(c) 2019 Etelälahti, Pekka
Kustantaja: BoD – Books on Demand GmbH, Helsinki, Suomi
Valmistaja: BoD – Books on Demand GmbH, Norderstedt, Saksa
ISBN: 978-952-80-5544-0
Dostojevskin Rikos ja rangaistus –kirjasta on sanottu, että sen luettuasi et ole enää entiselläsi. Tavoitteenani on vaatimattomasti aiheuttaa sinussa, hyvä lukija, samanlainen mielenmuutos suhtautumisessasi julkisen hallinnon toiminnan onnistumiseen.
Kirjan luettuasi et voi enää ajatella, ettei julkisen hallinnon toimintaa voi mitata tai ettei sen toiminnan onnistumista voi arvioida. Tulet toivottavasti kokemaan positiivisena haasteena sen, miten voisit viedä tulosten mittaamisen kulttuuria omaan toimintaympäristöösi ja mittaamisen myötä parantaa omalta osaltasi maailmaa – tai no, ainakin oman yksikkösi toiminnan tuloksellisuutta.
Jos olet aiemmin ollut sitä mieltä, että tulosten ja tuloksellisuuden mittaaminen on vaikeaa, tämän pienen käsikirjan luettuasi tiedät, miksi se on sitä. Tiedät myös, ettei mittaamisen vaikeuden taakse oikeastaan voi piiloutua: se on pelkkä mantra, hokema, jolla on helppo perustella sitä, ettei halua edes yrittää. Vaikeaa mittaamisessa on lähinnä epätäydellisyyden ja sen kestäminen, että näitä epätäydellisiä mittareita käytetään joskus suurtenkin päätösten pohjana.
Huomaat myös, että oikeastaan mittaaminen ei ole kovinkaan vaikeaa. Paljon haastavampaa on määritellä konkreettisesti se, mihin julkisen sektorin toiminnalla pyritään. Kirjasta saat aineksia myös tavoitteiden
konkreettisempaan tarkasteluun, mikä taas voi toimia yhtenä avaimena matkallasi kohti parempia tuloksia. Käytän käsitteitä tulos ja tuloksellisuus kirjassa rinnakkain. Julkisen organisaation tuloksena ovat aikaansaadut vaikutukset, joita verrataan suhteessa käytettyyn rahamäärään. Tuloksellisuutta voidaan pitää yksityissektorin kannattavuutta vastaavana käsitteenä silloin, kun tavoitteena ei ole rahamääräinen tulos, vaan verovarojen vaikuttava käyttö ja vastinetta rahalle.
Tämä pieni käsikirja rakentuu seuraavasti:
Ensimmäisessä luvussa murran jään ja kerron, miksi mittarit ovat tärkeitä. Luvun keskeisenä ajatuksena on se, että julkisen organisaation toiminnan onnistumiselle on oltava näkyvät, julkilausutut, yksiselitteiset ja yksinkertaiset kriteerit, millä onnistumista mitataan ja arvioidaan.
Toisessa luvussa luon teoriaperustan ja määrittelen, mikä on tulos ja mitä on tuloksellisuus julkisessa hallinnossa. Tiivistetysti voidaan todeta, että tuloksellisuus on yhteiskunnallisesti tärkeiden ja haluttujen vaikutusten tuottamista kustannustehokkaalla tavalla.
Kolmannessa luvussa siirryn strategialiturgioista konkretiaan ja määrittelen tavoitteet mittauksen perustaksi. Julkisen organisaation kannalta keskeiset tavoitteet kuvaavat niitä vaikutuksia, jotka toteuttavat organisaation perustehtävää.
Neljänneksi siirryn luovaan osuuteen, jossa esitän, miten tulostavoitteista saadaan mittareita. Samalla saatat huomata, että tärkeimmät tuloksellisuusmittarit ovat määrällisiä ja ne kuvaavat vaikutusten suuruutta ja määrää.
Viidenneksi annan lukijalle käyttöohjeet, miten mittareita kannattaa hyödyntää johtamisessa. Olennaista on, että tavoitteiden toteutumista seurataan mittareilla ja mittaritietojen perusteella tarvittaessa muutetaan resursointia ja toimintaa.
