Alba Cabañas, Marisleidy
El infoconocimiento : una propuesta gerencial / Marisleidy Alba Cabañas – Bogotá : Universidad Externado de Colombia. 2020.
189 páginas : ilustraciones, gráficos ; 21 cm.
Incluye referencias bibliográficas (páginas 121-140)
ISBN: 9789587903300
1. Administración del conocimiento 2. Tecnología de la información 3. Gestión del conocimiento 4. Sistemas de información en administración I. Universidad Externado de Colombia II. Título
658.4038SCDD 21
Catalogación en la fuente -- Universidad Externado de Colombia. Biblioteca. MVT.
Marzo de 2020
ISBN 978-958-790-330-0
©2020, MARISLEIDY ALBA CABAÑAS
©2020, UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA
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Primera edición: abril de 2020
Diseño de cubierta: Departamento de Publicaciones
Corrección de estilo: Pablo Emilio Daza Velásquez
Composición: Marco Robayo
Impresión y encuadernación: DGP Editores S.A.S.
Tiraje de 1 a 1.000 ejemplares
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Diseño epub:
Hipertexto – Netizen Digital Solutions
A Dios, por permitirme cumplir un sueño más.
A mi hijo, Matías Isaac Alba, y a mi esposo, Daniel Isaac Roque.
A mi madre, por la motivación y el empuje.
A mi familia, por el apoyo constante.
A mi tutora, Katy Herrera Lemus.
Al personal de la Facultad de Contaduría Pública de la Universidad Externado de Colombia, por el apoyo en este proyecto.
PRESENTACIÓN
1. El papel estratégico de la gestión de la información
2. La gestión del conocimiento: factores de éxito, procesos y modelos de gestión
3. Un análisis de las aportaciones de Ikujiro Nonaka a la gestión de la información y el conocimiento
4. La gestión de la información y el conocimiento: un estudio bibliométrico integral
5. Un análisis desde la gestión de la información y el conocimiento: ISO 9001
6. Las tecnologías de información como soporte a la gestión de la información y el conocimiento
7. La información y el conocimiento en estructuras encadenadas
8. Metodología para el diagnóstico de la gestión de la información, gestión del conocimiento y las tecnologías de la información en cadenas de suministro
9. Aplicación de la metodología de diagnóstico para la gestión de la información, el conocimiento y las tecnologías de información en cadenas de suministro
10. El infoconocimiento: un enfoque de combinación de la gestión de la información y el conocimiento
11. Metodología para la generación del infoconocimiento en las cadenas de suministro.
12. Validación por expertos del modelo y el portal GICCS
CONSIDERACIONES FINALES
REFERENCIAS
ANEXOS
NOTAS AL PIE
Este libro tiene su base en una investigación doctoral que permite dar respuesta a la necesidad imperiosa de promover nuevos mecanismos (gerenciales y tecnológicos) de información y comunicación entre los participantes de una organización; no con la pretensión de incorporar una suma de enfoques y herramientas que generalmente duplican acciones y esfuerzos, sino de integrar armónicamente sus componentes a la luz de los enfoques contemporáneos de gestión. Según lo anterior, el libro se sustenta en las investigaciones antes realizadas y revisa el panorama de los enfoques de gestión de la información y gestión del conocimiento en el periodo 2015-2020. Esta comparación de estudios permite aportar en este libro una metodología soportada en un modelo de gestión encargado de integrar la gestión de la información y el conocimiento bajo el criterio del “infoconocimiento”, lo cual constituye el objetivo general de este libro de investigación.
La concepción del “infoconocimiento” fue posible a partir de estudios realizados por la autora que abarcan el contexto nacional e internacional desde el año 1985 hasta la actualidad. Esta concepción no contradice otros enfoques antes dados, constituye un proceso evolutivo de la concepción de datos, información, conocimiento hasta llegar al “infoconocimiento”, en el cual se respetan los principios de enfoque en sistemas, sinérgico, tecnológico, interdisciplinario, entre otros, y mediante el cual las organizaciones ya no poseen el sistema de información aislado del sistema de conocimiento, sino que asumen el “infoconocimiento”, en el cual aparecen identificados todos los flujos que se ofrecen en las organizaciones (flujos estructurales, monetarios-financieros, materiales e informativos, flujos de comunicación, flujos de grupos de trabajo y flujos de decisión). Estos flujos no solo se asumen en organizaciones independientes, sino que transcienden hasta el entorno o hacia otras organizaciones (cadenas de suministro) (Alba y Herrera, 2018).
