Vereine, Verbände, Kammern oder sonstige Vereinigungen spielen im gesellschaftlichen, politischen und wirtschaftlichen Leben eine zunehmend größere Rolle. Ob als Fachverbände, Wirtschaftsverbände, berufsständische Organisationen oder sonstige Interessenvertretungen haben sie unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen und unterliegen damit differenzierten Anforderungen. Der Tätigkeitscharakter dieser Organisationen wird stark beeinflusst von der rasanten Entwicklung in der Informationstechnologie.
Nicht mehr die Erledigung einzelner Sacharbeiten und Verrichtungen steht im Vordergrund der Arbeit, sondern der schnelle Umgang mit Informationen, deren Auswertung und Anwendung der Erkenntnisse, zur Erreichung der angestrebten Ziele, ist gefragt. Es geht eben nicht mehr allein darum, eine ordentliche Mitgliederverwaltung und eine sichere Buchhaltung zu organisieren, sondern darum, die Erkenntnisse aus den Strukturdaten der Mitglieder, der Geschäftspartner und andere Institutionen, so zu verwalten und zu organisieren, dass damit der größtmögliche Nutzen für die Umsetzung der Verbandsaufgaben und Ziele erreicht werden kann. Vereine und Verbände müssen Ihre Prozesse heute genauso definieren, wie dies im industriellen Bereich oder im Handel notwendig ist, um unter Kosten und Nutzen Kriterien, qualitätsorientiert zu arbeiten.
Eine leistungsfähige IT-Infrastruktur und eine dem Leistungsprozess angepasste Anwendungssoftware sind dafür die notwendigen Voraussetzungen. Nicht immer verfügen die Geschäftsstellen der Vereine und Verbände über die notwendigen Personalressourcen um dieses Feld professionell bearbeiten zu können. In aller Regel wird der/die Geschäftsführer/in vom ehrenamtlichen Vorstand beauftragt die Dinge zu regeln. Im Bereich der Geschäftsführung sind immer häufiger Juristen, Volkswirte oder Berufsangehörige, z.B. Apotheker oder Ärzte, tätig, die nicht zwingend ihre Kernkompetenz im Bereich der IT haben. Umso wichtiger ist es deshalb, dass sich die Verantwortlichen über einige, grundsätzliche Erfordernisse im Klaren sind, wenn es um die Neuorganisation oder Investition von IT-Prozessen geht.
Hierzu gibt das vorliegende Buch eine wertvolle Hilfestellung. Es zeigt anhand praktischer Beispiele wie ein Entscheidungsprozess vorzubereiten ist. Die Gliederung eines Pflichtenheftes mit verbindlichen Festlegungen und einer exakten Beschreibung der Funktionalitäten ist realistisch und mit hohem Bezug zum Alltag dargestellt Kommunikationsprobleme und Missverständnisse kosten Zeit und Geld. Das vorliegende Buch enthält zahlreiche, hilfreiche Tipps und wertvolle Denkanstöße sowie konkrete Anwendungsvorschläge zur Restrukturierung bzw. Neueinführung einer IT Technologie, auf der Basis eines marktgängigen RAD Systems. Die aufgeführten Investitionsund Kalkulationsbeispiele geben eine gute Hilfestellung für die eigene Entscheidungsvorbereitung. Das Buch ist eine gute Empfehlung für Entscheidungsträger in Verbänden und ähnlichen Organisationen.
Jürgen Schneider
Geschäftsführer des Hessischen Apothekerverbandes
Kein größeres Unternehmen kommt heutzutage ohne Datenbanken aus – in den unterschiedlichsten Bereichen werden große Mengen von Daten strukturiert gespeichert und verwaltet. Selbst die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens hängt immer stärker von der schnellen Verfügbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit relevanter Daten ab.
Das Konzept relationaler Datenbanken wurde bereits in den 1960er Jahren eingeführt. Dennoch sind viele Datenbankprodukte auch heute noch so komplex, dass Laien sie erst nach umfangreichen Schulungen anwenden und an ihre Bedürfnisse anpassen können.
