reading

Die Einladung

Seit Beginn der 1980er-Jahre hat sich die Arbeitsmarktsituation in der Bundesrepublik Deutschland, in Österreich und, abgeschwächt, auch in der Schweiz stetig verändert. Bewerber berichten im Zusammenhang mit ihrer Stellensuche oft von einem regelrechten Bewerbungsmarathon mit Hunderten von Bewerbungsschreiben und dementsprechend vielen Ablehnungen. Wer sich im Wettbewerb um die besten Stellen mit seiner Bewerbung durchgesetzt hat und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, hat schon den ersten wichtigen Schritt auf dem Weg zum neuen Arbeitsplatz getan. Jetzt heißt es, sich zielgerichtet vorzubereiten!

■ Die nächste Runde im Bewerbungswettbewerb

Beweisen Sie, dass Sie die beste Besetzung sind.

Mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch alleine ist jedoch noch nichts gewonnen. Jetzt beginnt der Wettbewerb von Neuem. Denn in der Regel werden mehrere potenzielle Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Für jeden der geladenen Bewerber heißt es jetzt, im persönlichen Gespräch mit dem Personalverantwortlichen zu beweisen, dass er genau die richtige Person für die zu besetzende Position ist.

Aber nicht nur der oder die Vertreter des ausschreibenden Unternehmens nutzen das Vorstellungsgespräch, um die Qualifikation des Bewerbers zu prüfen. Auch der Bewerber selbst hat in diesem persönlichen Gespräch die Gelegenheit auszuloten, ob das geforderte Anforderungsprofil und die vom Unternehmen angebotenen Perspektiven mit seinen beruflichen Vorstellungen übereinstimmen. Nicht zuletzt gilt es für beide Parteien festzustellen, ob das menschliche Miteinander passt, das heißt, ob die Chemie stimmt – eine grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche und konstruktive künftige Zusammenarbeit. All dies sind gute Gründe, um jeden Schritt von der Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch bis hin zur Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag genau zu überlegen und sich gründlich vorzubereiten.

■ Vorstellungstermin bestätigen

Bei den heutigen Kommunikationsmöglichkeiten gibt es unterschiedliche Wege der Kontaktaufnahme. Manche Unternehmen bevorzugen Onlinebewerbungen und die Kommunikation per E-Mail, weil für sie so die Auswahl der zahlreich eingehenden Bewerbungen organisatorisch und zeitlich leichter zu bewältigen ist. Andere wiederum entscheiden sich für den klassischen Bewerbungsweg und korrespondieren ausschließlich schriftlich. Hin und wieder wählen Personalverantwortliche aus Zeitgründen auch den kürzesten Weg der Kontaktaufnahme: Sie oder ihre Sekretärin rufen ihren Wunschbewerber persönlich an und laden ihn mündlich zum Vorstellungstermin ein.

■ Die schriftliche Bestätigung

Verlieren Sie keine Zeit und bestätigen Sie den Termin umgehend per Telefon oder E-Mail.

Egal auf welchem Weg ein Bewerber die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhält – ob per Post, per E-Mail oder telefonisch – er sollte auf jeden Fall schnell reagieren. Denn bereits jetzt befindet sich der Bewerber in der nächsten Testsituation nach seinem Bewerbungsschreiben: Er muss den Vorstellungstermin persönlich bestätigen. Die Bestätigung erfolgt heutzutage nicht mehr schriftlich per Post, sondern entweder per Telefon oder mit einer E-Mail. Die Bestätigungs-E-Mail muss formal und inhaltlich fehlerlos und ansprechend gestaltet sein.

■ Antwort auf eine Einladung

■ Die Bestätigung per E-Mail

Bei Onlinebewerbungen oder wenn das Unternehmen den Kontakt zum Bewerber per E-Mail aufnimmt, wird grundsätzlich auch erwartet, dass dieser Kommunikationsweg von beiden Seiten beibehalten wird.

Bei der Terminbestätigung per E-Mail gelten die gleichen Grundsätze wie für einen Brief. Es wäre ein Missverständnis, zu meinen, dass in der E-Mail-Korrespondenz die üblichen Verhaltensregeln nicht gelten.