La estructura de este libro sigue las partes de la investigación que propone Sampieri, Fernández-Collado y Batista (2006). Por lo que los apartados del 1 al 7 tienen como fin consolidar los elementos teóricos de la propuesta, el apartado 8 presenta una metodología de diagnóstico soportada en los estudios teóricos antes realizado, esta metodología se desarrolla en el apartado 9, pudiendo reconocer el estado de las variables de estudio en cuatro cadenas de suministro. Por último, en los apartados 10, 11, 12, se presenta la propuesta o resultado de esta investigación, la cual se divide en la concepción del modelo y la metodología de implementación. Como parte de la propuesta y como mecanismo de verificación de la novedad se presentan las validaciones realizadas. Los temas que componen cada parte de esta estructura se explican a continuación:
Para la construcción de este nuevo enfoque, se realizaron un conjunto de análisis previos que reconocen las aportaciones realizadas en los periodos 1985-2015 y 2015-2020, aspecto que permitió la creación del enfoque “infoconocimiento”, así como las actualizaciones de este. Por lo que los dos primeros apartados muestran un estudio de la gestión de la información y la gestión del conocimiento, identificando los procesos, concepciones, modelos de gestión que en la literatura científica se relacionan, y los requerimientos necesarios para su funcionamiento.
Este estudio por su espíritu cronológico permitió realizar un conjunto de proyecciones a partir de los comportamientos que se muestran en la literatura científica, se destaca en este apartado una revisión exhaustiva de la obra de Nonaka, precursor del tema de gestión del conocimiento, así como un análisis bibliométrico contemporáneo de las producciones científicas que contribuyen a la integración de la gestión de la información y la gestión del conocimiento, pudiendo identificar el tratamiento y las aportaciones a dichos procesos.
Atendiendo a este análisis y con el objetivo de identificar las normas que apoyan a las organizaciones al desarrollo de los procesos de gestión de la información y el conocimiento, se realiza un estudio crítico a la Norma Técnica Colombiana ISO 9001, determinando un conjunto de proyecciones y falencias. Estos aspectos poseen pertinencia en el apartado 5 de este libro.
Considerando la implicación tecnológica que poseen los procesos gerenciales de gestión de información y gestión del conocimiento, se realiza en el apartado sexto un análisis de las herramientas tecnológicas asociadas a ambos enfoques, logrando detectar tipologías, variables y funcionalidades que se desarrollan. Por otro lado, y en el apartado 7 de este libro, se realiza un estudio teórico de los flujos informativos y de conocimientos que acompañan en las organizaciones a los flujos materiales, monetarios-financieros, y decisorios en la gestión de una cadena de suministro, siendo este el último apartado teórico del libro.
Teniendo en cuenta las investigaciones de los apartados 1 al 7, el apartado 8 propone una metodología de diagnóstico encargada de combinar variables, indicadores y de articular un paquete de instrumentos metodológicos. Para la aplicación, se toman como caso de estudio cuatro cadenas de suministro y se analiza el comportamiento de los procesos de gestión de información y gestión del conocimiento (apartado 9).
Como resultado de este libro, y a partir de los estudios teóricos y prácticos que tienen pertinencia en esta investigación, se ratifica la concepción del “infoconocimiento”, la cual se incorpora en un modelo de gestión que permite articular este nuevo enfoque en cadenas de suministro y organizaciones independientes. Para lograr la puesta en práctica del modelo de gestión del “infoconocimiento”, se construye una metodología de implementación y su herramienta informática (portal corporativo), que permite la generación de este enfoque en las organizaciones (apartado 11). Este enfoque no tendría la validez científica que hoy presenta sin las evaluaciones de expertos de la academia y la práctica, por lo que antes de concluir este libro, y en el apartado 12, se muestran las validaciones realizadas. Al concluir se presentan las consideraciones finales que resumen los resultados alcanzados en esta investigación.
Seguidamente se presenta la composición de este libro de investigación, la cual, por temas de organización, lectura y comprensión del documento, se realiza a través de un mapa mental.
La necesidad de mantener un suministro continuo de información en los procesos, actividades y tareas organizacionales, unido al aumento de flujos informacionales y a la implicación que posee la información en los procesos decisorios, en la cultura, en la generación de valor y en la competitividad obliga a las organizaciones a considerar el mapeo de las fuentes de información y de los flujos de información (Jorge y Valentim, 2016).