FileMaker stellt für mich seit jeher eine rühmliche Ausnahme dar. Das Programm erlaubt nahezu jede Verwendung – von kleinen und einfachsten Anwendungen bis hin zu sehr komplexen Unternehmenslösungen
Private Nutzer können kleine Datenverwaltungen auch ohne umfangreiche Vorkenntnisse selbst programmieren. Wer nicht mehr allein zurecht kommt, wenn die Lösung umfangreicher und komplexer wird, erhält nicht nur von anderen Anwendern, sondern in der Regel sogar von Profi-Entwicklern umfangreiche Hilfestellung in öffentlichen Internet-Foren, Für die professionelle Entwicklung größerer Datenbanken stehen hervorragende Spezialisten zur VerfügungIm FileMaker Magazin veröffentlichen wir seit 20 Jahren Informationen zu FileMaker und stellen fest, dass die Nachfrage in den letzten Jahren stark gestiegen ist. Nicht zuletzt die große Zahl professioneller Programmierer, die ihr Geschäft ausschließlich auf FileMaker setzen, ist ein Zeichen für die solide Positionierung der Software im Datenbank-Markt. Ich denke, dass FileMaker einer sehr guten Zukunft entgegen sehen kann und viele Unternehmen und Organisationen erfolgreich in der Datenbearbeitung unterstützen wird. Allen Lesern dieses Buches wünsche ich hilfreiche Erkenntnisse für die Wahl ihrer zukünftigen Softwareumgebung.
Klemens Kegebein
Inhaber des K&K Verlags und
Herausgeber des FileMaker Magazin
Wenn ein Anwender vor der Entscheidung für eine neue Software steht, wird er sich in der Regel verschiedene Produkte zeigen lassen. Jeder Anbieter ist verständlicherweise verkaufsorientiert und wird die Punkte in seinem Programm zeigen, die gut ins Auge gehen, schnell lösbar und leicht zu verstehen sind. Dies ist für den dauerhaft reibungslosen späteren Einsatz der Software nur die halbe Wahrheit, dem Anwender wurde nur ein Zeitausschnitt von ein bis zwei Stunden der Umgang mit der Software dargestellt. Im Hintergrund liegen weit tiefgreifendere Beurteilungskriterien. Diese betreffen den Verantwortungsbereich des Entwicklers.
Der Entwickler bedient sich für seine Entwicklung beispielsweise Tools, Programmiersprachen oder Datenbanken (Entwicklungsinstrumente). Die dauerhafte und erwartete Qualität der vom Anwender eingesetzten Software hängt vom Entwickler als Person und den eingesetzten Entwicklungsinstrumenten ab.
Gibt man einem guten Maurer schlechtes Baumaterial, so wird der Bauherr dies nach einiger Zeit bemängeln. Gibt man einem schlechten Maurer gutes Baumaterial, so wird der Bauherr in diesem Fall ebenso seine Rügen anbringen.
Wie sollte ein Entwickler daher sich für sein Entwicklungsinstrument entscheiden?
Vorausgesetzt der Entwickler beherrscht seinen Job und bringt die notwenige Erfahrung für diese Entscheidung mit, so wird er zunächst Entwicklungsinstrumente in die engere Wahl ziehen, die für die Zwecke seiner Klienten geeignet erscheinen. Danach wird er sich in die verbleibenden Entwicklungssysteme bis zu einer gewissen Tiefe einarbeiten müssen. So abstrus dies klingt, er wird von allen Systemen die Schwachstellen testen. Tut er dies nicht, dann wird später der Anwender diese Schwachstellen mit Enttäuschung feststellen.
Wie beurteilt der Autor Entwicklungsumgebungen und wie geht er dabei vor
Entwicklungsumgebung ist eine Software mit deren Hilfe eine Anwender-Software entwickelt wird. Diese Entwicklungsumgebung kann aus mehreren Komponenten, Tools genannt, bestehen.
Mit der Anwendersoftware wird z.B. der Verband seine Mitgliederverwaltung durchführen.
Der Entwickler der Entwicklungsumgebung schreibt eine Software mit deren Hilfe der Entwickler der Anwendersoftware z.B. eine Mitgliederverwaltung entwickelt.
Alle diese Faktoren dienen dazu, dass der Anwender seine z.B. Mitgliederverwaltung anwendet, um damit seine organisatorischen und operativen Arbeiten durch zu führen.
Eine Entscheidung für eine Anwender-Software (hier für Verbände, Organisationen der Wirtschaft, Präsidialbüros, Botschaften,…) sollte auch die Berücksichtigung der Entwicklungsumgebung beinhalten. Alle Überlegungen, Gewichtungen und Beurteilungen zu diesem Thema haben nur einen Zweck, dem Endanwender eine weitestgehend optimale und angenehme Software-Plattform zu bieten. Im Folgenden werden einige Entwicklungstools (im Folgenden Tools genannt) erwähnt, die in die Beurteilung mit aufgenommen wurden.