Olen halunnut kirjoittaa tämän kirjan jakaakseni ajatukseni tuloksellisuudesta ja sen mittaamisesta kaikkien siitä kiinnostuneiden ulottuville. Ajatukset ovat muotoutuneet noin viidentoista viime vuoden aikana, jolloin olen työskennellyt julkisen hallinnon – niin valtion kuin kunnallishallinnonkin – parissa. Olen yrittänyt olla käytännönläheinen ja pitää kielen ymmärrettävänä. Lukija arvioikoon, miten olen tässä onnistunut.
Tämä pieni käsikirja on suunnattu kunnissa, valtionhallinnossa ja muualla julkisella sektorilla toimiville johtajille, asiantuntijoille ja kehittäjille, toisin sanoen kaikille, jotka voivat omalla työllään vaikuttaa siihen, miten hyvin Suomen julkinen hallinto toimii. Toivotan sinut lämpimästi tervetulleeksi matkalle kohti tuloksellisempaa julkista hallintoa!
Suomen Turussa, tammikuun 6. päivänä 2019
Pekka Etelälahti
Toiminnan onnistumiselle on
oltava näkyvät, julkilausutut,
yksiselitteiset ja yksinkertaiset
kriteerit, millä onnistumista
mitataan ja arvioidaan.
Tämän pienen käsikirjan lähtökohtana on se, että julkisen sektorin johtajan keskeisimpänä tavoitteena on oltava johtamansa toiminnan tuloksellisuus. Tuloksellisuutta on lisäksi mitattava, jotta sitä voidaan johtaa. Sitä saat mitä mittaat, joten kannattaa mitata toiminnan tuloksellisuutta. Julkisella sektorilla johdon jatkuvana tavoitteena on oltava tuloksellinen toiminta. Aivan samoin kuin liiketaloudessa johtaja ansaitsee palkkansa onnistuessaan organisoimaan ja johtamaan toimintaa kannattavasti, julkisessa taloudessa johtaja ansaitsee palkkansa järjestäessään johtamansa organisaation toiminnan tuloksellisesti.
Koska veronmaksajat maksavat julkisen organisaation toiminnan, heillä on oikeus vaatia vastinetta maksamilleen veroille. Julkinen organisaatio onnistuu sitä paremmin, mitä paremman vastineen se pystyy tuottamaan käyttämilleen verovaroille.
Samalla kun organisaatio asettaa itselleen tuloksellisuustavoitteet, samalla se määrittelee, millaista vastinetta verorahoille sen on saatava aikaan.Tuloksellisuuden hankalana puolena on se, että se näyttäytyy eri organisaatioissa eri tavalla. Pienen maaseutumaisen kunnan tuloksellisuus on eri asia kuin keskikokoisen, maakuntakeskuksena toimivan kaupungin tuloksellisuus. Valtion keskusviraston tuloksellisuus on eri asia kuin kunnan tuloksellisuus. Lisäksi tuloksellisuuden tulkintaan voivat vaikuttaa kunnan, kaupungin, maakunnan tai eduskunnan poliittiset valtasuhteet.
Keskeinen kysymys onkin, millaisista vaikutuksista poliittiset päättäjät ovat kulloinkin valmiita maksamaan? Kunnan, kaupungin tai valtion viraston johtaja varmistaa selustansa vaatimalla tuloksellisuustavoitteiden määrittelemistä riittävän konkreettisella tavalla. Mitä selkeämmin, yksiselitteisemmin ja yksinkertaisemmin johtajan vastuulle kuuluvat tavoitteet on määritelty, sitä helpompi johtajan toiminnan tuloksellisuutta on jälkikäteen arvioida ja arvioida nimenomaan mahdollisimman objektiivisella tavalla.
Toisena lähtökohtana tässä kirjassa on se, että organisaation toimintaa on jatkuvasti kehitettävä. Ja kun julkisesta organisaatiosta on kyse, toiminnan kehittäminen tarkoittaa itsestään selvästi tuloksellisuuden jatkuvaa parantamista. Toiminta voi kehittyä vain, kun kehittymiselle ja tuloksellisuuden parantamiselle on asetettu selkeät tavoitteet.
