Menschen überzeugen, Konzepte Protokolle Memos eMails schreiben, Geschäftsbriefe geschickt formulieren, Content Social Media Marketing
Simone Janson (Hrsg.)
Erschienen bei Best of HR – Berufebilder.de®
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über https://dnb.dnb.de abrufbar.
ISBN der deutschen eBook-Ausgabe: 9783965960367
ISBN der englischen eBook-Ausgabe: 9783965960374
Deutsche Website des Verlags: https://berufebilder.de
Englische Website des Verlags: https://best-of-hr.com
Erfolg im Verkauf & Beruf durch gute Texte
1. Auflage, 11.05.2019
©2019 Verlag Simone Janson | Best of HR – Berufebilder.de®
Düsseldorf, Deutschland
Konzeption, Redaktion, Grafikdesign & Layout: Simone Janson
Coverdesign mit Canva
eMail: verlag@berufebilder.de
Wir machen mit unserer Stiftung die Arbeitswelt menschlicher und ökologischer, z.B. durch unser gut dokumentiertes Engagement zum Klimaschutz. Als Verlag Best of HR - Berufebilder.de® mit einzigartigem Buchkonzept und eKursen bieten wir über 20 Jahre Erfahrung im Corporate Publishing - mit Kunden wie Samsung, Otto, staatlichen Institutionen. Von der Top20-Bloggerin Simone Janson, referenziert in ARD, ZEIT, WELT, Wikipedia.
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Viele Konzept-Ersteller versenken ihr eigenes Schiff, bevor sie richtig loslegen. Ein gutes Konzept zu schreiben, ist aber mit der richtigen Technik viel einfacher, als viele denken.
Wenn man sich vom Zeitdruck befreit und alle notwendigen Informationen gesammelt hat, stehen viele Menschen vor einem dritten, unüberwindlich scheinenden Problem:
Sie müssen das Konzept strukturiert in Worte fassen. Das ist aber mit der richtigen Technik viel einfacher, als viele denken.
Hören Sie sich auch manchmal diese unendlich frustrierten Sätze sagen wie: „Ich bin nicht kreativ, ich kann das einfach nicht!“ Oder Sie beklagen Ihre fehlenden Problemlösungskompetenzen, etwa so:
„Ich bin richtig gut darin, Informationen zu recherchieren, zu verarbeiten und meine Erkenntnisse zu verarbeiten, aber mir fallen einfach keine neuen Ideen zur Lösung von Problemen ein. Irgendwie komme ich auch nur wieder auf dieselben Ideen, die schon andere vor mir hatten.“
Kreativität ist nichts, das der eine einfach so hat und der andere eben nicht hat. Jeder Mensch ist auf irgendeine Weise kreativ und hat in seinem Leben schon viele Einfälle und innovative Ideen entwickelt – oft dann, wenn er am wenigsten damit rechnet. Das meine ich ehrlich, auch wenn es ein wenig abgedroschen klingt.
Häufig besteht das Kreativsein lediglich in einer neuartigen Verknüpfung bereits vorhandenen Wissens, wenn man so will neuen synaptischen Verbindungen. Kreativsein besteht also darin, dass man Sachverhalte aus neuen Perspektiven betrachtet, ungewöhnliche Fragen stellt oder „um die Ecke“ denkt.
Die Psychologin und Unternehmensberaterin Katja Ischebeck stellt fest, dass die Fähigkeit, konzeptionell zu arbeiten vielen Berufen zur wichtigen Schlüsselkompetenz gehört und dass dennoch über 70 % aller Konzepte scheitern.
Bei ihrer Suche nach den Gründen, hat Ischebeck 10 typische Stolpersteine ausgemacht – von zu schnellen Lösungen bis zur scheinbar fehlenden Kreativität.
Genau das Thema Kreativität wollen wir uns etwas näher anschauen: Um sie zu wecken, gibt es verschiedene Methoden, mit denen Sie gezielt quer, um die Ecke oder in sonstigen schiefen Bahnen denken (Nehmen Sie letzeres bitte nicht zu wörtlich!). Und nicht nur das – der Einsatz dieser Methoden macht auch noch Spaß!
