Projekt- und Prozessmanagement für Einsteiger

Janine Kochem, Arne Bialas

© / Copyright: 2019 Janine Kochem, Arne Bialas

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Erstauflage: 2019

Verlag und Druck: tredition GmbH, Halenreie 40-44, 22359 Hamburg

Autor, Gestaltung (inkl. Umschlaggestaltung), Texte, Bilder, Titelbild: Janine Kochem

Mitwirkende: Arne Bialas

Titel: Projekt- und Prozessmanagement für Einsteiger

ISBN: 978-3-7482-6205-3 (Paperback)

ISBN: 978-3-7482-6206-0 (Hardcover)

ISBN: 978-3-7482-6207-7 (e-Book)

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INHALTSVERZEICHNIS

VORWORT

1 PROJEKTDEFINITION – WAS IST EIN PROJEKT

1.1 KLEINE PROJEKTE UND PROJEKTÄHNLICHE AUFGABEN

2 ROLLEN IN DER PROJEKTORGANISATION

2.1 AUFTRAGGEBER

2.2 PROJEKTLEITER

2.3 PROJEKTMITARBEITER

2.4 LENKUNGSKREIS

2.5 PROJEKTSPONSOR

3 PROJEKTVORBEREITUNG

3.1 AUSWAHL DES PROJEKTLEITERS

3.2 ERSTELLUNG DES PROJEKTAUFTRAGS

3.3 PROJEKTZIELE

3.4 INHALTE DES PROJEKT-KICKOFFS

3.5 KRAFTFELDANALYSE

4 PROJEKTPLANUNG

4.1 TERMINPLAN

4.2 RESSOURCEN-/KAPAZITÄTSPLANUNG

4.3 KOSTENPLANUNG

4.4 RISIKOANALYSE

5 PROJEKTSTEUERUNG

5.1 STEUERUNGSKREISLAUF

5.2 STEUERUNG DER KOSTEN

5.3 STEUERUNG DER ZEIT

5.4 STEUERUNG DER QUALITÄT/INHALTE

5.5 STEUERUNGSINSTRUMENTE

5.6 STEUERUNGSPRINZIPIEN

6 LENKUNGSKREIS-SITZUNGEN

6.1 DURCHFÜHRUNG VON LENKUNGSKREISSITZUNGEN

6.2 NACHBEREITUNG VON LENKUNGSKREISSITZUNGEN

7 PROJEKTMARKETING

7.1 KOMMUNIKATIONSMATRIX

7.2 KONZEPTERSTELLUNG

8 PROJEKTREVIEW

9 PROJEKTDOKUMENTATION

10 STEUERN VON EXTERNEN PARTNERN

10.1 AUSWAHL EXTERNER PARTNER

10.2 BEAUFTRAGUNG EXTERNER PARTNER

10.3 STEUERUNG EXTERNER PARTNER IM PROJEKT

11 PROJEKTABSCHLUSS

12 KLEINE PROJEKTE UND PROJEKTÄHNLICHE AUFGABEN ….

12.1 EINDEUTIGER AUFTRAG MIT KLARER ZIELSETZUNG

12.2 PROJEKTLEITER BZW. STEUERER

12.3 KICKOFF UND MEETINGS

12.4 ZEITLICHE (GROB-)PLANUNG

12.5 SPIELREGELN

12.6 JOBLISTE

13 PROJEKTLEITUNG AUF DEN PUNKT GEBRACHT

13.1 GRUNDSÄTZE

13.2 STARTPHASE

13.3 KONZEPTIONSPHASE

13.4 REALISIERUNGSPHASE

14 TOOLS FÜR PROZESSOPTIMIERUNGEN

15 GRUNDSÄTZE DER MODELLIERUNG

16 INTERVIEWS

17 IDENTITÄTSMODELL

18 PROZESSABGRENZUNG

19 PROZESSLANDKARTE

20 STÄRKEN- / SCHWÄCHENANALYSE (SWOT-ANALYSE) ….

21 SWIMLANES

21.1 ERGEBNISSE UND BEWERTUNG

22 WERTSCHÖPFUNGSKETTEN

23 GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG

23.1 EREIGNISGESTEUERTE PROZESSKETTE (EPK)

23.1.1 „Das große Bild“

23.2 BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION (BPMN)

23.2.1 Elemente des BPMN

23.2.2 Flow Objects

23.2.3 Connecting Objects

23.2.4 Swimlanes / Pools

23.2.5 Artefakte

Tipps und Anregungen

24 PROZESS - KEY PERFORMANCE INDICATORS

24.1 MONETÄRE KENNGRÖßEN - PROZESSKOSTEN

24.2 NICHT-MONETÄRE KENNZAHLEN - PROZESSQUALITÄT

24.3 PROZESS- ZEIT

VORWORT

Was kann dieses Buch für Sie leisten, und worin liegt Ihr Nutzen für Sie als Leser?

