Praxiswissen BWL - Selbstmanagement, Kommunikation, Motivation & Co.
von Fritz Schulte zur Surlage
© 2017 Fritz Schulte zur Surlage
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Autor: Fritz Schulte zur Surlage
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Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beide Geschlechter.
Dieser Best Practice Ratgeber ist eine Bündelung von erprobtem betriebswirtschaftlichem Praxiswissen mit dem primären Themenschwerpunkt des optimierten smarten und hochagilen kaufmännischen Arbeitens, des Selbstmanagements und des Erfolgsfaktors Zeitmanagements. Thematisch angereichert werden die Kapitel durch die Bereiche Kommunikation und Motivation.
Zusätzlich beschäftigt sich der Autor auch intensiv mit der Themenbetrachtung des optimierten smarten Arbeitens in spezieller Verbindung mit dem nebenberuflichen privaten Leben, was dafür sorgen soll, dass ein agiler Mitarbeiter bzw. eine Nachwuchsführungskraft zwar leistungsgewillt und umsetzungsstark in seinen Tätigkeiten ist, aber dennoch für ein langfristiges Ausgleichsverhältnis zwischen Ernährung, Sport, Bewegung und dem zusätzlichen Fokus auf den eigentlichen Job sorgen kann bzw. wird. Dies hilft dabei, ein langfristiges Ziel erfolgreich und gesund erreichen zu können, denn niemand strebt es an, bereits mit 40 oder 50 Jahren völlig ausgebrannt haltlos im „Burnout“ zu enden. Eine gute und echte Balance, die sogenannte Work-Life-Balance.
Der Ratgeber spricht sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer an, denn die betriebswirtschaftlichen Themeninhalte stoßen allgemein auf ein sehr breites Interesse. Das Besondere an diesem Fachbuch ist die Mischung aus den praxisnahen persönlichen und auch fachlichen Tipps, welche sowohl dem einzelnen Mitarbeiter, aber auch der Firma selbst hochagile extrinsische Impulse liefern.
Wie kann man also mit harter Arbeit erfolgreich, zufrieden und erfüllt sein? Wie kann man seine Arbeitszeit und Freizeit in ein gesundes und nachhaltiges Verhältnis bringen? Wie kann man ein erstrebenswertes Selbstmanagement betreiben und welche Methoden gibt es? Wie kann man seine Arbeitszeit perfekt nutzen und Zeitmanagement in sein Wirken integrieren?
Vielleicht sind genau diese Fragen nicht mit einem einfachen Satz zu beantworten, sondern sollten Schicht für Schicht hinterfragt und strukturiert beantwortet werden.
Fangen wir mit einer einfacheren Frage an:
Wie hat man also Erfolg im Leben?
In Kurzform gedacht sollte man zur richtigen Zeit, mit der richtigen Idee, mit dem richtigen Engagement am richtigen Ort sein und, wenn die Zeit reif ist, auch schnell und unternehmerisch handeln bzw. agieren. Zusätzlich sollte man immer gewillt sein, bei kleineren Rückschlägen wieder sehr schnell aufzustehen, bei Erfolgen Dankbarkeit zu zeigen, Freude am Erfolg zu haben, aber sich dennoch nicht langfristig darauf auszuruhen. Wer sich zu lange auf Erfolge ausruht, wird sich kurz- bis mittelfristig nicht weiterentwickeln, sondern spürbaren Rückschritt im Leben erfahren.
In Fällen von Rückschlägen empfehlen wir, die richtigen Gedanken im Kopf zu fokussieren. Dies soll nicht bedeuten, dass man nicht über die Ursachen von kleinen Misserfolgen nachdenken soll, jedoch bringt es Ihnen nichts, wenn Sie sich innerlich selbst „heruntermachen“ und den Fokus weiter auf neue Negativität richten.