Sarah Hübinger etwa gibt in ihrem Beitrag Tipps, wie man kreative Blockaden überwindet. Zusätzlich hilft es, mit anderen Menschen gemeinsam – mit Kollegen beispielsweise – kreative Ideen zu entwickeln. Woher gute Ideen kommen, erklärt dieser Videobeitrag sehr schön. Hier finden Sie viele weitere Tipps und Anregungen zum Thema Kreativität.
Wie in vielen anderen Lebensbereichen gilt auch für die Kreativität das Gesetz der großen Zahl: Es kommt vor allem darauf an, erst einmal möglichst viele Ideen zu erzeugen, um aus ihnen dann die beste(n) und innovativste(n) herauszufiltern.
Übrigens: Druck – und sei es nur der selbsterzeugte Druck, Glanzleistungen präsentieren zu müssen – hemmt jegliche Kreativität sehr zuverlässig. Tappen Sie nicht in diese Demotivationsfalle!
Sind die guten Ideen erstmal gefunden, geht es ans Ausformulieren: „Wenn ich daran denke, dass ich einen langen Text sprachlich ausformulieren muss, dann vergeht mir jede Lust am Erarbeiten des Konzeptes. Schon in der Schule konnte ich nicht gut schreiben.“
In der Tat rührt die Angst vor dem leeren Blatt häufig von unangenehmen Erfahrungen in der Schulzeit her, die oft ein Leben lang prägend wirken. Machen Sie sich frei davon! Jeder kann schreiben, und niemand erwartet einen schriftstellerisch vollendeten, sondern lediglich einen lesbaren, brauchbaren Text von Ihnen.
Dieser Text stammt aus dem Buch "Konzepte ausarbeiten: Tools und Techniken für Pläne, Berichte, Bücher und Projekte (2004)" von Dr. Sonja U. Klug, veröffentlicht bei BusinessVillage Verlag, und wurde uns zum Abdruck überlassen.
Liebe Leserinnen und Leser,
wir freuen uns, dass Sie dieses Buch gekauft haben und wollen Sie damit bei der Suche nach Informationen und der Lösung Ihres spezifischen Problems unterstützen – so wie tausende andere Leser vor Ihnen.
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Die FAZ bescheinigt einem unserer Titel „gut umsetzbare Tipps“, auch sonst wurde unsere Arbeit von Zeitungen oder Fachmedien wie ZEIT, Süddeutsche, personalmagazin oder Personalführung positiv bewertet und Kunden wie das Presse- und Informationsamt der Deutschen Bundesregierung zeigen sich dankbar. Weitere Rezensionen sowie Informationen zu kostenlosen Rezensionsexemplaren finden Sie unter https://berufebilder.de/presse/.
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Ganz bewusst werden dabei verschiedene, unter Umständen auch widersprüchliche Sachverhalte des Themas behandelt. Dadurch wird es Ihnen als LeserIn möglich, die verschiedenen Pro- und Contra-Aspekte des Themas zu beleuchten, zu reflektieren und im Falle einer Entscheidungsfindung gegeneinander abzuwägen.
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In der Akademie von Best of HR – Berufebilder.de® finden Sie außerdem eMail-Kurse mit individueller Aufgabenstellung, persönlicher Betreuung und Zertifikat.
Der elektronische Briefkasten ist bei zahlreichen Fach- und Führungskräften chronisch überfüllt, die Anzeige „eMail-Eingang“ lenkt zigfach am Tag von der eigentlichen Arbeit ab und zudem erhält man Nachrichten, die einen weder interessieren noch einen Informationszugewinn verschaffen.
Aber natürlich ist es auch andersherum wichtig, dass Sie die Empfänger Ihrer eMails ebenfalls nicht stöhnen, wenn diese E-Post von Ihnen erhalten. Wie das geht, erfahren Sie nun.