Ganz einfach: dieses Buch ist ein praktischer Ratgeber, der Ihnen mit konkreten Tipps und einfachen Schritt für Schritt Anleitungen den Weg durch Ihr Projekt und Ihre Prozessoptimierung weist.

Kapitel für Kapitel wird Ihnen das komplexe Thema Projekt- & Prozessmanagement verständlich gemacht und Sie können dieses Buch als ständigen Begleiter durch Ihr Projekt nutzen. In jedem Kapitel finden Sie zudem praktische Beispiele für die Erstellung von Dokumenten.

Zusätzlich zu diesen Beispielen können Sie mit Kauf dieses Buches unsere Vorlagenbox beantragen, in der Sie alle Vorlagen als Word oder Excel Dokument kostenlos zur freien Nutzung erhalten. Schicken Sie einfach eine E-Mail an vorlagenbox@kobision.com und wir senden Ihnen die Vorlagenbox als ZIP Datei zu.

Für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten spielt die Aufnahme, Analyse und Dokumentation von Abläufen eine entscheidende Rolle. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist hierbei die Auswahl und Anwendung von geeigneten Modellierungsmethoden.

Der Anspruch dieses Buches ist es, dass alle Inhalte und Hilfsmittel für jedes Projekt nützlich und relevant sind – ganz gleich, ob es sich um die Entwicklung einer Software, die Neuordnung eines Unternehmens, die Optimierung von Prozessen oder die Einführung eines neuen Produktes handelt. Zwar gibt es möglicherweise für Ihr spezifisches Projekt weiterführende Nachschlagewerke, Methoden oder Tools. Dieses Buch bündelt die unverzichtbaren, grundlegenden Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Zusätzlich können Sie die umfangreichen Vorlagen, die Ihnen zum Download zur Verfügung stehen, als Basis für Ihr eigenes Projektmanagement nutzen.

Ein Schwerpunkt liegt deshalb auf der bewussten Steuerung des Projekts und aller Beteiligten durch den Projektleiter. Diese aktive Führungsrolle des Projektleiters ist von zentraler Bedeutung für den Projekterfolg und muss sich wie ein roter Faden durch alle Phasen eines Projekts ziehen.

Daher ist auch das Buch entlang der typischen Projektphasen gegliedert. Die einzelnen Kapitel sind Startphase, Konzeptionsphase, Realisierungsphase und Projektabschluss zugeordnet sowie konkreten Tools zur Prozessoptimierung. Voraus gehen die Kapitel Projektdefinition, Projektrollen und abgerundet wird das Buch durch wertvolle Tipps zu Kleinprojekten.

Sie können dieses Buch als Einführung in das Management und den Ablauf von Projekten lesen oder kapitelweise für die jeweilige Herausforderung, vor der Sie gerade stehen.

Kurz: Dieses Buch ist ein kompakter Helfer für alle, die Projekte leiten, daran mitwirken und darin Erfolge erzielen und wiederholen möchten.

1
PROJEKTDEFINITION – WAS IST EIN PROJEKT

Bevor dieses Buch ihnen die Tiefen und Details des Projektmanagements erklärt, ist es für ein erfolgreiches Projektmanagement notwendig, dass Sie wissen, wie sich ein Projekt von Routineaufgaben unterscheidet.