Für jedes betrachtete Tool wurden pro Test/Betrachtung Werte von 0 = unzweckmäßig, 1 = brauchbar und 3 = sehr gut vergeben. Die einzelnen Bewertungen werden nicht im Detail aufgezeigt, da dies hier den Rahmen sprengen würde. Die Betrachtungen, Bewertungen und Tests erfolgten im Hinblick auf den Einsatz bei Verbänden, Organisationen der Wirtschaft, Marketing, Vertrieb und Protokoll (Präsidialbüros, Botschaften,…). Einige Tests und Betrachtungen:
Forum: Wesentlich war hier die zahlreiche Akzeptanz angebotener Foren, damit verbundene Kosten, die Qualität der Beiträge und die Zeit zwischen Frage und Antwort. Foren für den Entwickler und für den Anwender tragen einen entscheidenden Beitrag zur schnellen und kompetenten Lösung von Aufgaben bei.
Einstandskosten: Dies sind Kosten, die aufzuwenden sind, damit der Anwender seine vorgegeben Aufgaben in der Anwendersoftware wiederfindet, also bis der Anwender mit der Software arbeiten kann. Hierzu zählen alle vorbereitenden Maßnahmen bis zur Installation und alle zusätzlichen Tools und PlugIns.
Laufende Kosten: In der Regel sind dies monatliche Kosten für Software-Pflege Wartung und Hotline. Diese Aufwendungen stellen den laufenden Betrieb sicher. Da es hier zu unterschiedlichen vertraglichen Gestaltungen kommen kann, wurde beispielsweise bei der Hotline eine Reaktion von 1 bis 5 Tagen zugrunde gelegt, abhängig vom Problem.
Sporadische Kosten: Dies sind vornehmlich nicht zu kalkulierende Kosten für Änderungen und Erweiterungen der Software. In die Betrachtungen sind der zeitliche Aufwand und der Grad der Machbarkeit eingeflossen.
Erlernbarkeit: Hier wurde davon ausgegangen, dass der Anwender selbst in die Struktur der Datenbank/Software eingreifen kann. Der Anwender wird sich nicht mit komplexen Programmiersprachen auseinander setzen können (z.B. Java, C#, C++,…). Daher sind hier einfache muttersprachliche Funktionalitäten beschrieben worden.
Änderbarkeit: Ob der Anwender oder der Software-Anbieter Änderungen und Erweiterungen vornimmt, entscheidet der Anwender. Zu diesen Situationen wird es kommen. Für die Beurteilung war hier mitentscheidend, wie leicht verständlich und in welcher Zeit diese Aufgaben gelöst werden konnten.
Stabilität: Hier ist zu verstehen, dass sich Programmfunktionen an unterschiedlichen Stellen modal gleich verhalten. Des Weiteren war wesentlich durch Schwachpunkt-Tests festzustellen, wann und wie ein Programm-System unkontrolliert „aussteigt“ bzw. „aussteigen“ kann.
Zukunftsorientierung/WEB: Die Entwickler von Tools und Anwendersoftware können im Vorfeld nicht wissen, wie sich beispielsweise Änderungen, Updates und neue Versionen in der Zukunft verhalten. Wichtig ist daher die Einstellung, Planung und bisherige Realisierung der Tool-Entwickler zu kennen. In diesem Sinne nimmt das WEB einen immer größeren Raum ein.
Gestaltungsmöglichkeiten: Mit modernen Tools soll der Entwickler für den Anwender eine optisch und logisch ansprechende Form finden. Diese Form soll leicht und transparent aufzubauen und ebenso änderbar sein. Hier spielen der Grad der Lösbarkeit und die damit verbundene Zeit eine Rolle.
Datenbank: Dieser Faktor nahm in den Beurteilungen den größten zeitlichen Raum in Anspruch genommen. Es wurden dafür in den Datenbanken Tabellen aufgebaut und in komplexe Zusammenhänge gebracht. Hier stellte sich die Frage nach der Strukturierbarkeit und dem Komfort. Ebenso war von Bedeutung, in wie weit die Datenbank ihre Logik der Anwendung selbst anbietet. Dadurch wird in der Datenbank einmal eine Geschäftslogik beschrieben, die dann für alle Auswertungen, Layouts und Berichte zur Verfügung steht. Es wurde die Frage gestellt: Wie übersichtlich, schnell und logisch sauber lassen sich Tabellen in Relation setzen? Werden Beziehungen geändert, so war hier wesentlich, wie schnell, übersichtlich und sauber dies erfolgen kann.
Kommunikation: Eine Anwender-Software steht nicht alleine in der IT-Welt des Anwenders. Wichtig sind Kommunikation und Datenaustausch mit der Office/Exchange-Welt, sowie Programme anderer Anbieter (z.B. FIBU). Auch hier wurde betrachtet, in wie weit der Anwender selbst ad hoc Aufgaben lösen kann.