Fragen Sie sich, ob der Empfänger Ihre eMail wirklich benötigt. Ob es tatsächlich erforderlich ist, eine eMail zu versenden oder nicht, kann man ganz einfach mit der sogenannten „Stockwerksfrage“ klären: Würden Sie diese eMail auch dann noch abschicken, wenn Sie sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher auf den Tisch des Empfängers legen müssten?
Falls Sie diese Frage nicht aus vollem Herzen bejahen können, spricht viel dafür, dass die eMail eigentlich unnötig ist. Dann sollten Sie es lassen. Überlegen Sie zudem, ob eine eMail überhaupt das richtige Medium für Ihre Nachricht ist oder ob nicht andere Formate (Brief, Anruf, Fax) eher für Ihr Anliegen geeignet wären.
Bevor Sie eine eMail verfassen, sollten Sie prüfen, ob es sich um vertrauliche oder persönliche Informationen handelt. Wenn ja: Sehen Sie davon ab, diese per eMail zu versenden. Sie wissen nie, welchen Weg eine eMail nimmt. Mit wenigen Mausklicks ist diese weitergeleitet und landet eventuell bei Empfängern, für die der Inhalt nicht bestimmt ist.
Dies ist die wichtigste und für manchen auch schwierigste Aufgabe beim Schreiben von eMails: Mit wenigen Worten auszudrücken, worum es geht. Das erste, was der Empfänger liest, ist die Betreffzeile. Diese und der Name des Absenders sind die beiden bedeutendsten Kriterien für den Empfänger, um die Wichtigkeit einer Mail zu beurteilen.
Zudem gilt: Je aussagekräftiger die Betreffzeile ist, desto einfacher hat es der Empfänger, die Kerninhalte der Nachricht auf einen Blick zu erfassen; und desto leichter fällt es, die Mail zu archivieren beziehungsweise im Bedarfsfall in einem Verzeichnis wieder zu finden.
Deshalb: Schreiben Sie eine lange Betreffzeile – je länger der Betreff ist, desto präziser können Sie den Empfänger informieren. Also zum Beispiel statt „Bestellung“ wäre besser „Offene Punkte zur Bestellung vom 23.02.2010“.
Verwenden Sie, wenn möglich, Verben – so wird deutlicher, worum es geht. Also statt „Versandbestätigung“ schreiben Sie „Ihre Bestellung vom 11.02.2010 wurde versandt“. Erwähnen Sie zudem in der Betreffzeile – dort, wo es sinnvoll ist –, was der Empfänger zu tun hat („Zur Info“, „Mit der Bitte um Erledigung“) und welche Dringlichkeit Ihre eMail besitzt.
Im Körper Ihrer eMail werden Detailinformation genannt und Antworten auf die „W-Fragen“ gegeben:
Wie Sie sicher schon häufig selbst erfahren mussten, sind lange, inhaltslose Texte kein Lesevergnügen. Lassen Sie deshalb alle formellen Ausdrücke weg, formulieren Sie also beispielsweise bei einem Redebeitrag nicht „Der Vorstand sprach das Thema Finanzen an“, sondern „Der Vorstand kündigte an, dass…“.
Der Fuß einer eMail enthält (zusätzliche) Serviceinformationen, Angaben zum Unternehmen beziehungsweise Absender („Footer“) und die Kontaktdaten des Presseverantwortlichen. Bei den Serviceinformationen sollten Sie eventuelle Eintrittskosten bei Veranstaltungen oder Kosten für Broschüren unbedingt angeben.
Den Veranstaltungsort nennen Sie eindeutig mit Straße, Hausnummer und Ort, bei Terminen sollten Sie den Wochentag ergänzen.
Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heißt: Nennen Sie zunächst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den Schrägstrich „/“ oder die Pfeiltaste „>“.
Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: „Weiterbildung Azubis > Seminar ‚Karriereführerschein’ > Bitte um Terminvorschläge“.
eMails werden allzuoft nachlässig geschrieben und genau so sorglos versendet – schließlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben eMails heute auch im Geschäftsbereich Briefe so gut wie verdrängt. Daher ist es wichtig, auch beim eMail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen.
Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine eMail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemäß die Ausführungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natürlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.