Oder anders ausgedrückt, ein Vorhaben ist dann ein Projekt, wenn die in der folgenden Tabelle dargestellten Kriterien im Wesentlichen erfüllt sind:

Es ist wichtig festzulegen, welche Vorhaben als Projekte durchgeführt werden und welche als Aufgabe im normalen Tagesgeschäft. Solche normalen Tätigkeiten (Linientätigkeiten) sind in gleicher oder ähnlicher Form wiederholt zu erledigen. Sowohl das Ziel als auch der geeignete Weg dorthin sind bekannt.

Zu Beginn eines Projekts dagegen ist das Ziel klar definiert, der Lösungsweg aber noch offen (siehe Bild). Aufgabe des Projektleiters ist es, mit dem Projektteam einen geeigneten Weg zum Ziel zu erarbeiten.

Abgrenzung Arbeitsauftrag / Projekt

Der Arbeitsauftrag unterscheidet sich vom Projekt dadurch, dass neben dem Ziel auch der Lösungsweg bereits vorgegeben ist. Es existiert zum Beispiel bereits ein Umsetzungsplan oder diese Aufgabe wurde mit einem ähnlichen Ziel bereits bearbeitet. Da der Weg bereits bekannt ist, kann es sich nicht um eine gänzlich neuartige Aufgabe handeln.

Abgrenzung Experiment / Projekt

In einem Experiment ist bekannt, wie vorgegangen werden soll, allerdings noch nicht, was mit seiner Durchführung erreicht wird, welches Problem gelöst oder welches konkrete Ziel realisiert wird. Ein solches Vorgehen mag zunächst sinnlos erscheinen. In der Forschung oder Vorentwicklung jedoch kann es durchaus lohnend sein, etwa bekannte Verfahren auf neue Anwendungsfelder zu übertragen und zu hoffen, dass ein verwertbares Ergebnis entsteht.

Abgrenzung blinder Aktionismus / Projekt

Blinder Aktionismus liegt dann vor, wenn weder Ziel noch Vorgehen klar sind. Einen solchen Auftrag sollte man besser ablehnen. Ein „Machen Sie mal, wird schon!" ist selten von Erfolg gekrönt und führt in vielen Fällen nur zu Frustration.

Für ein Projekt wird außerhalb der bestehenden Organisation eine Projektorganisation gestaltet, die nur so lange besteht, wie das Projekt dauert und die aus mindestens folgenden Einheiten besteht:

In der Regel gibt es eine Vielzahl von Vorhaben, die in Form eines Projekts realisiert werden können. Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung, ob ein Vorhaben als Projekt oder als Linienaufgabe umgesetzt wird, bewusst treffen und dass sie nachvollziehbar ist.

Für Vorhaben, die als Projekt durchgeführt werden sollen, gelten die in diesem Buch beschriebenen Projektmanagementregeln als verbindliche Grundlage.

1.1 KLEINE PROJEKTE UND PROJEKTÄHNLICHE AUFGABEN

Im Tagesgeschäft tauchen immer wieder Aufgabenstellungen auf, die den Kriterien von Projekten nicht oder nicht voll entsprechen, gleichzeitig aber Merkmale aufweisen, die sie zu kleinen Projekten bzw. projektähnlichen Aufgaben machen.

Merkmale von kleinen Projekten und projektähnlichen Aufgaben

Für kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben ist es nicht sinnvoll, das gesamte Repertoire des Projektmanagements zu nutzen. Unbedingt brauchen Sie dafür aber ausgewählte Hilfsmittel und Vorgehensweisen. Konkrete Vorschläge dafür finden Sie im Kapitel 13 - Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben.

Sie wird bewusst außerhalb der bestehenden hierarchischen Organisation („Linienorganisation“) gebildet und muss für jedes Projekt eigens festgelegt und nach Abschluss des Projekts wieder aufgelöst werden.