Verläufe aufweisen.

1.6.  LAYOUT EVENT DESIGN

Das Event Design orientiert sich am Corporate Design des Unternehmens. Hierbei können Farbmuster und Schrifttypen aus dem Corporate Design übernommen werden. Ein Event Design ist ein in sich eigenständiges Design, welches jedoch das bereits vorhandene Corporate-Erscheinungsbild adaptiert. Das Design sollte auf den ersten Blick eine Verbindung zum Corporate Design herstellen und ist einprägsam mit einem hohen Wiedererkennungswert zu gestalten. Das Event Design sollte sich als roter Faden durch alle Online- und Printmedien ziehen und somit nicht nur bei der Einladung, sondern auch auf etwaigen Bannern und Fahnen, Shuttlefahrzeugen, Fotowänden und Dekoaufbauten, Event Websites und E-Mailings, Druckmaterialien wie Namensschildern, Konferenzguides, Handouts von PowerPoint-Präsentationen, Buffet-, Bar- und Menükarten etc. wiederfinden.

Aus der Praxis:

Ist aus budgettechnischen Gründen kein eigenständiges Event Design möglich, wird mit dem bereits vorhandenen Firmenlogo gearbeitet. In diesem Fall ist von einem eigenständigen Design abzusehen. Es sollte also nicht versucht werden, auf „Biegen und Brechen“ ein eigenständiges Event Design zu kreieren. Ein Event Design muss professionell, optisch ansprechend und hochwertig umgesetzt sein.

1.7.  EVENTDRAMATURGIE

Zum Abschluss und auch während der kompletten Eventkonzeption muss stets darauf geachtet werden, dass sich die Eventdramaturgie, ähnlich wie beim Event Design, als roter Faden durch die gesamte Veranstaltung zieht. Vereinfachend kann gesagt werden, dass bei dem Aufbau des Spannungsbogens ein Prinzip der Steigerung vorliegen sollte. Im besten Fall ist somit das Top-Highlight beziehungsweise der Top-Act einer Veranstaltung klar definiert. Wie auch immer das Highlight nun aussieht, dieses kann bei verschiedenen Veranstaltungsformaten ganz unterschiedliche Formen annehmen, so ist beispielsweise denkbar, dass der Vortrag eines VIP-Referenten oder der Besuch eines Gaststars, ein künstlerischer Auftritt, die Überreichung eines Preises, Live-Cooking mit einem Sternekoch oder ein Feuerwerk das Highlight einer Veranstaltung darstellt. Wichtig ist, dass das Highlight zeitlich so eingeplant wird, dass es zum Einsatz kommt, wenn die Aufmerksamkeit der Gäste am höchsten ist. Das bedeutet nicht, dass es keine weiteren Highlights geben darf, es sollte lediglich eine Steigerung der verschiedenen Acts geben.