PlugIns: Kein Tool kann hundert Prozent alles abdecken. Hierzu werden sogenannte „PlugIns“ angeboten. Diese Zusatzprogramme decken in Summe einen hohen Grad an Leistungsfähigkeit ab. Hier war die Anzahl und Installierbarkeit von Interesse, sowie deren Nützlichkeit.
Anzahl der erforderlichen Tools: Um eine Anwender-Software zu entwickeln sind, wie oben erwähnt, Entwicklungstools erforderlich. Es werden unterschiedliche Modelle angeboten, die aus einem bis zu mehreren Einzeltools bestehen. Je mehr Tools erforderlich sind, desto mehr ist Kompatibilität unter den einzelnen Tools notwendig. Wie verhält sich ein solches Modell aus mehreren Tools, wenn Updates auf alle Tools gefahren werden bis auf eins (in diesen Fällen sind Updates für jedes einzelne Tool erforderlich)? Wie verhält sich dann das gesamte Entwicklungsmodell?
Bedeutung des Entwicklers der Tools: Hier spielt die Bedeutung des Unternehmens eine Rolle und die Zukunft der Tools. Zukunftsprognosen können hier sicherlich über den Bestand von Unternehmen oder Produkte nicht gemacht werden. Hängt aber ein Tool markttechnisch von anderen Produkten ab, so darf vermutet werden, dass mittelfristig das Tool im Angebot bleibt.
Trotz aller Sorgfalt für diese Recherchen hängt die Beurteilung von der fachlichen Kompetenz und Erfahrung, sowie dem Ziel des Einsatzes ab. Es bleibt nicht aus, dass hier unterschiedliche Sichtweisen zu einem wenig anderen Ergebnis führen können, aber nicht grundlegend. Zusammenfassend standen die Untersuchungen unter den wesentlichsten Maßgaben:
Der Endanwender sollte auch oben genannte Faktoren, sicherlich nicht in dieser Tiefe, in seine Entscheidungsprozesse mit einbeziehen.
Weitere Bedeutung
Des Weiteren wird in jedem System eine Testdatenbank aufgebaut, bei der alle Tabellen in komplizierte Beziehungen gesetzt werden (einfaches Beispiel: eine Person wird einer Firma zugeordnet). Ist diese Testdatenbank aufgebaut, werden gravierende Änderungen in der Struktur vorgenommen. Für die Beurteilung ist dann entscheidend, wie schnell diese Änderungen vorgenommen werden können und welche saubere Logik erhalten bleibt oder zerstört wird. Wesentlich ist aus heutiger Sicht, dass auch der engagierte Anwender selbst in die Struktur eingreifen kann - ohne Verletzungsgefahr.
Die Motivation und Akzeptanz einer Software wird auch für den Anwender durch das äußere Bild geprägt. Dies betrifft Formulare und Layouts, also die Stellen, in die der Anwender seine Daten eingibt oder ändert. Die Tests hierfür bestehen aus dem Erstellen komplizierter Layouts und eine spätere radikale Änderung. Was bleibt nach der Änderung? Vom Chaos bis zum neuen sauberen Layout. Auch mit der Überlegung, dass der Anwender einen großen Teil von Veränderungen und Erweiterungen selbst erledigen kann.
Wesentlich ist auch die Frage ob die Entwicklungsumgebung aus einem Segment oder vielen besteht. Zu viele eigene Bestandteile können Probleme bei Updates verursachen.
Dies sind Fakten. Zugegebenermaßen sind für Verbände und Organisationen all diese Punkte für einen längeren Zeitraum schwer einzuschätzen. Zumal im zeitlichen Durchschnitt hier alle zehn Jahre eine Entscheidung für eine neue IT-Architektur gefällt wird. Routine kann hier nicht entstehen, daher sei hier strukturiertes Vorgehen in der Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen angeraten. Auf eine mögliche externe Beratung werde ich später eingehen.
Weitere Publikationen über Datenbanken, Programmierung und Netzwerke sind im IWT-Verlag von mir erschienen. Bücher über das Thema IT haben nur einen begrenzten Zeitraum eine aktueller Bedeutung.