Los límites entre las organizaciones se difuminan y la información es cada vez más invaluable, ya que requiere sistematización y organización para disponibilidad inmediata. En este sentido, Allal-Chérif y Makhlouf, y Alba y Beltrán afirman que el panorama actual de la información en las organizaciones muestra los siguientes problemas:
1. Confusión en los funcionarios por exceso de información innecesaria.
2. Divulgación e intercambio pobre, razón por la cual no circula la información.
3. Sobrecarga de información.
4. No se valora adecuadamente la información (diferentes formatos y estructura).
5. Duplicidad de información.
6. Se dificulta el acceso (se almacena en diferentes ubicaciones).
7. Bajo nivel de uso y análisis.
8. Proceso lento de toma de decisiones.
9. Información ineficiente y propensa a errores.
10. Pérdida de información (2016, 2018).
Ante esta situación: ¿qué desafíos y preocupaciones enfrentan los gerentes?, ¿cómo evitar los problemas informacionales que hoy presentan las organizaciones contemporáneas?, ¿qué hacer ante el incontrolable crecimiento de la información? Para evitar estos problemas informacionales es que surge la gestión de la información (GI), proceso encargado de las actividades de planificación, selección, recopilación, análisis, organización, optimización del flujo, estandarización, disponibilidad para uso y evaluación de la información, que muestra su incorporación en la literatura científica en los años ochenta y que según precursores del tema como Woodman (1985); Páez (1990); Fairer-Wessels (1997); Ponjuán (1998); Villardefrancos (2000); Noriega (2011); Baptista (2017), tiene como objetivo proporcionar tratamiento a la información y su articulación en diversas esferas para facilitar la creación de conocimiento, pero que desafortunadamente solo se utiliza en el intercambio de documentos sin que esta reciban tratamiento alguno.
Un análisis de las obras antes identificadas permitió detectar las siguientes características:
1. Debido a la diversidad de categorías encontradas en las producciones analizadas, y para valorar la prevalencia de enfoques existentes en las definiciones, se agruparon teniendo en cuenta seis enfoques, los cuales forman parte de los definidos en el anexo 1, estos enfoques fueron identificados en análisis realizados entre los que destacan las aportaciones de Alba, Franch y Herrera (2014), sumado a los propios análisis en esta investigación.
La aplicación de estos criterios (anexo 2) permitieron evidenciar (figura 1) que el enfoque con mayor prevalencia en los conceptos, estuvo orientado a observar la GI como un proceso, lo que refleja la necesidad de identificar adecuadamente los insumos de información que, a partir del rol que desempeñan actores y actividades en el flujo, logren aportar valor al proceso; en un segundo orden, se destaca una fuerte presencia de aplicaciones asociadas al enfoque gerencial, lo cual demuestra que la GI es un proceso gerencial por lo que se necesita gestionar estratégicamente la información en el contexto de las organizaciones como vía para lograr adecuados procesos de toma decisiones y el cumplimiento de los objetivos.
FIGURA 1
PRESENCIA DE ENFOQUES EN CONCEPTOS DE GI
Fuente: elaboración propia.
2. Otros enfoques, con presencia en el análisis realizado por la autora, son: el enfoque de gestión tecnológica (GT), demostrando la necesidad de un soporte para articular los procesos informacionales, asimismo se detecta presencia del enfoque capital humano (CH), lo que ubica al ser humano como mediador y gestor de la capacidad de una organización para articular personas y procesos. Asimismo, se observa presencia del enfoque por competencias y de proceso de GC. Una reflexión sobre el posicionamiento de estos últimos se puede explicar a partir de la evolución y madurez de la información, en la que la tecnología de lo intangible comienza a marcar las pautas de cómo debe darse la GI en una organización. Es importante destacar que el enfoque GT es involucrado con mayor presencia en conceptos de autores del siglo XX, como una nueva forma de GI. El enfoque por competencias y de proceso de GC está presente en conceptos del siglo XXI con algunas iniciativas en el siglo XX, esta aparición se sustenta por la presencia reforzada de los activos intangibles.
3. Existe unanimidad de criterio referente a los elementos básicos de la acción de gestionar información y se promueve que la GI que genere valor dentro de la gestión empresarial debe ir más allá de la gestión documental. Se concuerda que una GI efectiva debe conformarse por un sistema de procesos o actividades organizacionales, que, apoyadas en el uso de las tecnologías de la información, permitan a las organizaciones identificar y detectar la información necesaria, buscarla en fuentes internas y/o externas, clasificarla, almacenarla, utilizarla, procesarla y transformarla a partir de su capacidad de razonamiento, sus habilidades y conocimientos en una nueva información.