Folgen Sie in solchen Fällen dem bekannten Zitat:
„If Plan ‚A‘ didn‘t work the Alphabet has 25 more letters. Stay cool!“
Wir haben im Rahmen unserer Buchprojekte mit sehr vielen Menschen, Führungspersonen, Nachwuchsführungskandidaten und auch Unternehmern gesprochen. Ein Teil der Dialoge war auch stets jener, dass wir gerne erfahren wollten, was diesen Menschen wirklich wichtig ist und wofür sie bereit sind, sehr viel Energie zu investieren, um genau diese Erfüllungsbausteine erreichen zu können. Natürlich waren auch hierbei unterschiedliche Bausteine enthalten, doch 10 wichtige Facetten fanden wir direkt oder indirekt stetig wieder.
Erfüllungsbausteine und Wünsche von Menschen mit sehr hohen intrinsischen Antriebsmöglichkeiten:
GUTES LEBEN HABEN
SICH UND ANDERE LIEBEN
LACHEN UND FREUDE EMPFINDEN
KRAFT UND ENERGIE HABEN
ZAUBER UND INSPIRATION IM LEBEN SPÜREN
ERFOLGREICH SEIN, MATERIELLE ABSICHERUNG
GLÜCKLICH UND ERFÜLLT SEIN
EHRLICH UND AUTHENTISCH SEIN
BEWEGLICH, GESUND UND FREI SEIN
INNERLICHE ZUFRIEDENHEIT NACHHALTIG ERZIELEN
Finden auch Sie sich in diesen Bausteinen und Wünschen wieder? Ich denke, dass dies relativ normal ist, denn es sind einfache elementare Wünsche, die ihre begründete Daseinsberechtigung haben sollten.
In der heutigen Zeit kennt fast jeder Mensch ein elementares Problem: Der Tag hat nur 24 Stunden und an manchen Tagen könnte man auch 30 Stunden Zeit gebrauchen, um allen Facetten gerecht werden zu können.
Leistungsfacetten wie Routinearbeiten im Büro, Teammeetings, Projektsteuerungen, Zeit mit Freunden und Familie, aktive Gestaltung von Hobbys, Regeneration und Erholung usw.
Betrachten wir somit die Faktoren Selbstmanagement, Zeitmanagement und die angestrebte Strukturoptimierung:
Sich selbst zu managen bzw. zu hinterfragen, ist nicht immer sonderlich leicht. Der Arbeitsstil, die Struktur der Arbeit, die Organisation des Arbeitstages, die Zeitplanungen u.v.m. müssen selbstkritisch durchleuchtet werden.
Was bedeutet Selbstmanagement?
Es bedeutet in Kurzform, dass man sein berufliches Leben aktiv steuert und plant. Hierbei werden folgende Stellschrauben gezielt betrachtet:
Stellschraube der Zielsetzungen (Bereichs- und Unternehmensziele)
Stellschraube der Motivation (Eigenmotivation und Fremdmotivation)
Stellschraube der Organisation (Strukturplanung und Priorisierung)
Stellschraube der Zeitplanung (Gewichtung und Priorisierung)
Stellschraube der allgemeinen Planung (Aufgabenverteilung etc.)
Elementarer Leitsatz:
Wer sich bereits morgens am Tag sammelt und strukturiert, sich selbstkritisch hinterfragt und gut organisiert, seine täglichen Aufgaben im Fokus hat und priorisieren kann, der hat ausreichend Energiepuffer, um entspannt und ausgeglichen eine Balance zwischen Privat- und Arbeitsleben zu finden. Dass natürlich eine gute intrinsische Motivation der zusätzliche Antrieb eines jeden Erfolgsmotors ist, sollte sich von alleine verstehen. Souveränität ist für einen erfolgreichen Weg ebenso unerlässlich, hierzu gehören auch eine gute Überzeugungskraft und erprobte Kommunikation, die andere Menschen inhaltlich und emotional erreicht. Blender und Vielredner sind in der Regel nicht beliebt, jedoch spricht nichts gegen einen menschlichen und versierten Vorgesetzten, der es versteht, nicht nur fachlich, sondern auch allgemein kommunikativ zu überzeugen. Dies alles schafft Vertrauen und Akzeptanz im Team und kann final auch dazu führen, dass gesetzte Meilensteine und Ziele erreicht werden können.