2010 wurde ich von einer Bundesbehörde beauftragt, ein Datenbanksystem auf dem Markt zu suchen und zu prüfen, welches unter SAP anzusiedeln ist und den Anforderungen von Verbandsstrukturen hochgradig gerecht wird. Veranschlagt wurden sechs Monate. Letztendlich wurden mit zeitlichen Unterbrechungen daraus anderthalb Jahre. Es standen fünf Datenbanksysteme zur engeren Wahl. Meine Aufgabe bestand darin, relativ schnell, aber gesichert, die Schwachstellen zu erkennen. Warum Schwachstellen? Drucken, rechnen und sortieren kann jedes System. Um die Leistungsfähigkeit festzustellen, musste ich mich in jedes mir nur oberflächlich bekannten Systems einarbeiten. Die Datenbank, die nach den Analysen an Stelle „Eins“ rückte, ist Grundlage dieses Buches. Es liegt im Ermessen und der Erfahrung des Lesers, diese Aussagen zu werten.
Die Kernfrage stellt sich: „Welches ist die richtige und beständigste Softwarelösung für die nächsten Jahre?“. Vor einigen Jahren hatten lokale Netzwerke ihren Erfolgsstart. Damals sprach man neben LAN (lokal area network) auch von WAN (wide area network). Das letztere ist unser heutiges Web. Die IT wird immer globaler, ein Beispiel ist die Cloud. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind Software-Produkte erforderlich, die auf dem Desktop, im LAN und im Web gleichermaßen lauffähig sind. Hört sich zunächst banal an, aber die meiste Software wird immer noch nach tradionellen Methoden entwickelt. Sehr oft benötigt der Programmierer, um eine Anwendung zu programmieren, eine Gruppe von unterschiedlichen Tools. Dies birgt eine Gefahr in sich, da alle Tools auf einander abgestimmt werden müssen. Erfährt ein Tool ein Update und die anderen nicht, so ist das gesamte Entwicklungswerkzeug nicht funktionsfähig. Software zu erstellen ist ein meist komplizierter Vorgang, es sind sehr viele Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Daher gilt bei der Auswahl von Anwender-Software oder einem Entwicklungstool: wenig komplizierte Strukturen und Befehlssätze unter Beibehaltung der Leistungsfähigkeit.
Prioritäten dieses Buches
Im vorliegenden Buch liegt die Priorität auf der Software. Die Sammlung der hier aufgeführten Informationen entspringt teilweise dem Internet, FileMaker-Veröffentlichungen, FileMaker-Hilfen und dem beschriebenen Beispiel-Programm. Das Beispiel-Programm ist der Kern und der eigentliche Inhalt dieses Buches. Es wird hier zwischen Benutzer (Entscheider) und Entwickler unterschieden, da beide Gruppen jeweils andere Informationsansprüche haben.
Das Beispiel-Programm wurde mit dem Datenbank-System FileMaker, eine Tochter der Firma Apple, entwickelt.
Kommunikation
Bei allen Überlegungen dieser Art für einen neuen Einsatz von Software bei Verbänden und Organisationen ist der Aspekt der „Mensch zu Mensch“ - Beziehung von Bedeutung. Wenn sich das Kommunikations-Verständnis zwischen dem Anbieter der Software und dem Anwender nicht im Gleichklang bewegt, so sind Reibungsverluste vorhersehbar. In den vorwiegenden Fällen hat man es zunächst mit einem Verkäufertyp zu tun, und wenn es um die Realisierung geht mit dem Entwickler bzw. Berater. Man kennt in vielen Fällen die Person nicht, die letztendlich über einen längeren Zeitraum mit dem Anwender zusammen arbeitet.
Da die zweckmäßige Lesart des Buches nicht die ist, von der ersten bis zur letzten Seite zu lessen sind in einigen Kapiteln Wiederholungen von Sachverhalten zu finden.
Der Kern dieses Buches ist das dazugehörige Beispiel-Programm. Der Entscheider oder der Benutzer haben völlig andere Informationsansprüche als der Entwickler. Im Vordergrund stehen Informationen, die es dem Entscheider möglich machen, gesicherte Grundlagen für zukünftige Investitionen zu sammeln. Um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen, werden folgende Kapitel empfohlen:
Kapitel 2:Überprüfung und Planung der IT
Kapitel 3:Pflichtenheft
Kapitel 4:Installation des Beispiel-Programmes
Kapitel 5:Download der Beispieldateien
Kapitel 6:Grundlegendes zu RAD
Kapitel 7:Das Betriebsergebnis mit RAD verbesseren
Kapitel 8:Für den Entscheider im Verband
Kapitel 9.1: Für den Entscheider
Um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen, werden folgende Kapitel empfohlen:
Kapitel 4:Installation des Beispiel-Programmes
Kapitel 5:Download der Beispieldateien
Kapitel 9.2: Für den Entwickler