Organisaation toiminnan kehittäminen on elintärkeää sen olemassaolon kannalta. Toiminta, jota ei kehitetä, kuolee joko tarpeettomana pois tai hukkaa yhteiskunnan tärkeitä taloudellisia voimavaroja. Jos julkisen sektorin toimintaa ei kehitetä, päädymme ennen pitkää tilanteeseen, jossa verorasitus on huipussaan ja julkisen sektorin palvelut ovat heikkoja tai niitä ei ole ollenkaan.
Johdon tehtävä on saavuttaa
organisaatiolle asetetut tavoitteet
Julkisen organisaation tavoitteena on perustehtävän hoitaminen tuloksellisesti. Organisaation johto vastaa siitä, että toiminta on tuloksellista ja sille asetetut tavoitteet saavutetaan.
Tässä tehtävässään johto tarvitsee apuvälineitä: tuloksellisuutta ja sitä kuvaavia tavoitteita on voitava mitata, jotta tuloksellisuutta voidaan johtaa. Tavoitteita tarvitaan, koska julkisen organisaation toiminta ja tulos eivät kehity ilman niitä. Tavoitteiden lisäksi tarvitaan mittareita ja seurantaa.
Julkisen organisaation toiminta on
tavoitteellistettava ja tavoitteiden
toteutumista on mitattava
Sen jälkeen, kun toiminnalle on asetettu tavoitteet, tavoitteiden toteutumista on seurattava. Julkisella sektorilla seurantaa haittaa usein se, että tavoitteet asetetaan varsin moniselitteisellä tavalla. Epäselvän tavoiteasetannan haaste on tietenkin siinä, että jälkeenpäin on erittäin hankalaa todeta, onko tavoite saavutettu vai ei. Tavoitteena voi olla esimerkiksi ”yritysilmapiirin paraneminen”.
Moniselitteiseksi tavoitteen tekee se, jos ”yritysilmapiiriä” ei ole erikseen määritelty eli ei ole sanottu, mitä yritysilmapiirillä tavoitteen tarkoittamassa tapauksessa ymmärretään. Toiseksi, ellei paranemista eli toisin sanoen kehittymistä suotuisaan suuntaan ole konkretisoitu, voidaan tavoitteen saavuttamisesta olla montaa mieltä.
Tavoitteet on siis asetettava riittävän yksiselitteisesti. Tämä tukee sekä tavoitteiden saavuttamisen seurantaa että johtamista. Seurannan kannalta yksiselitteinen ja yksinkertainen tavoitteenasettelu on tärkeää siksi, että vain silloin tavoitteita kuvaamaan voidaan asettaa mittareita. Johtamisen kannalta yksiselitteinen tavoitteenasettelu on tärkeää myös siksi, että sekä ohjaaja että toimija voivat olla tavoitteesta ja sen toteutumisesta samaa mieltä.
Tavoitteet kuuluvat
hyvään johtamiseen
Kai Laamanen on todennut kirjassaan ”Johda suorituskykyä tiedon avulla”, että ilman tavoitteita ei ole saavutuksia. Hänen kanssaan on helppo olla samaa mieltä, ja erityisesti tämä pitää paikkansa julkisella sektorilla.
Organisaation toiminnalla on tavoiteltava jotain arvokasta ja toiminnalla on oltava yhteinen ja arvokas päämäärä, jotta organisaatiossa työskenteleminen voidaan kokea mielekkääksi. Johdon tehtävänä on konkretisoida nämä päämäärät ja tavoitteet sellaisiksi, että niiden saavuttamista voidaan arvioida ja tavoitteiden toteutuessa olla organisaationa ylpeä saavutuksista.
Budjettitavoitteiden lisäksi
tarvitaan vaikutustavoitteita
Kunnallis- ja valtionhallinnon organisaatioille on säädetty vaatimukset asettaa toiminnalleen tavoitteita. Näille vaatimuksille on vankat perusteet: verorahoitteisella toiminnalla on jatkuvasti voitava tuottaa parasta vastinetta verorahoille.