So geht Korrespondenz
Das Beste für Ihre E-Mails und Briefe
«Wer es allen recht machen will, macht es keinem recht, am wenigsten sich selbst.»
Dieser Satz passt sehr gut zu dem, wie der Dialog in E-Mails und Briefen noch heute verstanden wird. Auf welche Weise? Und welche Erwartungen sollen erfüllt werden?
Dieses Buch beantwortet wichtige Fragen zum schriftlichen Gespräch, die mir in den vielen Jahren meiner Beratungstätigkeit begegnet sind.
Es ist alles da, was Sie für Ihre E-Mails und Briefe brauchen. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Impulse und Ideen zu erkennen, welche beim Aufbau der passenden Korrespondenzkultur helfen.
Angelika Ramer
1. Auflage 2016
ISBN Buchausgabe: 978-3-286-51195-8
ISBN ePub: 978-3-286-11728-0
ISBN Mobipocket: 978-3-286-11729-7
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Der Titel, liebe Leserin, lieber Leser, ist natürlich gewagt, denn der Dialog in E-Mails und Briefen folgt keinem starren Regelwerk – er ist ein Spiel zwischen Menschlichkeit und Professionalität. Ganz zu Beginn meiner Arbeit in Unternehmen und Organisationen achtete ich auf «richtig» oder «falsch». Das war auch die Denkweise vieler meiner Kundinnen und Kunden. Es geht um mehr, viel mehr! Es geht um die gute Verbindung zwischen Menschen. Korrespondieren ohne Kontakt ist mühselig.
Im Seminar und in der Beratung erlebe ich viele berührende und bewegende Momente. Menschen und ihre Stimmungen verändern sich, wenn sie an ihren Texten arbeiten und einfach einmal darauf achten, wie sie in Worten und Zeilen zu ihrer Gesprächspartnerin sprechen. Wir sind heute mit Informationsflut und oft mit zu wenig Qualität konfrontiert. Deshalb zählt das gewisse Etwas zwischen Anrede und Gruss. Menschen lesen auch zwischen den Zeilen – das ist der Zauber der Korrespondenz.
Korrespondenz ist auch erfolgreich, wenn sie ein wenig ungenau ist. Das zeigt sich wunderbar bei männlich und weiblich. Entspannt den Damen und den Herren gleichermassen gerecht zu werden, ist ganz schön knifflig. Ich wage die Ungenauigkeit und wechsle ab, indem ich über den «Chef», meine «Kundin» oder vom «Leser» spreche.
Ich liebe die Korrespondenz und danke allen Menschen, die mit mir zusammen auf die Reise, auf die Suche nach dem Zauber gehen. Grosse und kleine Unternehmen oder Organisationen schenken mir ihr Vertrauen und tauchen ein in ihre Werte und Visionen. Das Ziel ist eine Korrespondenz, die sehr viel Gutes kann.
Angelika Ramer, Herbst 2015
Mehr Wert und Zeit,
weniger Gewohnheit und Effizienz
Das Beste für Ihre E-Mails und Briefe
1. Mensch vor Standard
2. Authentisch vor Worthülse
3. Selbstbewusstsein vor Ängstlichkeit
4. Spannung vor Langeweile
Wertvolle E-Mails und Briefe
Das etwas andere Glossar
Stichwortverzeichnis
«Das gibt aber ganz schön viel Arbeit», sagen meine Kundinnen und Kunden oft nach einer Beratung für ihre Korrespondenzkultur. Stimmt! Wertvolle E-Mails und Briefe brauchen ein wenig Zeit, damit sie passen, wertvoll und erfolgreich sind. Die Effizienz darf nicht immer siegen, ebenso wenig die Gewohnheit, die sich in immer gleichen Sätzen und Wendungen zeigt.
Die folgenden Aussagen höre ich häufig in meinem Beratungsalltag. Die kurzen Hinweise dazu helfen, die persönliche Haltung zur Korrespondenz zu betrachten und zu überdenken.