Erprobte Strategien und Umsetzungsmethoden von Selbstmanagement:
Beispielhaft könnte man folgende Methoden probieren und anschließend in das jeweilige Tagesgeschäft integrieren:
ABC PRINZIP / METHODE
Hierbei werden Aufgaben priorisiert und nach einem Priorisierungsmuster eingruppiert.
Z.B. wie folgt:
A-Aufgaben (sehr wichtig)
B-Aufgaben (mittelmäßig wichtig)
C-Aufgaben (zeitlich unkritisch)
EISENHOWER PRINZIP / METHODE
Hierbei werden Aufgaben betrachtet und anschließend ebenfalls nach Mustern gruppiert.
Z.B. wie folgt:
Ist eine Aufgabe wichtig oder eher unwichtig?
Ist eine Aufgabe eilig oder eher nicht sehr eilig?
Ist eine Aufgabe selbst zu erledigen oder kann diese delegiert werden?
Ist eine Aufgabe zeitlich zu planen oder kann diese bereits nach kurzer Umsetzung erledigt werden?
ALPEN PRINZIP / METHODE
Hierbei geht man nach folgender Roadmap vor:
Wir notieren alle Aufgaben, die zu erledigen sind.
Wir schätzen einen objektiven Zeitaufwand für die Umsetzung.
Wir planen einen zusätzlichen Zeitpuffer für Verschiebungen mit ein.
Wir sorgen für eine sinnvolle Priorisierung der gesamten Aufgaben.
Wir sorgen nach der Erledigung für eine verbindliche Nachkontrolle.
Schlussanmerkung zu den Methoden:
Natürlich gibt es auch noch viele weitere Methoden, jedoch sind aus Sicht des Autors o.g. Methoden sehr in der Praxis bzw. im Arbeitsalltag zu empfehlen. Um die Methoden erfolgreich in Ihren jeweiligen Aufgaben- und Arbeitsbereich integrieren zu können, empfehlen wir, darauf zu achten, dass folgende Punkte zwingend Berücksichtigung finden:
Wir notieren wichtige Punkte, Aufgaben und Meilensteine.
Wir wählen unsere Programme und Systeme gezielt aus und kennen die Fähigkeiten dieser digitalen Helfer.
Wir planen Aufgaben gezielt, damit diese schnell und effizient umsetzbar sind.
Wir terminieren Aufgaben und planen zeitliche Reservepuffer ein, um nicht die Gesamtplanung bei einzelnen Verzögerungen zeitlich zu gefährden.
Wir arbeiten mit Aufgabenlisten.
Wir wissen, was nicht von uns selbst zu erledigen ist und problemlos delegiert werden kann.
Wir arbeiten weitgehend innovativ und auch wenn möglich intuitiv. Somit vermeiden wir unnötigen Hang zur Bürokratie.
Wir planen regelmäßige Regenerationsphasen und Pausen ein.
Häufig unterschätzt ist leider bei erfolgreichen Projekten und komplexen Aufgaben das umsetzende bzw. ausführende Team. Natürlich nehmen auch zahlreiche Führungspersönlichkeiten wahr, dass es viele helfende Hände für eine perfekte Umsetzung gibt, doch wird bei Zeitdruck und im Trubel häufig vergessen, die Teammotivation im Blick zu behalten.
Oftmals reichen kleine Impulse, um die Stimmung zu verbessern und die Gruppendynamik und Motivation im Team zu optimieren. Gefangen in einer häufig täglichen Arbeits- und Aufgabenroutine gehen anteilig Ziele verloren und geraten aus dem Fokus. Zeigen Sie Ihren Teammitgliedern und/oder Mitarbeitern, dass es sich lohnt, für ein gemeinsames Ziel zu kämpfen und liefern Sie die nötigen Perspektiven.