Como parte de este análisis, es importante referirse a otras características de la GI relevantes para el estudio. Al respecto, los autores Moreira, Méndez y Rodríguez (1999), identifica los procesos principales de la gestión de información: la identificación de las necesidades de información, la adquisición de las fuentes informativas, su organización y almacenamiento, el desarrollo de productos y servicios, su distribución y uso. Por otro lado, Mithas, Ramasubbu y Sambamurthy (2011) determinan factores que garantizan el éxito de la GI en las empresas, destacan entre ellos la calidad de las prácticas de gestión de tecnologías de información (por ejemplo, la integración de tecnologías de información en procesos operativos y gerenciales clave); la capacidad de desarrollar procesos de evaluación de la gestión de la información para detectar, reunir, organizar y difundir información; y la capacidad de inculcar los comportamientos y valores de información deseados (por ejemplo, proactividad, intercambio, integridad).
Estas identificaciones están muy vinculadas con otras aportadas en el comienzo de la GI, por lo que existe total correspondencia y corrobora los elementos que los autores contemporáneos están incluyendo en sus definiciones (anexo 2).
Otra de las perspectivas que permite profundizar sobre los elementos involucrados en la GI, es el estudio de los modelos asociados a la GI. Un modelo1 de GI muestra una forma lógica de representación de la información, estos agrupan un conjunto de categorías que indican cómo se debe gestionar la información según su autor (Alba y Herrera, 2015). En el estudio de la literatura consultada aparecen modelos con diferentes enfoques, categorías, relaciones y formas de concebir la GI. Es por ello que aprovechando investigaciones anteriores de Alba y Herrera (2015), unido a las aportaciones de Bi (2015); Leite y Costa (2016); Gonçalves, Rocha y Cota (2016); Al-Ruzouq y Abu Dabous (2017); Khojasteh (2017); Al-Hemyari (2018); Kaganovich, Prisyazhnyuk y Prisyazhnyuk (2018); Castelló, López y Méndez (2019), se analiza el comportamiento de la GI. Este estudio (anexo 3) permitió realizar las siguientes observaciones:
– Siguiendo el mismo criterio de agrupación en enfoques (anexo 1), se pudo observar que el enfoque con mayor prevalencia es el de la GI como proceso, lo cual demuestra que lo modelos que se elaboran se concentran a articular el proceso de GI y en poca medida integran otros enfoques (figura 2).
– El enfoque gerencial, se identifica en más de la mitad de los modelos analizados, sin embargo, poseen mayor prevalencia en modelos identificados en el periodo 1981-2015.
– No se trabajan o no se integran a otras escalas superiores, como es el conocimiento o su gestión.
– El enfoque proceso de GC y el de competencias no tiene mayor presencia en modelos de GI por lo que se infiere que este tipo de modelos a pesar de considerar la conexión con el conocimiento no lo está implementando.
– Desde los modelos de GI se trata de establecer un sistema de relaciones con la GT, con vínculo a la gerencia, CH y por último y menos implementado para el desarrollo del CI, lo cual está en consecuencia con los resultados en los enfoques de proceso de GC y competencias.
FIGURA 2
MODELOS DE GI CLASIFICADOS EN ENFOQUES
Fuente: elaboración propia.
– Este análisis en periodos demuestra que los modelos clásicos de GI se concentraban a identificar la GI como proceso, el enfoque gerencial, el enfoque de CH y, en último lugar, la gestión tecnológica, sin embargo, los modelos de GI, elaborados en los últimos cinco años, continúan reconociendo las acciones de gestión de información, el enfoque gerencial, demostrando que la GI se debe establecer desde el nivel estratégico de la organización y en mayor medida la GT, reconociendo la necesidad de plataformas o soportes que aseguren el ciclo de gestión de la información y permitan conectar otras acciones de conocimiento o de capital intelectual (figura 2).
– Finalmente, el análisis evidencia que aún queda mucho por trabajar para compensar los esfuerzos de gestión con el empleo de tecnologías de la información y el desarrollo de personas altamente competentes.
En la búsqueda de encontrar relaciones entre la GI y la gestión del conocimiento, se realiza a continuación un estudio de la gestión del conocimiento en la literatura científica.
El conocimiento y su gestión, se ha convertido en una opción estratégica de la organización para alcanzar los objetivos y metas, es por ello que en el contexto de la globalización y las transformaciones, la gestión del potencial del conocimiento es una herramienta eficaz para aumentar la eficacia de las organizaciones. Por lo que distinguir los principales procesos de gestión del conocimiento, los recursos de la organización y las oportunidades de mercado se han convertido en un objetivo a perseguir sobre todo si se quiere satisfacer a los usuarios.