© 2020 Antoni Lacinai & Micke Darmell

Digitala möten. Hur du leder människor i möten på distans.

Reviderad upplaga av Virtuella möten.

Formgivning och omslagsillustration: Pia Lilenthal

Illustrationer i boken: Antoni Lacinai

Fotograf omslag: Petra Kyllerman

Förlag och tryck: BoD

ISBN: 978-91-8007-269-4

Innehållsförteckning

Förord

2016 gav vi ut boken Virtuella Möten. De flesta organisationer hade redan använt digitala möten under lång tid, framför allt över telefon och Skype, men fysiska möten var ändå vanligast. Sedan kom en pandemi och på bara ett par veckor under våren 2020 tvingades nästan alla att ställa om. Plötsligt hölls vartenda möte digitalt och de flesta gick dessutom över till video via Zoom, Teams, Hangout och andra system. Vi gick från cirka två procent hemarbetare till 30, och det räknar inte in alla som reser i sina jobb och därför möts digitalt i farten.

Många organisationer och företag insåg snart svårigheten med att bara flytta in ett fysiskt möte i det digitala rummet. Alla brister i de fysiska mötena som avsaknad av agenda, otydligt syfte & mål, att komma lite sent, att inte involvera etc. blev i det digitala rummet mycket synligare och än mer olidliga. Ett dåligt fysiskt möte blir nämligen ännu sämre när vi möts digitalt. Att bara ha långa informationsmöten visade sig också bli mycket sämre digitalt. Vi orkar helt enkelt inte hålla koncentrationen uppe lika länge när vi möts digitalt. Vi distraheras lättare, vi har mindre tålamod och därför är det viktigt att göra allt vi kan för att skapa goda digitala möten.

Under våren 2020 blev det tydligt att vissa organisationer utvecklades och tog stora kliv tidigt medan andra knappt kom förbi lekstadiet med digitala bakgrunder som först var skoj men snart tröttsamt. Men i stort har många tvingats att snabbt bli bättre på att samarbeta, leda och mötas på distans. Utvecklingen har varit enorm. Vi förutspår att vi inte kommer att gå tillbaka till två procent hemarbete framöver utan att siffran kommer att vara betydligt högre. Om du läser detta längre fram så vet du om vi hade rätt.

Fyra år efter vi gav ut denna bok gör vi denna reviderade upplaga. Vi byter också titel eftersom de flesta idag använder uttrycket ”digitala möten”. Även vi som skrev boken har utvecklats. Vi har lärt oss massor av både misstag och lyckosamma metoder när vi också tvingats leverera mångdubbelt fler digitala sessioner än tidigare. Det vill vi ge till dig så att du snabbt kan börja leda riktigt bra digitala möten.

Med den här boken kommer dina digitala möten få en större effekt!

Hösten 2020

Micke Darmell och Antoni Lacinai

”Men hur är det med
virtuella möten då?”

IF Metall frågade

Ericsson frågade

Telia frågade

Volvo frågade

”Vi vet att ni har kunskaper i

hur vi kan bli bättre på att leda möten.

Men vilka tips har ni för virtuell kommunikation?

För virtuellt ledarskap? För virtuella möten?”

Vi skruvade oss besvärat och gav några snabba tips samtidigt som vi sa att 80 procent är samma och de sista 20… tja, vi hade inte direkt lagt tid på det. För sanningen är den att vi på den tiden inte var särskilt förtjusta i digitala möten!

Vi vet att man med rätt metoder och förutsättningar kan skapa riktigt bra digitala möten. Faktum är ändå att det är i det fysiska mötet ”vi blir till” (inte bara bokstavligt). Det är där den tysta kunskapen överförs och varken ett virus eller en digitalisering kan förändra miljontals år av evolution. Vi vill sitta runt lägerelden tillsammans. Vi vill kunna känna av stämningen ner till minsta temperaturskiftningen, den knappt synliga höjningen av ett ögonbryn eller vridningen på huvudet av någon som vill ha ordet. Det går inte alls lika bra i en digital kontext.

Det får man kanske inte säga högt. Inte till dig som just skaffat den här boken. Inte till dig som kanske tycker att digitala möten är den bästa uppfinningen sedan färdigskivat bröd…

Vi har en dragning till fysiska möten och tror på dess kraft att driva människor och organisationer framåt men vi inser att det inte alltid är praktiskt, ekonomiskt eller miljömässigt försvarbart att ses ansikte mot ansikte varje gång det är dags för ett möte. Även om många av oss skulle vilja skala bort möten, finns det en viktig poäng i att ändå kunna interagera med våra kollegor – var de än finns någonstans. Digitala möten ger tillfälle för kollegor att kommunicera, diskutera, strategisera, och närma sig varandra – även om människor rent fysiskt befinner sig många mil ifrån varandra.

Företag och organisationer som finns på mer än en plats, kommer alltså ofrånkomligen att ha digitala möten som en del av sin kommunikation. Många kämpar med hur de ska kommunicera och leda team som är utspridda på olika platser och ibland i olika tidszoner. Digitala möten blir då ett naturligt verktyg.

Fler och fler kunder ville veta mer om digitala möten varje gång vi var hos dem. Till slut insåg vi att det var dags att göra en djupdykning i digitala möten. Vi har sedan dess intervjuat kloka, kunniga, erfarna människor inom digital kommunikation och digitalt ledarskap. Vi har läst deras böcker och många andras. Vi har lyssnat inåt eftersom vi själva deltagit i en stor mängd digitala möten. Vi har kammat och krattat och vaskat i vår stora world wide web. Antalet artiklar om digitala möten och distansledarskap sköt i höjden under 2020 (vi själva är en del av dessa publiceringar) och bilden har ibland stärkt vår tidigare uppfattning och ibland givit oss helt nya vinklar. Vi har också frågat våra kunder vilka fallgropar och framgångsfaktorer de själva ser. Bilden har förädlats och förbättrats. Vi vet mer nu och vi ser att framtiden kommer att ge oss än mer verktyg och upplevelser som gör att våra möten kan bli allt bättre.