Aus kleinen Misserfolgen kann das Team lernen und bereits erlebte und erlangte Teamerfolge sollten gerade in diesen Phasen in das Bewusstsein zurückgebracht werden. Bezogen auf die angestrebten Gesamtziele empfiehlt sich häufig eine Unterteilung in kurze, mittlere und langfristige Unternehmens- und Projektziele.
Umsetzbarkeit und Anregungen zum Thema Zeitmanagement:
Zeitmanagement ist für manche Menschen ein Wort, welches ein Lächeln bereitet und bei anderen Menschen sorgt es nur für ein ablehnendes Kopfschütteln. Die negative Haltung zur Kontrolle und Steuerung von Arbeits- und Lebenszeit kommt häufig dadurch, dass manche Betrachter der Meinung sind, ein Tag hätte 24 Stunden und dies ändere sich nicht, nur weil man sich mehr mit der Planung und Aufteilung von Zeit beschäftigt. Doch liegt hier ein Denkfehler vor, denn das Zeitmanagement schafft selbstredend nicht mehr Stunden pro Tag, sondern sorgt für eine gute Transparenz. Eine Transparenz, die aufzeigt, für welche Aufgaben man welchen Zeitbedarf für die finale Umsetzung benötigt und ab wann Folgeaufgaben begonnen und umgesetzt werden können. Dies sorgt für eine höhere Planbarkeit und Verbindlichkeit, schafft zusätzlich Zeitpuffer für Regenerations- und Erholungsphasen und ist ein wesentlicher Baustein für eine verbindliche und souveräne Handlungsweise in der Arbeitswelt.
Checkliste für erfolgreiches Zeitmanagement:
Sie planen Aufgaben in Zeitfenstern mit Pufferzeiten und priorisieren.
Sie planen ausreichend Ruhe- und Regenerationsphasen in den Tag ein.
Sie entwickeln einen eigenen Planungs- und Arbeitsrhythmus, der zu ihrer Persönlichkeit und Tätigkeit passt.
Sie planen die Aufgabenzeitfenster dual mit konkreten zu erreichenden Zielen.
Sie delegieren Aufgaben, die Sie nicht zwingend selbst erledigen müssen.
Sie haben Experten, Menschen mit Fachwissen in Ihrem Netzwerk und nutzen diese Gruppen für Tipps und Anregungen.
Sie verschlanken Arbeitsschritte, wenn dies möglich ist und das Endergebnis der jeweiligen Aufgabe nicht signifikant verändert wird.
Sie denken smart und leben diesen Gedanken in Ihrem persönlichen Wirken.
Sie verbinden mehrere Aufgaben, wenn sich diese Tätigkeiten bündeln lassen.
Sie terminieren wichtige Aufgaben nur in dem Zeitfenster Ihrer persönlichen tagesbezogenen höchsten Agilität (vormittags, nachmittags oder am Abend, je nach Lebensrhythmus).
Sie schieben wichtige Aufgaben nicht weiter und weiter, sondern erledigen diese umgehend.
Sie bilden Arbeits- und Aufgabenpakete und zerlegen ein sehr großes Paket anschließend wieder in mehrere kleine Teilschritte. Alle Teilschritte werden nach Vollendung verbindlich kontrolliert.
Sie kennen Ihre persönlichen Ziele (kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele).
Sie kennen Ihre fachbezogenen Ziele (kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele).
Selbstmanagement und Zeitmanagement sind unterschiedliche Dinge.
Dennoch sollte man beides betrachten und an beiden Punkten arbeiten, wenn man mittelfristig erfolgreich sein möchte und mehrere Lebensfacetten (Privatleben, Freunde, Hobbys, Einkommen, Arbeitsleben, Arbeitserfolge etc.) ebenso erfolgreich in das eigene Leben ziehen möchte.
In Kurzform erklärt: