Klaus Leopold
Siegfried Kaltenecker

Kanban in der IT

Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen

3., überarbeitete Auflage

Nicht nur in der IT stellt man sich als Führungskraft immer wieder die Frage: „Wie organisiere ich mein Team/meinen Bereich/mein Unternehmen, um die Arbeit effizienter zu gestalten?“ In den Zeiten der kurzen Zyklen und angesichts stets steigender Erwartungshaltungen seitens der Märkte sind Agilität und kontinuierliche Verbesserung gefragt. In der IT-Abteilung von STUTE Logistics hatten wir ITIL eingeführt, Prozesse definiert, KPIs aufgebaut und Regelmeetings definiert, aber der erhoffte Schub an Motivation, Effizienz und Agilität ist damals ausgeblieben.

Auf der Suche nach einer effizienteren Arbeits- und Organisationsmethodik bin ich auf Kanban gestoßen und damit auch sehr schnell auf dieses Buch. Voller Spannung habe ich es gelesen und festgestellt, dass ich viele meiner Probleme und Fragestellungen mit den beschriebenen Methoden lösen konnte. Agilität, KVP, Organisation, Führung, Change Management – alles Themen, die auf jeder Unternehmensagenda stehen. Die vielen Beispiele konnte ich für meine Situation einfach und erfolgreich adaptieren. Wie wir das gemacht haben, können Sie übrigens im zweiten Buch von Klaus Leopold, „Kanban in der Praxis“, nachlesen (und unter diesem Link herunterladen http://bit.ly/2xpBnVu).

Während der Einführung und Umsetzung von Kanban, aber auch heute noch ist dieses Buch immer ein sehr wichtiger Rat- und Ideengeber. Kanban basiert auf wenigen einfachen wie genialen Grundregeln und Prinzipien, die bei konsequenter Anwendung zum gewünschten Erfolg führen. Erfolg heißt, die Kultur in einem Unternehmen nachhaltig in eine Kultur der Verbesserung zu verwandeln. Das Beste daran ist, dass ich jederzeit mit Kanban im Unternehmen starten kann, ohne das Unternehmen revolutionär umzukrempeln. Heute ist Kanban in der IT-Abteilung von STUTE Logistics eine Selbstverständlichkeit und nicht mehr wegzudenken.

Die notwendigen Werkzeuge genauso wie die praktische Anwendung der Methodik sind in diesem Buch auf sehr unterhaltende Weise beschrieben. Es ist keine trockene wissenschaftliche Abhandlung über eine Organisationstheorie, sondern ein Handbuch für den Praktiker, der für sich festgestellt hat, dass eine Organisation mit althergebrachten Methoden kein Zukunftsmodell ist. Organisationen müssen agiler werden und lernen, um in Zukunft zu bestehen.

Wir haben sehr schnell festgestellt, dass Kanban nicht nur für die IT passt, sondern auch für andere Unternehmensbereiche interessant ist. So wurde Kanban rasch auf den Bereich HR ausgerollt, weitere Bereiche sind inzwischen gefolgt. Agilität ist nicht nur etwas für die IT, sondern ein Muss für das gesamte Unternehmen. In diesem Buch finden Sie den Bauplan dafür!

Holger Rieth, IT-Leiter STUTE Logistics (AG & Co.) KG

Jetzt geht unser Buch also schon in die dritte Runde. Vieles hat sich verändert, seit Kanban in der IT 2012 erstmals publiziert wurde. Die Welt scheint sich noch schneller zu drehen – sei es im Business, in der Gesellschaft oder in den diversen agilen Communities. Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität haben uns fest im Griff und haben sich mittlerweile sogar zu einer eigenen Formel vereinigt. Um die mit der VUCA-Welt verbundenen Herausforderungen zu meistern, haben in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen auf evolutionären Change gesetzt. Kanban hat abseits der IT in anderen Unternehmensbereichen erfolgreich Fuß gefasst.

Im Zuge der damit verbundenen Kundenaufträge und inhaltlichen Diskussionen hat auch unser persönliches Denken und Handeln einen tiefgreifenden Wandel erfahren. Salopp gesprochen haben wir das Gefühl, wieder ein wenig schlauer geworden zu sein, was sich in einigen grundlegend neuen Konzepten niederschlägt: etwa dem sogenannten Flugebenen-Modell, dem Fokus auf Lean Business Agility, der Betonung von Selbstorganisation oder der Renaissance systemischer Zugänge. Zwei neue Bücher, die wir in der Zwischenzeit veröffentlicht haben, sprechen diesbezüglich im wahrsten Sinne des Wortes Bände: Kanban in der Praxis. Vom Teamfokus zur Wertschöpfung (Leopold 2016) sowie Selbstorganisierte Unternehmen. Management und Coaching in der agilen Welt (Kaltenecker 2017) stecken neue Horizonte ab.

In dieser Hinsicht steht die vorliegende dritte Auflage ganz im Zeichen der Spannung. Zum einen spiegelt sich unsere eigene Horizonterweiterung in den beiden aktuellen Fallstudien wider, die Sie am Ende des Buchs finden. Zum anderen haben wir den Hauptteil zwar aktualisiert, die Eckpfeiler jedoch unberührt gelassen. Obwohl wir uns selbst inzwischen kaum noch mit Teams beschäftigen, erscheinen uns die in diesem Buch vorgestellten Landkarten und Werkzeuge nach wie vor nützlich.

Bleibt uns also zu hoffen, dass auch Sie, wie all die Leserinnen und Leser der ersten beiden Auflagen zuvor, wertvolle Orientierungspunkte entdecken. Mögen Sie an unserer Melange Gefallen finden und damit für spannende Zeiten sorgen!

Mit herzlichen Grüßen aus Wien und aus der Welt

Klaus Leopold und Sigi Kaltenecker

Herbst 2017

Klaus Leopold, Informatiker und Kanban-Pionier, hat langjährige Erfahrung als Lean- und Kanban-Berater sowie als Trainer mit ungefähr 1000 Workshop- und Trainings-TeilnehmerInnen pro Jahr. Er berät weltweit tätige Unternehmen bei der Einführung von Lean und Kanban, den damit verbundenen Change-Prozessen und in der Optimierung ihrer Wertschöpfung. Klaus spricht regelmäßig auf renommierten internationalen Konferenzen und wurde 2014 in San Francisco mit dem Brickell Key Award für „outstanding achievement and leadership“ ausgezeichnet. Er veröffentlicht seine aktuellen Gedanken und Erlebnisse in der Welt von Lean, Kanban und Management auf seinem Blog www.LEANability.com und man kann ihm unter @klausleopold auf Twitter folgen.

Siegfried Kaltenecker ist geschäftsführender Gesellschafter der Wiener Unternehmensberatung Loop, die auf agile Veränderung spezialisiert ist. Seit über 20 Jahren ist er für die unterschiedlichsten Unternehmen als systemischer Berater, LeanAgile Trainer und Managementcoach tätig. Zudem ist er Verfasser zahlreicher Fachartikel sowie Autor der Bücher "Selbstorganisierte Teams führen" und "Selbstorganisierte Unternehmen".

Dieses Buch ist geschrieben, um Ihnen Mut zum Weiterklettern zu machen. Es berichtet von mehr oder weniger hohen Leitern, von unternehmungslustigen Kletterern und von spektakulären Aufstiegen. Allen Aufstiegen ist gemeinsam, dass sie mit einer ersten Sprosse beginnen und dann Schritt für Schritt weiterführen. Jeder dieser Schritte bedeutet eine kleine Veränderung, durch die Sie neue Erfahrung sammeln und Ihren Überblick verbessern können.

Wir denken, dass die Zen-Geschichte eine würdige Einleitung für ein Buch über Kanban ist. Schließlich geht es auch bei Kanban um eine schrittweise Veränderung. Durch klare Strukturen wird eine sukzessive Verbesserungsarbeit auf den Weg gebracht. Dieser Weg erscheint relativ leicht, viele Hilfsmittel von Kanban erinnern an einfache Leitern. Das sorgt zunehmend für Aufsehen und macht Kanban in der Softwareentwicklung immer populärer.

„Kanban rocks“, wie das einer unserer IT-Kunden begeistert auf den Punkt gebracht hat. Wie viele andere Kanban-Fans hat er dafür triftige Gründe. Kanban

• folgt einfachen Regeln,

• stützt sich auf leicht nachvollziehbare Mechaniken,

• ist mit relativ wenig Aufwand zu implementieren,

• kann in kurzer Zeit zu markanten Verbesserungen führen.

Das ist gut und soll auch so bleiben. Trotzdem ist dieses Buch nicht nur für die Kanban-Fankurve geschrieben. Es will auch kritische Aspekte und einige Fallen verdeutlichen, in die Praktiker immer wieder tappen. Um diesen Fallen zu entgehen, möchten wir ein möglichst umfassendes Bild von Kanban Change Management zeichnen. Dazu werden wir verschiedene Ausgangssituationen erkunden, relevante System- und Umweltfaktoren beleuchten und auch die persönlichen Herausforderungen für eine kontinuierliche Verbesserungsarbeit identifizieren. Schließlich geht es mit Kanban stets ums Ganze. Denn Kanban

• setzt zwar beim Team an, hat aber die gesamte Organisation im Auge,

• konzentriert sich auf technische Entwicklung und ist dabei immer auf wirtschaftliche Wertschöpfung ausgerichtet,

• will Softwareentwicklungsprozesse verbessern, braucht dafür aber die Veränderungsbereitschaft von allen, die von diesen Prozessen betroffen sind,

• ist rasch einzusetzen, erfordert jedoch tiefergehende Einsichten, damit das vorhandene Potenzial konsequent entfaltet werden kann.

Es ist relativ einfach, in Ihrem Arbeitsbereich eine Kanban-Initiative zu starten. Es ist jedoch durchaus anspruchsvoll, Ihre Initiative so fortzusetzen, dass Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen. Wie die Praxis zeigt, sorgt eine quick-fix-orientierte Kanbanisierung eines Arbeitsbereichs selten für einen nachhaltigen Kulturwandel. Um einen solchen zu bewirken, brauchen Sie professionelles Change Management.

Was uns wichtig ist

„Kanban in der IT“ möchte Ihnen alle wesentlichen Aspekte vermitteln, damit Sie das Veränderungsmanagement mit Kanban richtig verstehen und optimal einsetzen können. Dafür bieten wir Ihnen jede Menge Landkarten, Werkzeuge und vor allem Praxisfälle. Einerseits greifen wir auf unsere eigenen Erfahrungen als Kanban-Coaches und Change-Berater zurück, um Ihnen ein Lernen durch konkrete Fallbeispiele zu ermöglichen. Andererseits setzen wir diese Beispiele mit systemisch infiziertem Interesse ein. Das heißt, wir versuchen Wissenswertes über Organisationen, Kulturen, Strategien oder Emotionen aus der Systemtheorie einzuschmuggeln, ohne Ihnen dadurch den Blick auf die Praxis zu versperren. Denn was hilft die beste Theorie, wenn man hinterher unfähig ist, angemessen zu handeln?

Apropos angemessenes Handeln: Eine von Kimberley-Clark durchgeführte Studie wollte wissen, was die Leute auf eine einsame Insel mitnehmen würden. Über 50 Prozent der 1000 Befragten hielten es für besonders wichtig, Toilettenpapier mitzunehmen. Was lässt sich daraus folgern? Mit dem deutschen Betriebswirtschaftler Günter Ortmann meinen wir: „Die Leute denken praktisch.“ (Ortmann 2011, S. 133)

Auch im Veränderungsmanagement des 21. Jahrhunderts ist praktisches Denken gefragt. In diesem Buch orientiert sich das Denken an acht Grundprinzipien. Das sind einmal die von David J. Anderson propagierten Prinzipien (vgl. Anderson 2010):

1. Kanban beginnt dort, wo sich ein System gerade befindet. Es braucht keine großen Umstellungen, aufwendige Trainingsprogramme oder Prozessrevolutionen. Sie machen mit einfachen Mitteln Ihre derzeitigen Arbeitsprozesse sichtbar und sind schon zumindest eine Sprosse auf der Zen-Leiter aufgestiegen.

2. Kanban respektiert die bestehende Ordnung. Weder werden die bestehenden Prozesse per se in Frage gestellt noch die existierenden Funktionen. Respekt heißt in diesem Zusammenhang, dem Bestehenden einen Sinn zuzugestehen – und diesen Sinn gemeinsam mit allen Wertschöpfungspartnern sukzessive zu vermehren.

3. Kanban strebt inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an. Es geht um ein Schritt für Schritt und nicht um den großen Wurf. Und es geht um eine Übereinkunft mit all jenen, die von dieser Veränderungsbewegung essenziell berührt werden. Anders gesagt: Kanban braucht ein gemeinsames Arbeits- und Verbesserungsverständnis zwischen allen Stakeholdern eines bestimmten Wertschöpfungsprozesses, egal ob es sich nun um operative Teams, um Kunden, um Lieferanten, um Eigentümer oder um das Senior Management handelt.

4. Kanban benötigt Leadership auf allen Ebenen in der Organisation. Damit kontinuierliche Verbesserung funktionieren kann, müssen alle Beteiligten ihre Verbesserungsideen einbringen und auch umsetzen können. Die operativ tätigen Mitarbeiter wissen am besten, was sich in ihrer täglichen Arbeit verbessern soll – fördern wir sie, ihre Sicht mit der vom Management abzugleichen und gemeinsam den nächsten Verbesserungsschritt zu gehen.

Wir denken, dass es über diese Prinzipien hinaus ein profundes Grundverständnis braucht, wie eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung geschaffen werden kann. Hierfür sind unserer Ansicht nach folgende Wegweiser maßgeblich:

1. Kanban ist eine Veränderungsinitiative. Es geht um systemische Verbesserungen, für die nicht Einzelleistungen, sondern die Interaktionen wesentlich sind. Wertschöpfung und Arbeitsqualität steigen durch bessere Strukturen und klarere Spielregeln mit allen relevanten Kooperationspartnern.

2. Kanban geht es um die gesamte Arbeitskultur. Die Verbesserung dieser Kultur erfordert eine kritische Reflexion der eigenen Grundhaltungen, die sich in einem bestimmten Leistungs- und Kooperationsverhalten ausdrücken. Das erfordert wiederum die Bereitschaft zu einer kontinuierlichen Arbeit an der eigenen Entwicklung.

3. Kanban dreht sich um Menschen und nicht um Mechaniken. Es sind die Menschen, die eine nachhaltige Verbesserungsarbeit vorantreiben – und sie tun dies ganz wesentlich durch Emotionen: Freude, Mut, Begeisterung, aber ebenso Ärger, Enttäuschung oder Trauer. Wir empfehlen dringend, diese Emotionen zu respektieren und zu nützen – schließlich dürfen sie als Motor von Veränderung betrachtet werden.

4. Kanban ist Teamsport. Um eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung zu schaffen, brauchen Sie Verbündete. Sie brauchen Partnerinnen und Partner, die mit Ihnen neue Werte ins Leben rufen und am Leben erhalten. Sie brauchen die Unterstützung Ihres Managements, da Sie systemische Probleme sichtbar machen und auch lösen wollen. Und Sie müssen Ihre Stakeholder im Boot haben, da Sie ohne deren aktive Kooperation nicht den gewünschten Mehrwert schaffen können.

Diese Wegweiser unterstreichen die Komplexität des Veränderungsfelds, das mit Kanban gestaltet wird. Das erfordert ein Vorgehen, das dieser Komplexität gewachsen ist, und erklärt, warum es sich in der Regel nicht empfiehlt, einfach mal mit Kanban loszulegen. Damit riskieren Sie, dass es bei kurzfristigen Veränderungsschritten bleibt und das langfristige Verbesserungspotenzial nicht genutzt wird. Mit der Einleitungsgeschichte gesprochen: dass Sie spätestens nach zehn Sprossen wieder absteigen und gar nicht zum Weiterklettern kommen.

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet“, meinte eine Kollegin einmal, als es um die Unendlichkeit dieses Weiterkletterns ging. Prüfen Sie also sorgsam, bevor Sie sich auf eine solche Bindung einlassen. Klären Sie mithilfe unserer Leitfäden Ihre Ausgangssituation, bevor Sie Ihr Kanban-Abenteuer starten. Versuchen Sie herauszufinden, auf welcher Unternehmenskultur Sie aufsetzen. Und stellen Sie sich ein für Ihre persönliche Arbeitssituation maßgeschneidertes Trainingsprogramm aus den von uns angebotenen Übungen zusammen.

Für wen dieses Buch geschrieben ist

Wir möchten „Kanban in der IT“ vor allem drei Zielgruppen an Herz und Hirn legen:

• Allen, die sich grundsätzlich für Kanban interessieren: „Hey, das ist ein cooles Ding! Was genau ist das eigentlich? Und was ist Kaizen?“

• Allen, die mit dem Management von Veränderungen in der IT beschäftigt sind: „Welche Ansätze gibt es? Was sind die Besonderheiten kontinuierlicher Verbesserungsarbeit? Was könnte ich mir vom Kanban Change Management abschauen?“

• Allen, die eine Kanban-Initiative ins Auge fassen oder bereits vorantreiben: „Was gilt es zu beachten? Wie machen das andere? Was könnte ich selbst auch einmal ausprobieren?“

Unseren drei Zielgruppen entspricht die Dreiteilung des Buchs.

Im ersten Teil geht es um die Grundlagen von Kanban: Von welchen Annahmen wird ausgegangen? Wie wird das Bestehende visualisiert? Wozu dienen WIP-Limits? Was sind Serviceklassen? Wie können Sie Metriken einsetzen? Und vieles mehr. Teil 1 möchte also die prozesstechnische Basis von Kanban festigen und erläutert die dafür notwendigen Mechaniken.

Im zweiten Teil holen wir ein wenig aus, um den Kontext von Kanban Change Management zu erhellen: Welche Veränderungsoptionen gibt es überhaupt? Was wird dabei alles in Bewegung gesetzt? Welche Folgen hat das für ein Unternehmen? Und welche besonderen Chancen bietet eine von Kanban inspirierte Veränderungsarbeit? Abseits von mechanistischen Formeln und Verbesserungsautomatismen wollen wir Ihnen in Teil 2 ein zeitgemäßes Verständnis professioneller Veränderungsarbeit vermitteln. Change mag zwar in aller Munde sein – wir sind jedoch davon überzeugt, dass das Thema nachhaltige Verbesserung weder gegessen noch verdaut ist.

Im dritten Teil verbinden wir das technische System Kanban mit dem sozialen System Unternehmen und zeigen anhand ausgewählter Fallbeispiele, wie Sie eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung aufbauen können. Wie können Sie Ihre Initiative starten? Wie erkunden Sie Ihre spezifische Ausgangssituation? Wie gestalten Sie ein für Ihren Arbeitsbereich maßgeschneidertes Kanban-System? Worauf achten Sie im Betrieb? Teil 3 bietet Ihnen eine Fülle von Erfahrungswerten, wie Kanban in unterschiedlichen Situationen eingesetzt wird.

„Ob es besser wird, wenn es anders wird, weiß ich nicht“, meinte der deutsche Philosoph Lichtenberg einmal. „Dass es aber anders werden muss, wenn es besser werden soll, weiß ich.“ In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine möglichst erkenntnisreiche Lektüre. Und viel Erfolg bei der Umsetzung: Möge die Übung gelingen!