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Häufige Aussagen |
Neue Ansichten |
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Korrespondenz muss trendy und um jeden Preis modern sein! |
Das schriftliche Gespräch braucht kein Marketing, es braucht verständliche Botschaften und angemessene Dialoge. Jedes Unternehmen ist anders. Auch Schreibende und Leser sind verschieden. |
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Auf die Floskeln folgt der kurze Stil ohne Schnörkel! |
Menschen brauchen beides: angenehm und leicht lesbare Information sowie ein wenig Smalltalk im richtigen Moment. |
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Neue Muster ersetzen die alte Korrespondenz! |
Und was machen wir, nachdem die neuen Muster unendliche Male heruntergeladen und verschickt wurden? Grosse Unternehmen brauchen Textbausteine, die zu ihnen passen und ihre Identität im besten Licht zeigen. Wenn die Sprache stimmt, dann sind auch Kundinnen und Kunden zufrieden. |
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Besonders ältere Kunden erwarten Floskeln! |
Gute Korrespondenz ist flexibel, und aufmerksame Autorinnen passen sich dem Stil des Schreibpartners etwas an. Auch ältere Menschen lesen gerne gute Texte. Niemand braucht erschöpften Standard. |
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Wir sind auch mit durchschnittlichen E-Mails und Briefen erfolgreich. |
Die Entwicklung der Korrespondenz ist ein luxuriöses Anliegen, weil tatsächlich viele Unternehmen trotz schlechter Kommunikation gut im Markt aufgestellt sind. Mit dem Einbezug dessen, was ein Unternehmen ausmacht und wofür es steht, wird Kommunikation stimmig und einzigartig. Da uns heute die Informationsflut mit ihren Oberflächlichkeiten quält, sind Qualität und Identität ein wichtiges Anliegen geworden. Eine passende Sprache bringt Menschen immer wieder zusammen. |
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Stil ist Geschmackssache. |
Und doch gibt es ein paar Grundregeln, die man kennen sollte. Sie sind das Basisrezept für gute Texte, z. B.
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Ein paar Beispiele:
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Besser nicht |
Besser so |
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Um das Angebot Ihren Vorgaben anpassen zu können, bitten wir Sie um ein Telefongespräch. |
Wir möchten das Angebot Ihren Vorgaben anpassen und brauchen dazu noch einige Informationen. Wann kann ich Sie telefonisch erreichen? |
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Um die Abrechnung vornehmen zu können, bitten wir Sie, uns die Daten mitzuteilen. |
Bitte teilen Sie uns die Daten mit, damit wir die Abrechnung vornehmen können – vielen Dank. |
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Wir bitten Sie, die Planung möglichst schnell vorzunehmen. |
Bitte nehmen Sie die Planung möglichst schnell vor, danke. |
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Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Tagung durchführen werden. |
Diese Nachricht freut uns sehr: Wir führen die Tagung durch. |
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Wir teilen Ihnen mit, dass das Gespräch stattfinden wird. |
Das Gespräch findet in Zürich statt. |
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Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass die Korrektur bis … ausgeführt sein muss. |
Die korrigierte Fassung erwarten wir bis … |
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Es ist damit zu rechnen, dass wir zu spät sind. |
Wir rechnen mit einer Verspätung. |
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Es wird veranlasst, dass Sie einen Parkplatz zur Verfügung haben. |
Wir reservieren einen Parkplatz für Sie. |
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Es würde uns freuen, Sie bei uns begrüssen zu dürfen. |
Gerne sind wir Ihre Gastgeber. Wir freuen uns auf Sie. Dürfen wir Sie schon bald bei uns begrüssen? |
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Die Agenda wird durch Herrn … aktualisiert. |
Herr … aktualisiert die Agenda. |
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Durch die Teamleiter erfahren Sie alle Details. |
Die Details erfahren Sie von unseren Teamleitern. Die Teamleiter informieren über die Details. |
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Die Verpflegung wird durch die Firma … gesponsert. |
Die Firma … sponsert die Verpflegung. |
Korrespondenz braucht Vielfalt, Farbe, Mensch und Leben. Zu den hier vorgestellten häufigen Aussagen stellen sich neue Ansichten. Sie laden zum Nachdenken ein. Und wozu der ganze Aufwand? Weil es sich lohnt, persönlich, frisch und wertvoll zu korrespondieren. Auch das ist effizient.
Dieses Kapitel beantwortet die wichtigsten Fragen zur Korrespondenz. Die «Besser-nicht»- und «Besser-so»-Kästchen fassen zusammen und stellen Tipps vor.
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