■ Betreff

Machen Sie Ihre E-Mail unverwechselbar.

Ein konkret formulierter Betreff zeigt dem Empfänger sofort, worum es geht. Die Formulierung könnte zum Beispiel lauten: Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am 05.07.2020, Bewerbung als Assistentin des Bereichsleiters Controlling

Die Gefahr, dass die E-Mail in der Masse der anderen Eingänge untergeht, ist damit sehr viel geringer.

Die korrekte Anrede ist ein Grundsatz der Höflichkeit: Sehr geehrter Herr Berger,

Hat der E-Mail-Partner einen akademischen Grad, zum Beispiel Doktor oder Professor, gehört dieser mit zur Anrede: Sehr geehrter Herr Dr. Berger,

Fehlerlose Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Auch wenn E-Mails im privaten Bereich diesem An spruch meist nicht gerecht werden – in der geschäftlichen Korrespondenz ist eine korrekte Rechtschreibung nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, sondern der erste Beweis, dass der Bewerber professionell korrespondieren kann. Abkürzungen wie MfG (Mit freundlichen Grüßen) oder zz. (zurzeit) sind in der elektronischen Bewerberkorrespondenz genauso unangebracht wie in der konventionellen. Wer die Kommunikation per E-Mail wählt, schätzt die Schnelligkeit des Austausches im Vergleich zum Postweg. E-Mails sollten möglichst noch am gleichen, spätestens am folgenden, Tag beantwortet werden.

Umständliche Sätze und lange Erläuterungen gehören nicht in eine E-Mail. Der Verfasser beschränkt sich auf die wichtigsten Daten und Fakten und bringt sein Anliegen schnörkellos, aber höflich auf den Punkt.

Bei der Anrede gilt: lieber konservativ als locker. Anreden wie »Einen wunderschönen guten Morgen« oder kreative Grußformeln wie »Fröstelnde Grüße aus dem verschneiten München« sind in der Bewerberkorrespondenz nicht am Platz. Es sei denn, der Bewerber kommuniziert mit einem Unternehmen der Kreativwirtschaft und er kennt die einschlägigen Gepflogenheiten sehr genau. Hier kann ein lockerer Umgangston durchaus an der Tagesordnung sein. Auch ein klares Schriftbild besticht: Bilder, Emoticons, schnörkelige Schrift und farbliche Unterlegungen haben in einer sachlichen Geschäftskorrespondenz daher nichts zu suchen. Der E-Mail-Text sollte eine Länge von 80 Zeichen pro Zeile nicht überschreiten, denn nicht alle E-Mail-Programme brechen den Text automatisch um. Sinnvoll eingefügte Absätze helfen, die Übersichtlichkeit der Information zu steigern.

Nicht vergessen: korrekte Grußformel und E-Mail-Signatur.

Zu einer vollständigen E-Mail gehört wie beim Brief die korrekte Grußformel und selbstverständlich auch die vollständige E-Mail-Signatur, die den Namen, die Adresse, die Telefonnummer sowie die E-Mail-Adresse enthalten muss. Auch die E-Mail-Adresse des Absenders vermittelt bereits einen ersten Eindruck von der Person, die dahintersteht. Deshalb eignen sich E-Mail-Adressen, die in Chatrooms verwendet werden, wie z. B. häschen@hotmail.com, nicht für eine seriöse Korrespondenz. Besser sind neutrale Adressen wie z. B. leonie.weber@online.de oder lw@t-online.de.

■ Die telefonische Bestätigung

Im Rahmen von Onlinebewerbungen oder wenn es sich um enge Zeitrahmen handelt, wird das Telefon zum zusätzlichen Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen und Bewerber. Deshalb ist es ratsam, sich mit dieser Situation gedanklich so früh wie möglich vertraut zu machen. Denn nichts ist peinlicher, als von einem Unternehmensvertreter mit einem Anruf überrumpelt zu werden und völlig unprofessionell zu reagieren.

■ In der Bewerbungsphase jederzeit mit einem Anruf rechnen

Bereiten Sie sich vor: Rechnen Sie jederzeit mit dem Anruf eines Unternehmensvertreters.

Wer sich in einer Bewerbungsphase befindet und eine Anzahl von Bewerbungsschreiben losgeschickt hat, muss zu jeder Tageszeit damit rechnen, dass ein interessierter Unternehmensvertreter am anderen Ende der Leitung ist, wenn das Telefon klingelt. Die Stimme und in welcher Form sich der Angerufene am Telefon meldet, vermittelt dem Anrufer einen ersten Eindruck von der Person. Ein unpersönliches »Ja« oder »Hallo« kommt ebenso wenig gut an wie ein ungeduldiges, gelangweiltes oder unfreundliches »Weber!«. Der Anrufer sollte – im Gegenteil – ein positives Gefühl erleben, wenn er die Stimme seines potenziellen Mitarbeiters am Telefon hört. Denn er wird aufgrund seines ersten Eindrucks sofort darauf schließen, wie sein Gesprächspartner auf Kunden und Geschäftspartner des Unternehmens und auch Kollegen wirken würde. Stimme und Stimmmodulation haben eine hohe Aussagekraft, besonders am Telefon, wenn der Gesprächspartner nur auf diese akustischen Signale angewiesen ist, um eine Person zu beurteilen. »Allzeit bereit« heißt deshalb die Devise, wenn die Bewerbungsschreiben abgesandt sind.

■ Die passende Stimmführung

Melden Sie sich frisch und freundlich am Telefon.

Und wenn das Telefon klingelt, wird der Anrufer am besten mit einer erwartungsvoll freudig gesprochenen und frischen Selbstvorstellung begrüßt, bei der die Stimmführung am Ende des Satzes fragend nach oben geht:

»Leonie Weber, guten Tag?«

»Leonie Weber, hallo?«

»Guten Tag, hier spricht Leonie Weber?«

»Guten Morgen, hier ist Leonie Weber?«

Nichts spricht dagegen, seiner Freude Ausdruck zu verleihen, wenn der Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung zum Vorstellungsgespräch einlädt: »Vielen Dank. Das freut mich sehr. Selbstverständlich komme ich gerne.« Der Terminkalender und ein Stift sollten immer griffbereit sein, damit die Terminabsprache ohne viel Zeitverlust vonstattengehen kann.

Alle wichtigen Daten und Fakten notieren.

Wenn der Anrufer nicht von selbst darauf zu sprechen kommt, sind die Fragen nach dem genauen Ablauf des Vorstellungsgesprächs und dem Namen des Gesprächspartners ein Muss. Weil dieser Name eine große Bedeutung für den Bewerber hat, ist es ratsam, sich diesen buchstabieren zu lassen, falls er nicht richtig verstanden wurde. Auch der Name des Anrufers, wenn es sich z. B. um die Sekretärin des Personalverantwortlichen handelt, wird notiert und festgehalten. Ebenso wichtig ist die Frage, ob und welche Unterlagen zum Gespräch mitgebracht werden sollen.

Am Ende des Gesprächs bedankt sich der Bewerber noch einmal für den Anruf und bringt seine Freude über die Einladung zum Ausdruck.

Entschließt sich der Bewerber aufgrund des engen Zeitrahmens den Vorstellungstermin selbst telefonisch zu bestätigen, gilt es ebenfalls auf eine souveräne telefonische Selbstpräsentation zu achten. Diese beginnt schon mit der Vorstellung am Telefon: »Guten Tag, ich bin Leonie Weber« klingt besser als »Mein Name ist Leonie Weber«, »Weber hier« oder nur »Weber«. Je persönlicher, dynamischer und freundlicher der Bewerber am Telefon klingt, desto besser ist der erste Eindruck, den er bei seinem potenziellen neuen Arbeitgeber hinterlässt.

■ Informationsaustausch, kein Small Talk!

Beweisen Sie Effizienz. Beschränken Sie sich am Telefon auf das Wichtigste.

Bei telefonischen Terminabsprachen besteht das Hauptziel darin, den Termin für das Vorstellungsgespräch festzulegen, den Ablauf und die Gesprächspartner zu erfragen und eventuell noch kurz zu klären, welche Unterlagen mitgebracht werden sollen. In der Regel hat der Unternehmensvertreter am Ende der Leitung wenig Zeit und will sich auf den Austausch dieser wichtigsten Daten beschränken. Deshalb ist ein ausführlicher Small Talk in dieser Telefonsituation meist nicht angebracht. Es sei denn, der Unternehmensvertreter gibt das deutliche Signal zum lockeren Gespräch. Generell passt sich der Bewerber – was den Austausch von Informationen anbelangt – am besten an den Gesprächspartner an. Auch detaillierte Fragen zur Position und zu den Aufgabeninhalten gehören nicht zu diesem ersten Telefonkontakt. Dafür ist im eigentlichen Vorstellungsgespräch ausreichend Raum.

Stellen Sie nicht gleich beim ersten Telefongespräch Fragen zum Geld.

Ob die Frage nach der Erstattung der Reisekosten gestellt wird, sollte vorher gut überlegt sein. Wenn der Weg zum Vorstellungsgespräch nicht zu weit und nicht mit hohen Flug- oder Bahnreisekosten verbunden ist, wird besser auf diese Frage verzichtet. Wer gleich beim ersten Kontakt finanzielle Forderungen an das neue Unternehmen stellt, könnte seinen ersten Eindruck sonst gleich erheblich trüben.

Beispiel für eine Terminbestätigung per Telefon:

»Guten Tag, ich bin Leonie Weber. Es geht um meine Bewerbung als Assistentin des Bereichsleiters Controlling. Herzlichen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich möchte den Termin mündlich bestätigen: Ich komme gerne am Montag, den 05.07. um 14:00 Uhr zu Ihnen in die Sandstraße. Wie wird der Termin ablaufen? Mit wem genau werde ich sprechen? Möchten Sie, dass ich noch zusätzlich Unterlagen mitbringe, die für das Gespräch wichtig sind? … Vielen Dank, ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen.«

■ Termin verschieben

Termin nur im äußersten Notfall verschieben.

Generell gilt: Der vom Unternehmen angebotene Termin sollte unbedingt vom Bewerber akzeptiert werden. Denn bereits bei der Terminabsprache beweist er damit, dass er flexibel ist und ein starkes Interesse hat, künftig für dieses Unternehmen zu arbeiten. Eine Bitte um Verschiebung, vor allem nachträglich, ist deshalb nur im Notfall erlaubt, zum Beispiel wenn der Bewerber schwerer erkrankt.

■ Nachvollziehbare Gründe nennen

Vorsicht: Eine Absage wegen Krankheit kann negativ auf Ihr Image abfärben.

Aber auch eine Absage wegen Krankheit kann unter Umständen einen Nachteil bedeuten. Hier kommt es auf die Art der Erkrankung und auf das Verständnis des Personalverantwortlichen an. Wenn der Termin glaubhaft wegen einer fieberhaften Grippeerkrankung verschoben wird, liegt das bei den meisten Unternehmen sicher noch im Toleranzbereich. Sagt der Bewerber ab, weil er wieder einmal einen Hexenschuss hat, läuft er Gefahr, dass mit dieser Aussage auf eine generell angeschlagene gesundheitliche Konstitution geschlossen wird.

Zeigen Sie, wie wichtig Ihnen der Vorstellungstermin ist: Opfern Sie einen Urlaubstag!

Arzttermine, kein Babysitter für das Kind oder bereits gekaufte Konzertkarten für den Lieblingssänger sind keine akzeptablen Gründe, um ein Bewerbungsgespräch zu verschieben. Hier zählt der potenzielle Arbeitgeber auf die Organisationsfähigkeiten des Kandidaten, die schließlich auch in den meisten Berufen ein Qualifikationsmerkmal sind, und darauf, dass der Bewerber auf ein Privatvergnügen wie einen Konzertbesuch auch einmal zugunsten seines Berufes verzichten kann.

Wer in der Bewerbungsphase noch Vollzeit tätig ist, sollte für das Vorstellungsgespräch einen Urlaubstag nehmen. Diese Opferbereitschaft für den begehrten Job erwartet das künftige Unternehmen mit Selbstverständlichkeit.

■ Überzeugend argumentieren

Nur wirklich triftige und glaubhafte Verschiebungsgründe angeben.

Sicher gibt es Situationen, die den Bewerber dazu zwingen, eine Bitte um Terminverschiebung vorzubringen. Zum Beispiel, weil er für das Unternehmen, für das er derzeit noch tätig ist, eine seit Langem geplante Geschäftsreise antreten muss oder weil er sein Team bei einer entscheidenden Kundenpräsentation nicht im Stich lassen kann.

In diesen Fällen kommt es auf die Präsentation und die Argumentation an. Mit anderen Worten: Problematisch ist in aller Regel nicht die Bitte um einen anderen Termin, sondern die Art und Weise, wie Sie sie vortragen. Wenn der Bewerber darlegt, dass er sich für das Team, seine Kollegen und für seine Aufgaben im jetzigen Unternehmen bis zum letzten Arbeitstag verantwortlich fühlt, wird ihm das beim neuen Arbeitgeber sicher nicht zum Nachteil gereichen. Eine kleine Nuance aber kann schon vieles ändern: Wenn der Eindruck entsteht, dass Ihre Bewerbung aus welchen Gründen auch immer nur halbherzig ist, und Sie einen Arbeitsplatzwechsel nicht ernsthaft erwägen. Um dem vorzubeugen, sollten Sie auch zum Ausdruck bringen, dass Sie zwar eine Terminverschiebung bevorzugen, darauf aber nicht bestehen würden, falls sie für das einladende Unternehmen nur mit größeren Schwierigkeiten zu bewerkstelligen wäre. Wie auch immer Sie sich entscheiden, und wie immer Sie Ihren Wunsch nach Terminverschiebung vortragen: Letztendlich kommt es also darauf an, wie glaubhaft und triftig die vorgebrachten Gründe sind.

■ Termin absagen

Auch das kommt vor: Der Bewerber entschließt sich, das Vorstellungsgespräch nicht wahrzunehmen, sei es, weil er Bedenken bekommen hat, ob das Unternehmen beziehungsweise die Aufgabe tatsächlich passend für ihn sind, sei es, weil er bereits bei einem anderen Unternehmen einen Arbeitsvertrag unterschrieben, oder vielleicht auch, weil ihm sein derzeitiger Arbeitgeber überraschend neue Perspektiven eröffnet hat.

■ Vielleicht eine Investition in die Zukunft: die stilsichere Absage

Halten Sie sich alle Optionen offen: Lassen Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht unbeantwortet.

Auch wenn das einladende Unternehmen nicht mehr im Zentrum des Interesses steht, macht es einen sehr schlechten Eindruck, auf eine Termineinladung überhaupt nicht zu reagieren. Häufig bewegt man sich beruflich über Jahre hinweg in der gleichen Branche und die Wahrscheinlichkeit, einer Person ein zweites Mal zu begegnen oder erneut in Kontakt mit dem betreffenden Unternehmen zu kommen, ist nicht gering. Bewerber, die auf eine Einladung nicht reagiert haben, oder die gar einen zugesagten Termin kommentarlos nicht wahrnehmen, bleiben lange Zeit in unangenehmer Erinnerung.

Dabei ist für den Bewerber selbst die Möglichkeit, auf das Unternehmen zweiter Wahl im Bedarfsfall zurückgreifen zu können, nicht von der Hand zu weisen. Es ist ja durchaus möglich, dass der Bewerber die bevorstehende Probezeit in der neuen Position nicht übersteht. Dann ist es immer von Vorteil, den ursprünglichen Kontakt wieder aufleben zu lassen. Und das funktioniert nur, wenn diese Option nicht durch stilloses Verhalten voreilig zerstört wurde.

Wenn Sie absagen: Schreiben Sie eine höfliche Begründung.

Sicher, die schriftlichen Absagen von Unternehmen an Bewerber sind nicht immer schmeichelhaft und einfühlsam. Trotzdem ist es – aus den oben erwähnten Gründen – nicht empfehlenswert, sich eine kleine Rache zu gönnen und die Absage von oben herab zu formulieren, nach dem Motto: »Ich bin so begehrt, ich brauche euch nicht!« Professionalität und gutes Networking spiegeln sich auch in einer Absage an ein Unternehmen wider und zahlen sich womöglich mittel- und langfristig aus, weil der Bewerber dafür sorgt, dass er in guter Erinnerung bleibt.

■ Plausible Begründungen nennen

Deshalb heißt die grundsätzliche Regel beim Absagen: Nie ohne Begründung! Dabei ist allerdings die eine oder andere Notlüge erlaubt. Kaum ein Personalchef will die volle Wahrheit hören: »Ich habe mich für ein anderes Unternehmen entschieden, weil es ein besseres Image hat, ein höheres Gehalt bezahlt und bessere Aufstiegschancen verspricht.« Denn damit wird nicht nur das verschmähte Unternehmen abgewertet, sondern indirekt alle Mitarbeiter, die dort arbeiten, und damit auch der Ansprechpartner im Bewerbungsprozess.

Notlüge erlaubt: Nennen Sie nur akzeptable Gründe für Ihre Absage.

Am geschicktesten und höflichsten ist deshalb die Argumentation mit dem Zeitfaktor: »Ein anderes Unternehmen hat sich in der Zwischenzeit für mich entschieden.« Die Personalverantwortlichen wissen, dass die meisten Jobsuchenden mehrere Bewerbungen parallel abschicken und dass sie im Rennen um die besten Bewerber auch verlieren können. Trotzdem hören sie lieber, dass der Ablehnungsgrund das Timing war und nicht die Qualität des Unternehmens.

Familiäre Gründe eignen sich gut für eine Absage.

Weitere gute Gründe für eine Absage können nachvollziehbare familiäre Gründe sein, zum Beispiel:

Der Bewerber

■ bevorzugt ein Unternehmen in einer anderen Stadt, weil dort sein Lebenspartner lebt;

■ wählt das Unternehmen mit dem kürzeren täglichen Anfahrtsweg, damit er mehr Zeit mit seiner Familie verbringen kann;

■ sagt dem anderen Unternehmen zu, weil es einen zusätzlichen Homeoffice-Arbeitsplatz anbietet, was ihm ermöglicht, seinen Partner bei der Kinderbetreuung zu unterstützen.

■ Das geeignete Medium

Warten Sie nicht zu lange: Sagen Sie unverzüglich ab.

Der Kommunikationsweg, den das Unternehmen bisher mit dem Bewerber gewählt hat, eignet sich auch für die Absage. Bestand bereits Telefonkontakt, empfiehlt sich das Medium Telefon auch für eine höfliche Absage mit Begründung, damit das Unternehmen schnell neu disponieren kann.

Ansonsten verschickt der Bewerber seine Absage unverzüglich per E-Mail. Unabhängig vom Kommunikationsweg und unabhängig davon, ob Sie mündlich oder schriftlich absagen: ein Ausdruck des Bedauerns und ein Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch gehören unbedingt dazu. Vergleichen Sie dazu den folgenden Mustertext einer Absage:

■ Muster Absage

■ Der Personalfragebogen

Einige Unternehmen schicken mit der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch gleich einen Personalfragebogen mit. Für den Bewerber bedeutet dies, den Bogen sorgfältig und wahrheitsgemäß auszufüllen. Wahrheitswidrige Angaben können bei späterer Anstellung zur Anfechtung des Arbeitsvertrages wegen Irrtum oder arglistiger Täuschung führen (vgl. Kapitel Rechtliche Aspekte im Vorstellungsgespräch).

Der Personalfragebogen wird dem potenziellen Arbeitgeber in der Regel nicht vorab per Post zugestellt, sondern zum Vorstellungsgespräch mitgebracht.